Hensikt
Avklare dokumentgodkjenning og eierskap til støttemenyer i området Organisasjon og teknologi slik at innholdet i dokumenter hvor området har det faglige ansvaret til enhver tid er oppdatert, underlagt styring og distribusjon.
Gjelder for
Alle ansatte i område Organisasjon og teknologi.
Beskrivelse
Som hovedregel gjelder følgende godkjenningsnivå for Organisasjon og teknologi for dokumenter som gjelder hele kommunen:
- Policy: kommunedirektør
- Reglement og særavtaler: direktør for organisasjon og teknologi
- Prosedyre: ledere på nivå 2
- Prosesstegbeskrivelser og prosesskart hovedprosess/forside: ledere på nivå 2
- Prosesskart delprosess: områdeadministrator for Kvalitetssystemet
- Forside støttemeny HMS: HR- sjef og HMS-rådgiver
- Forside støttemeny Informasjonssikkerhet og personvern, Beredskap: direktør for organisasjon og teknologi og områdeadministrator for Kvalitetssystemet
- Forside støttemeny HR: HR-sjef og områdeadministrator for Kvalitetssystemet
- Forside støttemeny saksbehandling: leder dokumentsenteret
- Forside støttemeny Lønn: lønnssjef og områdeadministrator for Kvalitetssystemet
- Skjemaer og maler: ledere på nivå 2, avdelingsledere, HMS-rådgiver og områdeadministrator for Kvalitetssystemet
- Lover, nettsider etc: HMS-rådgiver og områdeadministrator for Kvalitetssystemet
Ved tvil avklarer leder på nivå 2 prosess med direktør for organisasjon og teknologi. Den som skal godkjenne dokumentet i Kvalitetssystemet er eier av dokumentet. Ansatte med skrive- og godkjenningstilgang er ansvarlig for det faglige innholdet og skal sikre at dokumenter opprettes i tråd med regler for opprettelse av dokumenter Alle som skriver dokumenter i Kvalitetssystemet, skal følge Dokumentskriving - veileder for dokumentskrivere.
Eier av et dokument er ansvarlig for å sikre at dokumentet har vært gjennom riktig godkjenningsprosess (politisk behandling, hovedarbeidsmiljøutvalget, kommunedirektørens ledergruppe, samt eventuelle interne høringer/interne avklaringer, før dokumentet godkjennes i Kvalitetssystemet.
Eierskap til støttemenyer:
- HR: HR-sjef
- Lønn: lønnsjef
- HMS: HR-sjef
- Saksbehandling: leder for dokumentsenteret
- Informasjonssikkerhet og personvern: direktør for organisasjon og teknologi i samarbeid med beredskapssjef
- Beredskap: direktør for organisasjon og teknologi i samarbeid beredskapssjef
Eier av støttemenyen er ansvarlig for å:
- Ha oversikt over hvilke dokumenter som skal være i de ulike menyene
- Ha oversikt over hvem som er dokumentadministrator og hvem har fagansvaret (forfatter) for hvert enkelt dokument der dette ikke er samme person
- Sikre at nytt eller endring i regelverk blir ivaretatt i reglementer/prosedyrer
- Avklare hvem som skal eie dokumenter som naturlig hører hjemme i flere menyer
- Sørge for at innholdet i menyene blir kommunisert til ansatte og ledere
Definisjoner
Vedlegg og referanse
Dokumentstyringsprosedyre
Dokumentskriving - veileder for dokumentskrivere