Gjelder for

Ansatte på regnskap

 

Beskrivelse

Innlesning av budsjettendringer og årsbudsjett til Visma økonomi

 

1.Innledning

 

Prosedyren tar for seg budsjettendringer og årsbudsjett.
Begge kan enten registreres manuelt, linje for linje. Eller vi kan lese inn dette fra excel.

Det er laget to forskjellige excelmaler, en til endringer og en til årsbudsjett.

 

Det er viktig å skille mellom årsbudsjett og budsjettendringer:

-Årsbudsjett er det vedtatte årsbudsjettet.

-Budsjettendring er endringer til vedtatt budsjett.

 

Fordelen med å lage budsjettendringer i Excel, er at disse kan leses inn i budsjettsystemet med lite manuelt arbeid. For å unngå å benytte feil konteringsrekke ved budsjettendringer, anbefales å foreta uttrekk av konteringer ved hjelp av Visma Enterprise økonomirapportering (også kalt Web-rapport). Dette effektiviserer i tillegg selve skrivearbeidet betydelig. Dette er ikke beskrevet i denne prosedyren. Spesielt for de som skal registrere mange budsjettendringslinjer ofte, er innlesning fra Excel svært arbeidsbesparende. Det er også laget en egen brukerveileding for Visma Enterprise økonomirapportering.

De som lager selve budsjettendringen må kjenne rutiner for endringer av budsjett, slik at det ikke utføres budsjettendringer som formelt eller teknisk ikke er overensstemmende med budsjettforskriftene og interne regler i kommunen.

 

 

 

2.Budsjettendringer

Vi får epost fra økonomirådgiverne. De sender stort sett alltid endringen i excelformatet. Sjekk at formatet de sender er riktig:

-Rad 2 skal være blank. Endringene skal komme fra og med rad 3.

-Det skal ikke være tusenskilletegn.

-Tekst på alle linjer

-Budsjettnøkkel er fylt ut

-Budsjettendringen går i 0.

-Ingen blanke linjer. Bruk Ctrl + End for å sjekke hva som er siste linje. Hvis markøren plasserer seg lengre nede enn siste rad; marker alle blanke rader og slett arkrader.

 

Lagres i CSV-format på eget M-område.

 

Innlesning av budsjettendring i Visma Enterprise Økonomi

 

Steg 1 Innlesning:

 

Økonomi- Avansert – Import/Eksport – Import/Eksport av Budsjettendringer

 

 

 

Først «Kontroller data fra Fil», hent filen du lagret og kjør rapport.

Får du oppe i venstre hjørne at «Rapport Ferdig» er det ingen feil i filen. Hvis feil kommer disse på nytt skjermbilde. Når alle feil er rettet i regnearket leses dette inn på nytt. Når det kommer «ingen feil» velges «Les data til fil» i rullegardinet. Kjør rapport. Når rapport ferdig kommer oppe i venstre hjørne er filen innlest.

 

Steg 2: Godkjenning og oppdatering:

 

Økonomi – Budsjettering – Budsjettendringer – Registrere budsjettendringer pr år

 

 

 

Velg utvalg status: Foreslått. Sjekk da tallene som kommer opp at det er de samme som man ønsket å laste opp. (her kan det komme feil tall om man har brukt tusenskilletegn).

Huk av på «Alle brukere» nederst til høyre hvis det ikke dukker opp noe på skjermen.

 

Noter endringsnummeret. Så trykker man Godkjenn alle. Deretter Periodiser og til slutt Perioder. Her startes oppdatering.

 

Til slutt lagres eposten i arbeidsrommet «Kristiansand kommune\Budsjettreguleringer Bykassen - 2021 budsjettendringer Kristiansand kommune». Start lagringsnavnet med år og så endringsnummer pluss en kort tekst (f.eks hvilket område e.l.)

 

Send svar til økonomirådgiver at budsjettendringen er innlest/oppdatert i Visma.

 

Manuell registrering

Det går an å registrere manuelt linje for linje. Bruk bildet over. Sett markøren i feltet for endringsnr. Trykk F8 (gir neste ledige endringsnr). Skriv inn budsjettlinja. På neste linje: F7 i feltet for endringsnr (betyr samme endringsnr som forrige linje) og F8 på linjenr (betyr nytt/neste linjenr).

 

Etter dette er det samme prosedyre som ved innlesning av budsjettendringer.

 

 

3. Årsbudsjett.

 

Vi leser inn årsbudsjettene for menighetene og noen av særregnskapene. Vi bruker excel-malen for årsbudsjett til dette. Det er en veiledning i excel-arket. Årsbudsjettet legges inn i regnearket med hele årsbudsjettall pr art/ansvar. Så periodiseres budsjettet i excel-malen.

 

Selve innlesningen er lik som for budsjettendringer. Men en må velge «Import/eksport av Budsjett» (og ikke «Import/eksport av Budsjettendring»).

 

Det samme gjelder for steg 2 oppdatering: Velg Budsjett. Forskjellen fra budsjettendring er at årsbudsjettet er ferdig periodisert ved innlesningen. Velg derfor status Periodisert. Resten er likt som for budsjettendring.

 

Årsbudsjett trenger nødvendigvis ikke gå i 0 for å bli innlest. Differansen er overskudd/underskudd (jfr Avfall Sør-selskapene).

 

Lagre epost/budsjettet i arbeidsrommet for selskapet.

 

4. Excel-malene

 

Begge excel-malene ligger lagret i sharepoint under Regnskap.

Pass på at det ikke lagres endringer eller årsbudsjett i disse malene. Lagre på ditt eget område.

 

 

5. Sletting av inn lest budsjett eller budsjettendring

 

Om man har lest inn feil, eller lest inn dobbelt, eller lest inn feil tekst så kan denne brukes. Rapporten finner man under menypunktet Avansert – Sletting – Nullstilling av Budsjett/Budsjettendringer

Legg inn endringsnummer, status og hukk av på oppdatert. Kjør rapport.