Kredittkort med firmaansvar er et kredittkort for enklere betalingstjenester og økt fleksibilitet for ansatte som reiser mye eller til utgifter som ikke kan dekkes ved bruk av kommunens leverandøravtaler eller ved faktura.
Alle ansatte som er innehaver av kredittkort med firmaansvar.
Kommunedirektørens ledergruppe, 3.desember 2019
Kommunedirektør og direktører avgjør hvem som skal ha kredittkort. Dersom aktuell direktør godkjenner forespørselen sendes bestilling til Politikk og administrasjon v/ senada.t.cembic@kristiansand.kommune.no. Mailen må inneholde:
Kredittkortene har en kredittgrense på 50 000,- som standard. En eventuell økning av kredittgrense skal følge kommunens delegeringsreglement. Dersom aktuell direktør har godkjent forespørsel om å øke kredittgrensen videresendes godkjennelsen til Politikk og administrasjon ved senada.t.cembic@kristiansand.kommune.no.
Politkk og administrasjon har ansvar for å bestille, si opp og ha oversikt over kredittkort for hele kommunen. Regnskap har oppfølgingsansvar for innkjøpsavtalen.
Kredittkortet eies av Kristiansand kommune og kortinnehaver er personlig ansvarlig for bruk og oppbevaring på en trygg måte i tråd med kredittkortvilkårene. Kortet skal ikke utleveres og benyttes av andre enn den som står som innehaver av kortet.
Kredittkort skal brukes på reiser og til å betale utenlandske kjøp og andre utgifter som ikke kan dekkes ved bruk av kommunens leverandøravtaler eller ved faktura.
Kortet skal ikke brukes til private formål. Hvis firmakortet likevel ved et uhell blir brukt til private formål, skal leder/økonomiansvarlig informeres umiddelbart. Tilbakebetaling kan skje ved at leder avtaler med den ansatte at beløpet trekkes i fremtidig lønn eller ved at den ansatte faktureres for beløpet. Ved trekk i lønn skal anvisningsblankett fylles ut og sendes til post.lonn@kristiansand.kommune.no. Dokumentasjon på avtalen skal vedlegges anvisningsblanketten sammen med kopi av kredittkortfakturaen. Kopi av utfylt anvisningsblankett skal legges ved kredittkortfakturaen. Se faktureringsprosessen hvis den ansatte skal faktureres.
Som hovedregel skal det ikke utbetales tips på kommunens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte. Tilsvarende prosedyre for tilbakebetaling som er beskrevet i avsnittet over følges hvis tips er belastet kredittkortet. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15-20% i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å gjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis og at dette betales av kommunen.
Kortet skal ikke registreres i profilen hos avtaleleverandøren for reiser.
Det er ikke lov til å ta ut kontanter på kredittkortene.
Kredittkortfakturaer attesteres av kortinnehaver og anvises av overordnet til den kortet er utstedt til i henhold til Anvisningsreglement. Dersom bruk av kortet skal belastes på ansvar hvor kortinnehaver ikke har attestasjonsfullmakt, påfører både kortinnehaver og den som har attestasjonsfullmakt et forklarende notat og en bekreftelse på fakturaen slik at det fremgår tydelig at denne bruken er kjent og godkjent av kortinnehaver.
All bruk av kredittkort skal dokumenteres ved kvittering, jfr. bokføringsloven og bokføringsforskriften og alle betalinger ved bruk av kredittkort betinger fullstendig dokumentasjon.
Kvitteringene og annen dokumentasjon med informasjon om formålet og hvor i regnskapet utgiften skal belastes, everes til sin fakturasaksbehandler som skanner og laster disse opp som vedlegg til fakturaen.
Noen særskilte presiseringer:
Kristiansand kommune betaler ikke utgifter kortinnehaveren ikke kan dokumentere.
Ved avslutning av arbeidsforholdet, må alle transaksjoner gjøres opp og kortet returneres til leder. Leder skal sende sende mail til Politikk og administrasjon når noen slutter eller ikke lenger har behov for kredittkort.
I tillegg vises det til:
Sentrale føringer fra blant annet skattedirektoratet
Dette reglementet er arkivert i kommunens arkivsystem.
Det vises også til retningslinjer for Refusjon av utlegg for ansatte - reglement.