Instruks: Hvis det skal utføres arbeid som kan innebære særlig fare for liv eller helse, skal det utarbeides en skriftlig instruks om hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetstiltak som skal iverksettes. En instruks skal ikke fravikes.
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at kunder og leverandører som har hemmelig adresse, blir opprettet og behandlet i Visma Enterpirse i henhold til Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7.
Denne instruks gjelder for alle ansatte som behandler persondata og dokumenter i Visma Enterprise, i forbindelse med personer som er beskyttet i henhold til Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7.
En person som er trusselutsatt står i fare for å bli utsatt for alvorlig kriminalitet rettet mot liv, helse eller frihet. I tilfeller der en kunde eller leverandør i Visma Enterprise har behov for beskyttelse etter kode 6 eller 7, registreres navn og adresseopplysninger i henhold til folkeregister.
Adresse brukes både til beskyttelse etter kode 6 og 7.
Personer som mottar faktura for kommunale avgifter opprettes i.h.t. egen dokumentasjon fra Kartverket. Dokumentasjonen er unntatt offentlighet og det er kun personer med tilgang til forssytem til kommunale avgifter som har tilgang til denne dokumentasjonen.
Kunden bør opprette digitale mottakskanaler for å unngå at papir blir sendt med vanlig post. Ansatt i Kristiansand kommune henviser kunden til hjelpeapparat, ev. kan politiet hjelpe med videreformidling.
Beskyttelse kan være tidsbegrenset, det er politiet som ev. opphever beskyttelse. Informasjon i folkeregister skal brukes.
Utgående faktura
Påse at varen som brukes på faktura er pseudonymisert.
Inngående faktura
Påse at ev. informasjon på inngående faktura, som kan idendifisere leveradøren, pseudonyniseres før faktura blir sendt til behandling i Visma Enterprise.
Enhver ansatt som behandler persondata eller dokumenter for en beskyttet person, har ansvar for umiddelbart etter at oppgaven er utført, å lukke ned bilder i Visma Enterprise og ev. andre dokumenter.
Enhver som kjenner til at informasjon er lekket ut har ansvar for å kontakte nærmeste leder. Politiet må kontaktes.
Pseudonymisering: Pseudonymisering vil si at enkelte direkte identifiserende parametere erstattes med pseudonymer, som fremdeles vil være unike identifikatorer.
Anonymisering av personopplysninger