Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre rutinebeskrivelse for overføring av variabel lønn og ansattfravær
Alle ansatte som administrerer lønn og ansattfravær i systemet Visma Flyt Timeplan (VFT)
Enhetsleder/rektor er ansvarlig for gjennomføringen
VFT skal benyttes til overføring av variabel lønn og ansattfravær i Skole og SFO. Brukerveiledning for selve systemet finnes til enhver tid bak hjelpknappen i systemet.
Skolen har lagt en hensiktsmessig timeplan i VFT, med årstimeramme på undervisningsfag
Skolen har lagt inn alle ansatte (ledelse, lærere og assistenter/fagarbeidere) i VFT
Skolen har definert skoleadmin, attestant og anviser i VFT etter gjeldende reglement
Assistenter og fagarbeidere som kan tenkes å bli benyttet til vikartimer opprettes i personalmeldingsmodulen i en 0%-stilling som lærer u/godkjent utdanning i tillegg til sin ordinære stilling.
Skolen fører fravær på timer, setter inn vikar og oppgir fraværsårsaker fortløpende i VFT.
Ansvar: Vikaransvarlig/skolens ledelse
Attestering og anvisning bør gjøres ukentlig, gjerne fredag i hver uke. Gir bedre løpende kontroll.
Overføringsperioder er hele kalendermåneder.
På siste arbeidsdag i kalendermåneden kontrolleres og ferdigstilles timelisten. All attestasjon og anvisning utført ved arbeidsdagens slutt.
Sjekk at alle elementer som skal meldes på Enterprise web og via e-post til lønn er utført.
Oppvekst sentralt overfører lønns- og fraværsfil for alle skolene til lønnsavdelingen den første arbeidsdagen i hver kalendermåned.
Lønnsavdelingen foretar en prøvekjøring av lønn. Eventuelle skoler med feil informeres.
Ved feil vil oppvekst sentralt angre hele overføringen, slik at feil kan korrigeres lokalt på skolene.
Dersom ingen feil oppdages, vil denne overføringen være gjeldende.
Eventuelle feil korrigeres i VFT lokalt og ny fil overføres til lønn etter at korrigeringene er utført.
Lønn utfører endelig lønnsberegning og lønn utbetales den 12.
Riktig ført lønnsramme/årstimetall på timene.
Merk at lønnsramme ikke skal føres på LTA “205 Timelønn ekstrahjelp”, dette er ordinære timer uten lønnsramme.
Timetall stemmer med gjennomførte timer
Korrekt stillings-ID er benyttet
Skolen tar imot meldinger om ansattfravær og setter fraværsårsak i VFT basert på info
Skolen attesterer ansattfravær fortløpende
Egenmelding
Påfølgende egenmeldingsdager slås sammen når den ansatte kommer tilbake
Ansatte fyller ut skjema om egenmelding selv i VFT der dette er satt som årsak så snart hen er tilbake
Sykefravær - Egenmelding - Egen sykdom
Sykefravær - Egenmelding - Barns og barnepassers sykdom
Sykmeldinger og søknader om sykepenger importeres daglig rett fra Altinn til HRM (lønn)
Se Dokument «Sykefravær - Sykemelding - Forside (Ikke tilgjengelig)»,
Det gjøres en skyggeregistrering av sykemeldinger i VFT
Permisjon u/lønn under 14 dager, trekk pga AAP under 14 dager (arbeidsavklaringspengher)
Husk å sende en epost til post.lonn om ansatte trekkes i lønn for permisjon under 14 dager. Det oppgis antall dager som skal trekkes for de som er i 100% stilling og antall timer for de som jobber i redusert stilling. Opplys hvis trekk gjelder fravær for ansatte som går på AAP.
Permisjoner uten lønn som er lengre enn 14 dager meldes til lønn via Personalmeldingsmodulen.
Pleiepenger for sykt barn, pleiepenger i livets sluttfase.
Husk å sende til lønn bekreftelse for innsendt søknad
Dokument «Pleiepenger», ID 17648 - EQS
Opplæringspenger husk å sende kopi av søknad/vedtak fra NAV til lønn
Svangerskapspenger husk kopi av søknad og vedtak NAV, samt endringsvedtak NAV til lønn
Omsorgspermisjon ved fødsel og adopsjon (partner eller andre som bistår mor)
Dokument «Permisjoner - Permisjon knyttet til barn (Ikke tilgjengelig)»
Foreldrepenger. Husk å sende kopi av søknad om foreldrepenger til NAV og kopi av søknad om foreldrepermisjon kommune. Viktig å sende alle endringsvedtak til Lønn (endringer i foreldrepermisjonsperiode ved ferieavvikling, kombinasjon
Dokument «Permisjoner - Permisjon knyttet til barn (Ikke tilgjengelig)», ID 16402 - EQS
Dokument «Søknad om foreldrepermisjon - skjema», ID 5503 - EQS
Overføring av ansattfravær skjer automatisk og fortløpende så snart som fraværsattestering er gjennomført.
Fagarbeider: merk av for undervisningstid eller skoletid
Velg riktig fraværstype
Dersom vikartimer tildeles direkte, velg: “melding viser til web”.
Egenmeldingsskjema fullført av ansatt