Hensikt

Utviklingssamtalen er en planlagt, strukturert og fortrolig samtale mellom medarbeider og nærmeste leder. Prosedyren beskriver mål for samtalen og hvordan den gjennomføres i Kristiansand kommune.

 

Gjelder for

Alle ansatte i Kristiansand kommune.

 

Ansvar for gjennomføring

Leder. 

Les om myndighet til gjennomføre utviklingssamtale her:  områdenes delegeringsdokumenter.

 

Beskrivelse

Verdigrunnlag

• Utviklingssamtalen skal bidra til trivsel, utvikling og et godt arbeidsmiljø i tråd med kommunens verdier ligger. 
• Leder og medarbeider har et felles ansvar for en samtale preget av tillit og respekt. 
• Leder har et særlig ansvar for å legge til rette for god dialog. Det anbefales å være bevisst på å være en aktiv lytter.

 

Omfang

• Det er leders ansvar å forberede, gjennomføre og følge opp samtalen.
• Det skal gjennomføres minst én utviklingssamtale i året. For å kunne gi mer relevant oppfølging underveis i året, kan det være aktuelt å ha flere samtaler. 

 

Dossier: Systemstøtte til administrasjon av utviklingssamtalen

• Kompetanseplattformen Dossier brukes til samtaleinnkalling, referat og opprettelse av oppfølgingsaktiviteter.
• Dossier gir leder og medarbeider enkel tilgang til tidligere referater, sender påminnelse dersom aktivitet ikke er gjennomført innen frist og gir leder oversikt over samtalestatus og avtalte aktiviteter. 

 

Mål for utviklingssamtalen

• Bidra til at medarbeider får brukt sine ressurser og lykkes i sin rolle.
• Skape felles forståelse av arbeidssituasjon, trivsel og arbeidsmiljø.
• Avklare forventninger, kompetansebehov og behov for støtte.
• Motivere og stimulere til faglig og personlig utvikling.
• Fastsette mål og eventuelle tiltak for neste periode. 

 

Innkalling og forberedelse til samtale

• Innkalling til samtale skjer via Dossier, ved at leder sender ut et samtaleskjema og tidspunkt for samtale. Les mer i brukermanual som ligger her: Kompetanseplattformen Dossier.
• Medarbeider kan forberede seg ved å lese gjennom utsendt samtaleskjema og krysse av på hva som oppleves viktigst å bruke tid på. 
• Leder må sette av tilstrekkelig tid til samtalen. 
• Det vil etter hvert komme et eget skjema for utviklingssamtale med ledere. I mellomtiden kan man benytte samme skjema til leder-leder-samtaler eller vente med å ta i bruk Dossier til referat.  

 

Gjennomføring av samtale

• Samtalen er konfidensiell og bør foregå på et nøytralt sted
• Samtaleskjema i Dossier gir en ramme for utviklingssamtalen, men det er ikke nødvendig å gå gjennom alt. Det viktigste er å få snakket om det som ansatt og leder er opptatt av.

 

Referat

• Referat skal inneholde det som er relevant for videre oppfølging. Sensitive opplysninger skal ikke registreres.  
• Medarbeider må få mulighet til å lese gjennom og be om eventuelle endringer før innholdet bekreftes.
• Referat fra utviklingssamtaler lagres i 2 år i Dossier og er tilgjengelig for leder og medarbeider i lagringsperioden. Dersom det blir lederskifte, vil ny leder ikke ha tilgang til referat fra tidligere samtaler. 
• Unntak: Skole og barnehager som praktiserer delt ledelse. Her vil den lederen som til enhver tid  har ansvar for gjennomføring av utviklingssamtalen, ha tilgang til referater 2 år tilbake i tid.

 

Oppfølging

• Siste side i samtaleskjema i Dossier er en handlingsplan. Her tar man stilling til om noe av det som er kommet frem underveis i samtalen skal følges opp videre.
• Det kan legges inn oppfølgingstiltak i Dossier dersom det er aktuelt. Dette kan for eksempel gjelde kompetanseheving, livsfase eller tilrettelegging knyttet til arbeidsmiljø.
• De vil vises under "oppfølgingsaktiviteter" hos både leder og medarbeider. Ved lederskifte vil ny leder få tilgang til å se dem, slik at arbeidsgiver kan følge opp avtalte aktiviteter. Oppfølgingsaktivitetene lagres i Dossier fram til medarbeider slutter i stillingen. 
• Utviklingssamtalen erstatter ikke den løpende dialogen mellom leder og medarbeider gjennom året. 

 

Vedlegg

Kompetanseplattformen Dossier.

Arbeidsbelastning ledere - prosedyre