Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at fravær blir riktig registrert. Dette gir grunnlag for utbetaling av riktig sykelønn og innkreving av riktig refusjon fra NAV.
Kristiansand kommune er ansvarlig for å utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, og NAV er ansvarlig for sykepengene når fraværet varer utover arbeidsgiverperioden
Ansatte i Kristiansand kommune er gjennom HTA sikret rett til full lønn ved sykefravær. Kristiansand kommune forskutterer sykelønn for ansatte i fast forpliktende arbeidsforhold hele den tiden vedkommende har rett til sykepenger fra NAV.
Siden Kristiansand kommune utbetaler lønn under sykdom i en periode hvor NAV har det økonomiske ansvaret, kreves sykepengene utbetalt til kommunen.
Forskuttering av sykepenger er arbeidsgivers risiko, og det viktigste i denne forbindelse er å sikre interne rutiner for forskuttering, håndtering av sykefravær og kontroll av mottatte refusjoner fra NAV.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som skal registrere/kontrollere fravær
Ansvar for gjennomføring
Leder med personalansvar/lederstøtte
Beskrivelse
Sykemeldinger og søknader om sykepenger importeres direkte fra Altinn til lønnssystemet (HRM) og oppdateres i WEB daglig.
Dokument «Sykefravær - Sykemelding - Forside», Sykefravær - Sykemelding - Forside (Ikke tilgjengelig)
Kontroll på NAV: Leder MÅ kontrollere at sykemeldt fravær er mottatt og riktig utfylt (søknad om sykepenger er levert). Logg inn via www.nav.no / arbeidsgiver. Les mer her:
Dokument «Oppfølging av sykemeldte på NAV.no - prosedyre», Oppfølging av sykemeldte på NAV.no - prosedyre
-
Egenmeldt fravær (egen sykdom)
Dokument «Sykefravær - Egenmelding - Levere egenmelding», Sykefravær - Egenmelding - Levere egenmelding
-
Egenmeldt (barns og barnepassers sykdom)- omsorgspenger
Dokument «Sykefravær - Egenmelding - Barns og barnepassers sykdom», Sykefravær - Egenmelding - Barns og barnepassers sykdom
-
Pleiepenger for sykt barn
-
pleiepenger i livets sluttfase
Dokument «Pleiepenger»,Pleiepenger (Ikke tilgjengelig)
-
Opplæringspenger
Svangerskapspenger
-
Omsorgspermisjon ved fødsel og adopsjon (partner eller andre som bistår mora)
Dokument «Permisjoner - Permisjon knyttet til barn», Permisjoner - Permisjon knyttet til barn (Ikke tilgjengelig)
-
Foreldrepermisjoner
Dokument «Permisjoner - Permisjon knyttet til barn», Permisjoner - Permisjon knyttet til barn (Ikke tilgjengelig)
-
Permisjoner under 14 dager (med lønn og uten lønn)
NB: Ved permisjon uten lønn under 14 dager, må det i tillegg sendes en epost til post. lonn:
100% stilling: Hvis hele dager med PU, oppgi antall dager som skal trekkes
Graderte stillinger: Alltid oppgi antall timer med PU som skal trekkes
NB: Kombinasjon av foreldrepermisjon og kort ulønnet permisjon under 14 dager skal meldes via personalmeldingsmodulen.
Grunnen til det er plikten til å innberette permisjoner uten lønn i kombinasjon med foreldrepenger til AA-registeret/Skatteetaten og NAV
Permisjoner uten lønn som er lengre enn 14 dager meldes via personalmelding:
Stillingstype: PU
Lønn til dato: Sett inn siste dato med lønn
Notat-feltet: Skriv hva permisjonen gjelder og hvor lenge den varer
Husk å sende ny personalmelding når den ansatte er tilbake på jobb slik at lønnen blir aktivisert igjen
Dokumentasjon som skal sendes inn til post.lonn@kristiansand.kommune.no:
- Pleiepenger for sykt barn (bekreftelse av innsendt søknad).
- Pleiepenger i livets sluttfase. Kopi av søknad/vedtak NAV.
- Opplæringspenger. Kopi av søknad/vedtak NAV
- Svangerskapspenger. Kopi av søknad og vedtak NAV, samt endringsvedtak NAV
- Kopi av vedtak NAV om flere omsorgsdager for kronisk sykt barn
- Kopi av vedtak om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger til en arbeidstaker som lider av en langvarig eller kronisk sykdom/ pga svangerskap
- Krav om sykepenger del D som ansatte leverer på papir (hvis den ikke er levert digitalt via NAV)
- Foreldrepermisjon- kopi av søknad om foreldrepenger NAV og søknad om foreldrepermisjon: Dokument «Søknad om foreldrepermisjon Søknad om foreldrepermisjon - skjema
- Alle endringssøknader/ vedtak fra NAV (utsettelse av foreldrepermisjon pga sykdom, ferieavvikling, eller ved kombinasjon med pleiepenger, o.s.v.)
Generelt:
Alt fravær, bortsett fra legemeldt fravær, skal registres på WEB fortløpende.
Egenmeldingene registreres når fraværet er ferdig. Fravær som går over helg, eks egenmeldt fredag og mandag, så føres hele perioden som fravær (fredag, lørdag, søndag og mandag)
Registrering av fravær:
Det er saksbehandlere som har rolle “Attestant” som kan registrere fravær for sine medarbeidere.
Logg på via Innafor/Visma-Hovedside
I søkepanelet i registeringsbildet vises oversikt over den/de enhetene man har aktuell rolle for.
Velg fane Medarbeidere, Fravær og søk opp aktuell person:
Fyll inn dato fra – til, fraværskode (bruk rullegardin for å få opp aktuelle valg). Dersom det er egenmelding for svangerskapsrelatert/kronisk så gjelder dette bare dersom det er søkt om fritak:
Sykefravær - Sykepengerefusjon (Ikke tilgjengelig)
Er det flere stillinger på samme arbeidsplass, så fyller dere inn 1 skjema pr stilling.
I feltet: Saksgang utenom den ansatte skal det alltid være hake da fraværet sendes direkte fra enheten til Lønn
Trykk deretter på lagre. Fraværet legger seg da på oppgavelista på påloggingssida:
Fravær kan korrigeres og/eller slettes helt til det er sendt til Lønn. For korrigering etter den tid, send epost til: post.lonn@kristiansand.kommune.no
Åpne fraværet og trykk deretter på 
. Fraværet legger seg nå på oversikten over siste fravær og fraværet er nå sendt Lønn for videre behandling. Fraværet får status Til overføring.
Når fraværet er godkjent i HRM (lønn) endres status til “overført”.