Hensikten med dette dokumentet er å sikre at en har en god praksis for å sikre kommunen et rettslig grunnlag for etablering, utvidelse, drift og vedlikehold av veianlegg.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte involvert i sikring av rettigheter knyttet til vei. Initiativet kommer fra Veienheten og kjøp av grunn med avtaleinngåelse og tinglysning utføres alltid av Analyse og eiendomsutvikling.
Arbeidsgiver har ansvaret for at prosedyren fins og er korrekt. Arbeidsgiver har ansvar for å informere de ansatte om prosedyren og de ansatte er ansvarlige for å følge den.
1. Planlegging
Behov og alternative løsninger skal vurderes før det besluttes å legge offentlig vei på privat eiendom. Det er viktig å oppnå god kontakt med berørte grunneier og evt. rettighetshavere tidlig i prosessen.
Så tidlig som mulig og før en kontakter grunneier, må veienheten kontakte leder for Analyse og eiendomsutvikling (AE). Dette for bl.a. å forebygge konflikter, sikre rettigheter/ ansvarsfordeling internt og kunne sette rett pris.
Veienheten skal angi hvilke budsjett grunnervervet skal belastes og grunnervervet kan ikke gjennomføres før det foreligger budsjettmessig dekning.
Så legger AE i samråd med Veienhetens leder en strategi for hvem skal stå for forhandlinger, prissetting og inngåelse av avtale ved sikring av rettigheter. Det vil alltid være saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling som velger rett mal og som starter redigering av malen.
Veienheten sender skisse/ kartutsnitt inkludert anleggssoner til saksbehandler som viser ny veiløsning og bidrar til å få i gang den innledende dialogen.
Normalt sikres rettigheter til vei ved grunnerverv. Kun unntaksvis skal rettigheter sikres, det kan være aktuelt ved for eksempel behov for anleggsområde eller overvannssystem over privat grunn. For sistnevnte følges da maler av VA avdelingens prosedyrer.
Grunneier kontaktes allerede tidlig i prosjekteringsfasen for å avklare hvordan grunneier stille seg til planene. Det er viktig at det allerede på dette tidspunkt gis korrekt og mest mulig fullstendig informasjon om hva tiltaket innebærer, både i anleggsfasen og etter ferdigstillelse, herunder om de rettighetsforhold og rådighetsbegrensninger som er knyttet til anlegget.
Tiltak på privat eiendom må ikke starte opp før kommunen har ervervet nødvendig grunn og rettigheter. Grunnerverv bør som utgangspunkt være avklart før entreprenør kontraheres.
2. Avtale om grunnerverv
Grunnerverv skal alltid søkes løst ved frivillig avtale. Grunnervervskart med tilhørende anleggssoner skal ligge til grunn (legge ved et godt eksempel).
Berørte naboer skal få informasjon om arbeidet som skal starte, enten ved en telefon eller ved et felles informasjonsskriv (MAL). Hjemmels- og rettighetsforhold i grunnboken må sjekkes før utsendelse. Det er viktig å få frem bakgrunn og behov for inngrepet, hvilke rettigheter kommunen trenger å erverve, når og hvordan anleggsarbeidene planlegges gjennomført og hvordan erstatning for grunnerverv og ulemper vil bli fastsatt. Dersom tiltaket berører mange eiendommer, kan det være hensiktsmessig å innkalle til et felles informasjonsmøte for nærmere presentasjon og avklaring av innspill.
Deretter skal det snarest mulig avholdes møte/befaring med hver enkelt grunneier og evt. rettighetshaver hvor planene for den aktuelle eiendommen gjennomgås. Standard servituttavtale med kartbilag bør sendes ut sammen med innkallingen slik at også denne kan drøftes. Det skal lages et enkelt referat fra møtet og situasjonen før inngrepet må bevissikres (i form av bilder og/eller video).
Det utarbeides deretter et konket forslag til avtale om kjøp av grunn med utgangspunkt i kommunens mal, som etter evt. forhandlinger, signeres av begge parter. Avtaleforslaget skal normalt sendes grunneier senest innen 4 uker etter avholdt befaring med frist for tilbakemelding. Evt. forhandlinger gjennomføres uten ugrunnet opphold. Avtalen skal signeres av hjemmelshaver, saksbehandler analyse og eiendom og enhetsleder vei i to eksemplarer, hvorav hver av partene beholder hvert sitt eksemplar. Dersom hjemmelshaver ikke er reell eier, må avtalen inngås med reell eier, mens hjemmelshaver må samtykke til tinglysing.
Avtalen skal gi kommunen tillatelse til å ta eiendommen i bruk og gjennomføre tiltaket straks avtalen er signert.
Avtalen skal arkiveres i P360.
3. Gjennomføring av tiltaket
Kommunen må sørge for at entreprenør blir gjort kjent med avtalens bestemmelser om hvordan anleggsarbeidene skal gjennomføres og påse at disse blir fulgt. Berørte eiere må varsles en tid før arbeidet settes i gang.
Etter at arbeidene er gjennomført og ferdigstilt, avholdes ferdigbefaring med grunneier, referatføres.
Ev. ny befaring på eiendommen avholdes for å besiktige eventuelle avtalte reparasjonsarbeider. Etter at disse er utført innhentes skriftlig bekreftelse fra grunneier på at arbeidene er utført i henhold til avtale og at disse godkjennes.
Evt. uenighet løses ved forhandlinger, evt. ved avtaleskjønn, tilsvarende som for erstatningsutmålingen, jf. neste punkt.
3. Erstatningsutmåling
Kommunen v/saksbehandler skal ta initiativ til å fastsette det økonomiske tapet for grunn og rettigheter så tidlig som mulig og unntaksvis når anleggsarbeidene er ferdigstilt. Det økonomiske tapet skal også omfatte evt. anleggskader som ikke blir utbedret.
Erstatningstilbudet skal ta utgangspunkt i hva som fremstår som korrekt erstatning ved ekspropriasjon, men med et skjønnsmessig tillegg for usikkerhet og for å gi privat part et incitament til å velge minnelig løsning framfor erstatning ved rettslig skjønn. Det kan være aktuelt å utarbeide nærmere retningslinjer om normalerstatning for ulike type inngrep. I så fall kan det tas utgangspunkt i disse, men det skal likevel alltid foretas en konkret vurdering. Det er viktig å ha fokus på likebehandling og mulige presedensvirkninger når tilbud fremsettes/ aksepteres. Kommunen betaler kun unntaksvis i tillegg avsavnsrente og rimelige og nødvending advokatutgifter i henhold til avtalen om grunnavståelse/rettigheter.
Dersom partene blir enige om erstatningsbeløpet, formaliseres dette ved en enkel oppgjørsavtale som signeres i to eksemplarer. Kommunen må ikke betale ut erstatning før grunnervervet/rettigheter er sikret ved tinglysing.
Kommunen bør være varsom med å påta seg å utføre tiltak utover utbedring av anleggsskader, som del av erstatningsoppgjøret. Dersom dette likevel gjøres må det spesifiseres i avtalen hva som skal utføres, når arbeidene skal gjøres samt at fremtidig vedlikehold er kommunen uvedkommende.
Hvis partene ikke kommer til enighet om erstatningssummen, må erstatningen fastsettes ved rettslig skjønn (avtaleskjønn) basert på ekspropriasjonsrettslige regler. Kommunen begjærer skjønnet. Kommunen må dekke alle kostnader i forbindelse med gjennomføringen av avtaleskjønnet i henhold til skjønnsprosesslovens regler. Kommunen skal normalt rådføre seg med advokat før det besluttes avtaleskjønn.
5. Oppfølging av avtalen
Saksbehandler er ansvarlig for oppfølging av avtalen og Veienheten skal motta kopi straks denne er undertegnet og arkivert.
Veienheten er ansvarlig for gjennomføring og oppfølging av avtalte fysiske tiltak som følger av avtalen.
Endringsordrer direkte mellom Veienheten og grunneier skal gjøres skriftlig og arkiveres i samme P360 sak som Avtalen.
Areal som er ervervet skal fradeles og overskjøtes til kommunen.
Det avklares i hver sak om det er Veienheten eller enhet for Analyse og eiendomsutvikling som søker om fradeling etter plan- og bygningsloven.
Oppmålingsforretning avholdes normalt når veitiltaket er ferdig opparbeidet. Forretning rekvireres av Analyse og eiendomsutvikling.
Analyse og eiendomsutvikling sørger for skjøte og vurderer om eiendommen kan overføres ved egenerklæring.
Dersom rettigheter er sikret gjennom avtale som skal tinglyses sender Analyse og eiendomsutvikling dokumentet til tinglysning straks denne er signert.
Erstatningsbeløpet utbetales i henhold til Avtalen ev. etter rettslig skjønn.
Grunneier må underskrive og utstede nødvendige dokumenter i forbindelse med fradelingen og overskjøtingen. Analyse og eiendomsutvikling bistår grunneier med å utforme aktuelle dokumenter mv. Kommunen dekker alle omkostninger i forbindelse med gjennomføringen av fradelingen og overskjøtingen
Eiendommen skal overdras fri for økonomiske heftelser.
6. Grunnerverv ved ekspropiasjon
Dersom grunneier ikke godtar frivillig avståelse, vil kommunen måtte erverve nødvendige rettigheter ved ekspropriasjon for å kunne gjennomføre tiltaket. Før dette besluttes må det foretas nærmere vurdering av aktuelle ekspropriasjonshjemler i oreigningsloven og plan- og bygningsloven og avklares med Direktør for By og stedsutvikling om grunnerverv ved ekspropriasjon er et aktuelt virkemiddel. Saksforberedelsen og videre saksgang følger i utgangspunktet de alminnelige regler for ekspropriasjon basert på aktuelt hjemmelsgrunnlag. Administrasjonen skal varsle folkevalgt organ før det sendes ut forhåndsvarsel om ekspropriasjon. Kommunen bør også rådføre seg med advokat.