Hensikt

Å ha en god og tydelig oversikt over hvor ulike dokumenter skal arkiveres. 

Viser til rutine for skanning av post til Helse og mestring - Dokumentflyt og arkivering av post vedrørende brukere/søkere av helse- og omsorgstjenester

 

Gjelder for 

Forvaltning og koordinering 

Dokumentsenteret 

Livsmestring

Omsorgssentre

Hjemmetjenester og rehabilitering

Helsefremming og innovasjon 

 

Dokumenter som skal sendes til skanning:

1.      Dokumenter som i henhold til Journalforskriften er arkivverdige, skal skannes til brukers journal. 

2.      Sjekk i listen under om hvor dokumentet skal postføres.

3.      Skriv på id nummer dersom dette er kjent. 

4.      Skriv på:

a.      Avdeling  i kommunen det sendes fra.

b.      Avdeling i kommunen som skal ha beskjed når dokumentet er skannet inn, dersom ikke samme som avsender. 

c.      Brukers løpenummer i Profil

d.      Initialer på saksbehandler eller avdelingsleder. 

 5. Dokumenter for skanning sendes med internpost til Forvaltning og koordinering i Gyldengården. Merk konvolutten med skanning.

Dokumenter som ikke skal sendes til skanning:

1.      Alt som er produsert i Profil.

2.      Alt som lagres automatisk i Profil (el-meldinger, lab-ark, ol.).

3.      Dokument er som ikke er arkivverdig, jf. journalforskriften. 

 
 

Oversikt over hvilke dokumenter som skal/skal ikke arkiveres i Profil 
 

DOKUMENT	ARKIV	HVOR I PROFIL	MERKNAD
Søknad om tjenester eller bolig m/vedlegg	Ja	Postjournal	Alltid på bruker - den som utløser behovet.
Relevante e-post angående en bruker	Ja	Postjournal	Den som mottar e-posten må sende utskrift til skanning dersom den er relevant. Merkes med ID når mulig.
Tildelingsbrev bolig	Ja	Postjournal	Kopi fra Kristiansand boligselskap
Varsel/begjæring om utkastelse	Ja	Postjournal
Brev fra Fylkesmannen angående enkeltbrukere	Ja	Postjournal	Foreløpig melding Varsel om tilsyn Vedtak - etter tilsyn, klage, om tvang  Oppnevning av verge Annet
Dokumentasjon angående tilsynssaker	Ja	Postjournal	Når det gjelder en spesiell bruker
Arbeidsplasskartlegging fra sone	Ja	Pasientjournal	Når signert av ansatt som har kartlagt.
Svar på tann-tilbud	Ja	Postjournal
Møteinnkalling og -referat angående bruker fra eksterne. *	Ja	Postjournal	* Interne referater skal skrives i postjournal i Profil.
Begjæring om innsyn	Ja	Postjournal
Informasjon om oppnevnt verge	Ja	Postjournal	Meldes økonomisk saksbehandler og saksbehandler i forvaltning.
Fullmakt fra bruker/søker	Ja	Postjournal
Kommunikasjon med pårørende	Ja	Postjournal	Mail og brev
Skriftlig klager på vedtak	Ja	Postjournal
Klokketest fra MMS-test	Ja	Pasientjournalen
Medisinavtale	Ja	Pasientjournalen	Hvis underskrevet at bruker
"Min historie"	Ja	Pasientjournalen	Ja, hvis fylt ut av bruker/pårørende
Timeavtaler	Nei/Ja		Sendes til utfører til informasjon.  Må skanne det som er adressert til kommunen.
Prøveark/lab-ark Resultater fra undersøkelser	Ja	Pasientjournalen	Ja hvis ikke mottatt elektronisk. Det sendes epost til aktuelt omsorgssenter med beskjed.
Dokument om bruker fra ekstern	Ja	Postjournal	Ja hvis ikke mottatt elektronisk
Inntektsopplysninger(selvangivelse, lønnsslipp,bekreftelse på ansettelse)	Ja	Postjournal	Ja hvis det er relevant for saksbehandling/oppfølging av bruker
Dokumenter skrevet i Profil	Nei		Arkiveres ved ferdigstilling
Elektroniske meldinger i Profil	Nei		Arkiveres ved ferdigstilling
Inntaksskjema lavterskel/Drop-in	Ja
Sjekkliste inn- og utskriving	Nei		Informasjonen skal skrives der det hører hjemme i Profil(diagnose, kontaktperson, nærmeste pårørende, medisiner, cava eller i pasientjournalen)
Legemiddelgjennomgang - LMG	Nei		Finnes i pasientjournalen som sjekklister
Ernæringskartlegging - MNA	Nei		Finnes i pasientjournalen som skjema
MMS	Nei		Konklusjonen skal skrives i pasientjournalen
Hjemmejournal	Nei		Skal dokumenteres i pasientjournalen
Livets siste dager	Nei		Opprettes som egen plankategori
Drikke- og diureseliste ol.	Nei		Skal dokumenteres i pasientjournalen
Beskjedbøker og lapper	Nei		Skal dokumenteres i pasientjournalen
Kopi av vedtak om hjelpemidler fra Hjelpemiddelsentralen	Nei /ja		Arkiveres av hjelpemiddelsentralen. Videresend brevet til Kløvertun mottak. De returnerer til Forvaltning hvis det skal arkiveres.
Avtale om omsorgsstønad	Nei		Arkiveres i P360 av merkantil i Forvaltning
Hovedkort	Nei		Ligger i Profil
Liste over eiendeler til nye brukere på institusjon.	Nei		Skal dokumenteres i pasientjournalen
Kopi av ambulansejournal	Nei		Arkiveres av sykehus/ambulanse
Melding om dødsfall/dødsmelding	Ja	Postjournalen	Hvis vi ikke har mottatt den elektronisk.
Skifteattest med signatur	Nei		Egen elektronisk løsning NHN