Hensikt
Sikre at saksfremlegg som skal behandles i politiske utvalg eller kommunedirektørens ledergruppe registreres og opprettes riktig i kommunens sak og arkivsystem, P360. Dette for å sikre riktig behandling og at saksfremlegg blir tilgjengelig for utvalgssekretæren og publisert til utvalgets medlemmer.
Dette dokumentet gjelder for saksbehandlere og ledere i P360.
Aktuell saksbehandler og leder.
Finn riktig saksnummer/sak, eventuelt be Dokumentsenteret om å opprette ny sak.
Velg Nytt dokument og velg mal "Saksfremlegg/innstilling, Saksdokument" for alle utvalg, bortsett fra KDL (Kommunedirektørens ledergruppe). For KDL brukes malen "Saksfremlegg KDL".
Registrer dokumentopplysningene.
Vurder offentlighet – riktig § (lovhjemmel), tilgangskode og -gruppe.
Under fanen Behandlingsplan velges aktuelt utvalg og møtedato.
Opprett og skriv saksframlegget.
Koble til eventuelle elektroniske vedlegg.
Kontroller at alle filer, både saksfremlegg og vedlegg, er sjekket inn.
Bruk arbeidsflyt i P360 for elektronisk godkjenning hos leder og/eller direktør. Dersom saken skal behandles i nærings- og eierskapsutvalget, formannskap og/eller bystyret, skal den i tillegg godkjennes av kommunedirektør.
Når dokumentet er godkjent elektronisk, blir det kontrollert og journalført av Utvalgssekretær.
Utvalgssekretær:
Sjekk at alle filene er i lesbar stand.
Eventuelt utrykte vedlegg skal journalføres som "internt notat uten oppfølging" i aktuell sak.
Endre status til J. Utvalgssekretær har i tilllegg til arkivar rettighet til å journalføre disse dokumenttypene.
Etter avholdt møte:
P360: Public360 online - kommunens sak og arkivsystem.