Byutvikling: Sjekkliste for ledermøtene i By- og stedsutvikling v. 1.4

 

Møtestruktur

  • Postmøte
    • Sakstyper er små enkle saker som skal avklares med direktør og kommunalsjefer/ stabssjefer
    • Møtene avholdes mandager fra 0815 ti 0900
    • Det skrives ikke referat fra postmøter
  • Ordinært ledermøte
    • Sakstyper er orienteringssaker, beslutningssaker, oppfølging av politiske vedtak og runde rundt bordet
    • Møtene avholdes mandager fra  0900 til 1130
    • Møtesekretær skriver referat
  • Strategimøter
    • Temaer avklares av direktøren
    • Det settes av en hel eller halv dag hver andre måned til strategimøter 
    • Møtesekretær deltar ikke på møtene
    • Behov for referatskriving avklares før møtet 
  • Ledergruppa sin styringsgruppe 
    • Ledergruppa er styringsgruppe for ulike prosjekter som gjennomføres i By- og stedsutvikling
    • Det kalles inn til separate møter dersom det ikke er tid på det ordinære ledermøtet
    • Prosjektleder er ansvarlig for referatskriving i styringsgruppa for sine prosjekter

Forberede ledermøter

Innmelding av saker

Innmelding av beslutningssaker og orienteringssaker til ordinære ledermøter skjer ved at sakene og dokumentene sendes til Berit Wigemyr. Sakene må sendes inn minst tre virkedager før møtet. Se forøvrig tabellen under som viser forberedelsene som forventes.

 

Sakskategorisering

Sakene merkes utfra følgende kategorisering:

 

Type saker

Kjennetegn

Forberedelser

O

Orienteringssaker

 

Saker som ledergruppen kan ta til orientering, for eksempel status pågående arbeid, eller saker som er vedtatt uten at de har vært drøftet i ledergruppa. Saker som flere direktører bør vite om.

Meld inn saken fortløpende og senest 3 virkedager før møtet avholdes.

Hvis ønskelig kan dokumenter vedlegges innkallingen.

Saken kan presenteres muntlig i møtet

 

B

Beslutningssaker

Saker som skal ende med en beslutning, og ønskes behandlet og forankret i ledergruppa før direktørens beslutning 

Saken meldes inn senest 3 virkedager før møtet.

Forberedes og legges fram av ansvarlig kommunalsjef eller stabssjef.

Kommunal- eller stabssjef velger selv om saksbehandler skal være tilstede.

P

Oppfølging av tidligere politiske vedtak og forberedelse til politiske møter

Direktøren går gjennom protokoller og møteinnkallinger

Saker som gjelder oppfølging og avklaringer av tidligere vedtak, for eksempel når det er behov for å presisere, justere eller endre tidligere vedtak.

Fordeling av hvem som skal svare ut oversendelsesforslag. 

 

 

 

 

Utsendelse av innkalling

Innkallingen skal senest sendes tre virkedager før møtedatoen. Innkallingen oppdateres forløpende dersom det kommer nye saker. Siste innkalling sendes innen fredager kl. 12.

Innkallelsen sendes til de som er vist i LokaltByutvikling: Mal for innkallelse ledergruppen (Gyldig) samt de som er innkalt i forbindelse med enkeltsaker.

Innkallingene lagres i Public  og  referat lagres også i By- og stedsutvikling sitt arbeidsrom.

 

 

Gjennomføre ledermøter

Ledelse av møtet og tidspunkt

  • Det er direktør for By- og stedsutvikling som leder møtene.
  • Holdes hver mandag kl. 09-1130
 
 

Etterarbeid ledermøter

 

Oppfølging av tiltakspunkt

  • Alle som har fått ansvar for et tiltak, utfører dette innen tidsfristen
  • Tidsfrist for utførelse skal klart fremgå av møtereferatet.
  • Aksjonspunkter blir purret opp av utvalgssekretæren etter møtet 
 
 Referater fra ledermøter