Hensikten med dette dokumentet er å bidra til at kommunen sikrer og bevarer sine dokumenter, prosesser og vedtak. Her viser vi til aktuelt lovverk:
Arkivlova: "Offentlege organ plikater å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid".
Forvaltningsloven: inneholder regler om hvordan offentlige myndigheter skal behandle saker, altså saksbehandlingsregler.
eForvaltningsforskriften: forskriftens formål er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon, med og i forvaltningen.
Offentleglova: Loven inneholder bestemmelser om hva som regnes som dokument og når et dokument blir offentlig.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i kommunen som utfører saksbehandlingsoppgaver.
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
All bevaringsverdig dokumentasjon journalføres/skannes inn i Public360.
Alle saksdokumenter skal journalføres.
Det er innholdet i dokumentet som angir om det er et saksdokument – uavhengig av om det er brev, e-post, tekstfil, film, kart osv.
Systemet er godkjent for elektronisk lagring og for digital utsending av dokumenter via KS-løsningen SvarUt.
Resultatet av hva som produseres og journalføres i P360 kommer ut på kommunens offentlige journal. Den ligger åpen på kommunens nettside og her kan hvem-som-helst be om innsyn i dokumenter.
Er dokumentene unntatt offentlighet - blir selvfølgelig innsynet vurdert, i samråd med aktuell saksbehandler.
Dokument: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring, jmf. arkivloven § 2.
Saksdokument: Det som er gjenstand for saksbehandling, og er kommet inn til kommunen som inngående brev, e-post osv., lagt fram for kommunen (levert osv), eller kommunen selv har opprettet (notater, utgående brev, rapporter osv.).