Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre koordinering og oppfølging av tilsyn på systemnivå i henhold til kommunelovens §30-7. 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for Strategi, analyse og styring (heretter SAS) i Økonomi og virksomhetsstyring og saksbehandlere på det enkelte tilsyn i områdene.

Ansvar for gjennomføring

SAS har et overordnet koordineringsansvar for kommunikasjon med statsforvalteren rundt tilsynskalenderen og tilrettelegging for rapportering til politisk ledelse. Alle områdene har ansvar for å rapportere på sine tilsyn innen fastsatt frist. Saksbehandler for det enkelte tilsyn har ansvar for å koordinere og invitere inn de som skal delta i tilsynet fra kommunen. 

 

Beskrivelse

Tilsynsoversikten i Styringsportalen

Tilsynsoversikten skal inneholde:

• Planlagte statlige tilsyn og forvaltningsrevisjoner listet i statsforvalterens tilsynskalender. Tilsynsmyndighet er Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Agder Kommunerevisjon IKS eller Statsforvalteren i Agder, m. fl. 
• Besøk fra sivilombudet
• Kontraktsoppfølging av asylmottak, gjennomført av UDI 

 

SAS sitt ansvar: 

• Sikre at tilsynsoversikten i Styringsportalen er korrekt ved å oppdatere den hver januar, mai, september og november. 
• Legge inn hvert tilsyn med informasjon om tilsynsmyndighet, navn på tilsynet, startdato, sluttdato, link til sak i P360, og tildele tilsynet til ansvarlig virksomhet og ansvarlig saksbehandler. Alle tilsyn registreres med rapporteringsfrekvens "årsrapportering". Områdene kan velge å justere til rapporteringsfrekvens "1. tertial-, 2.tertial- og årsrapportering" i Styringsportalen dersom de ønsker. 
• Kan være ansvarlig virksomhet på områdeovergripende tilsyn, hvis det ikke naturlig faller inn under et av direktørområdene.

Saksbehandler sitt ansvar: 

• Saksbehandler er den som er ansvarlig for tilsynet. Ansvarlig angis på tilsynet i Styringsportalen. 
• Saksbehandler varsles om nytt registrert tilsyn når det opprettes av SAS i Styringsportalen. Saksbehandler har ansvar for å informere områderepresentant i kvalitetsnettverket samt gi tilbakemelding dersom angitt saksbehandler er feil eller hvis det er behov for en dialog med statsforvalteren. Det må i tillegg gis tilbakemelding på saksnummer i P360 hvis det ikke allerede er registrert på tilsynet. 

 

Rapportering i Styringsportalen

Saksbehandler rapporterer på tilsyn minimum ved årsrapporteringen, med frist i henhold til Styringsdialog og rapportering - årshjul. Det er i tillegg anledning til  å rapportere ved 1. og 2. tertial dersom området ønsker det. Ved rapportering skal alle felt fylles ut og status beskrives. Dersom tilsynet har avdekket lovbrudd skal det registreres ved avhuking. Tilsynet skal registreres som Fullført først når pålegg eller andre sanksjoner er rettet.

 

Informasjon til utvalgene

Saksbehandler har ansvar for at det aktuelle utvalget blir informeret om varslede tilsyn og resultatet av tilsynet. Informasjonen skal skje fortløpende. Saksbehandler må kontakte utvalgssekretæren for å få satt informasjonen på sakslisten og avklare at orienteringen blir referert i protokollen.

 

Oppfølging og læring etter tilsyn 

Oppfølging og læringspotensiale etter tilsyn er viktig, jfr. Internkontrollpolicy. Leder har ansvar for at pålegg rettes. I tillegg er rapportene ofte et godt grunnlag for læring både hos den virksomheten som har hatt tilsyn og andre virksomheter i kommunen.  

Naturlige samhandlingsarenaer å ta dette opp i er Kvalitetsnettverket (mandat),   Informasjonssikkerhetsutvalget (mandat) og AMU eller andre, se oversikt her. Områderepresentantene har ansvar for å gi en kort informasjon om tilsynet i aktuell samhandlingsarena når tilsynet er avslutta. Den enkelte deltaker har et ansvar for å vurdere om det er aktuelt å følge opp innenfor eget område. 

 

Rapportering til bystyret

I følge kommunelovens § 25-2 plikter kommunen å rapportere til bystyret om internkontroll og om resultater fra tilsyn minst én gang i året. Dette følges i Kristiansand kommune opp gjennom årsrapporten. SAS overfører data fra tilsynsoversikten til årsrapporten. Dette benyttes som kommunedirektørens rapportering i tråd med lovkravet. For å gi best mulig informasjon rapporteres det både på tilsyn som er varslet startet og/eller under arbeid og/eller fullført i året som årsrapporten gjelder for. 

​

Definisjoner

Tilsyn: i denne sammenhengen en fellesbetegnelse for statlige tilsyn i statsforvalterens tilsynskalender, besøk fra sivilombudet og forvaltningsrevisjoner. 

Tilsynskalenderen: I Statsforvalterens tilsynskalender får man oversikt over alle statlige tilsyn og forvaltningsrevisjoner i kommuner og fylkeskommuner som har fått fastsatt en dato for gjennomføring. Du kan også finne rapporter for utførte tilsyn og revisjoner. Du trenger ikke å logge inn for å finne informasjon og laste ned rapporter.

Planlagte tilsyn/tilsyn på systemnivå: Planlagte tilsyn omfatter tilsyn som er en del av landsomfattende og nasjonale tilsyn eller tilsynskampanjer, og som velges ut av enten en nasjonal tilsynsmyndighet eller av fylkesmannen på bakgrunn av en vurdering av risiko for svikt og konsekvenser ved svikt, eventuelt på bakgrunn av andre prioriteringskriterier.

Besøk fra Sivilombudet: Sivilombudet under forebyggingsmandatet besøker steder der mennesker er, eller kan være, fratatt friheten. Under besøkene fokuseres på å avdekke risikofaktorer for krenkelser, nedverdigende og umenneskelig behandling. I etterkant av et besøk utarbeides en rapport som beskriver funn og risikofaktorer avdekket under besøket. På bakgrunn av disse gir Sivilombudet anbefalinger til stedet om hva som kan endres for å styrke beskyttelsen av de som er fratatt friheten. Besøksoversikten kan sees her

Ansvarlig virksomhet: Virksomhet kan være et område, et kommunalsjefsområde, en enhet, en avdeling eller en underavdeling.