Manuelle rutiner ved utilgjengelighet i Profil - Prosedyre v. 1.1

Nytt i versjon 1.1: Satt inn lenker til oppskrifter for utskrift av hovedkort og arbeidslister i Profil.

 

MÅL/ HENSIKT:

Sikrer at brukerne/pasientene får forsvarlig helsehjelp dersom de ansatte ikke har tilgang til fagsystemet Profil ved planlagt og ikke planlagt utilgjengelighet. Beskriver ansvar og overordnede retningslinjer for dokumentasjon av pasient- og brukerbehandling. 

DEFINISJONER:

Planlagt utilgjengelighet: Oppgradering av Profil eller vedlikehold av IT o.l.

Ikke planlagt utilgjengelighet: Data- eller strømbrudd.

ANSVAR:

Dersom Profil er utilgjengelig, må manuelle (papir) rutiner for dokumentasjon tas i bruk. Det er leders ansvar at denne rutinen er tilgjengelig for arbeidsstedet.

BESKRIVELSE:

Ved planlagt eller ikke planlagt utilgjengelighet av Profil:

  1. Oppdatert og fullstendig hovedkort skal alltid være utskrevet fra Profil og oppbevares i perm i låsbart skap eller på låst vaktrom. Se Profil - Oppskrift - Hovedkort - Utskrift
  2. Fagsystemansvarlige sender ut informasjon på epost om nedetid/utilgjengelighet av Profil.
  3. Leder/stedfortreder har ansvaret for å lese e-post og for å holde seg oppdatert om utvikling i forhold til planlagt eller ikke planlagt utilgjengelighet. Leder organiserer slik at nødvendige tiltak iverksettes.
  4. Tjenester som bruker arbeidslister skriver ut arbeidslister x 1 pr uke. Se Profil - Oppskrift - Arbeidslister - Utskrift
  5. Tjenester som bruker arbeidslister må ved planlagt utilgjengelighet ta ut arbeidslister for den aktuelle dagen og eventuelt dagen(e) etter.
  6. Ved ikke planlagt utilgjengelighet skal fagsystemansvarlig (Venke Åmlid tlf 93 02 66 23 eller Siri K. Aanesland tlf 90 68 48 78) varsles.
  7. Tjenestene varsler aktuelle samarbeidspartnere på telefon for beskjeder.
  8. Dersom Profil er nede må det dokumenteres på papir. I utgangspunktet skal den som har skrevet rapporten føre det inn selv. Hvis ikke det er mulig så må leder gjøre det. Papirdokumenter makuleres når de dokumentert i Profil.
  9. Det skrives et notat i Profil for hvilket tidsrom det er skrevet manuell (papir) journal når Profil igjen er tilgjengelig.
  10. Nye/endringer av administrative opplysninger gjøres manuelt og legges inn/rettes når Profil er tilgjengelig.
  11. Avvik som er knyttet til utilgjengelighet i Profil rapporteres i Kvalitetssystemet EQS.

HENVISNINGER:

Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten https://lovdata.no/forskrift/2015-07-01-853/§3