Gjennomføre gruppesamtale

Oppstart

Dersom det er en stor gruppe ansatte er det anbefalt å dele disse opp i grupper av 5–10 deltagere.​

• Leder og verneombud har i forkant avklart hvem som er møteleder(e) og referent(er) for gruppesamtalen.
• På arbeidsplasser hvor gruppesamtalen kan gjennomføres i én gruppe kan møteleder for gruppesamtalen være leder, verneombud eller annen ressursperson. 
• På arbeidsplasser med flere grupper bør ikke leder være en del av en gruppe. Leder bør heller være til stede i hver gruppe underveis for å bistå ved eventuelle spørsmål og avklaringer.
• Referenten(e) fører møtereferat i Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig).
• Uavhengig av antall grupper innleder leder i plenum og stiller først følgende spørsmål til de ansatte: «Hva må skje i løpet av denne samtalen for at du etterpå skal oppleve at den har vært nyttig?»
  • Dette gjør vi for å finne ut hva slags forventninger de ansatte har til samtalen, og for å bevisstgjøre og ansvarliggjøre den enkelte i forhold til nytteverdi av samtalen.
• Etter dette gjennomgår leder i plenum kjørereglene for gruppesamtalen
• Før gruppesamtalen starter velges det i plenum et til tre tema ut fra resultatet av kartleggingen. Dette ledes av leder, verneombud eller annen ressursperson:
  • Det er naturlig å prioritere temaene som har høyt resultat i «rød sone» først.
  • Ikke bruk for lang tid å velge tema. Temaene overlapper hverandre og ofte holder det å velge ett tema for å få snakket om det de ansatte synes det er viktig å ta opp. Ved uenighet om tema, bruk votering gjennom lappemetodikk eller håndsopprekning
  • Eksempelvis: velger man ett tema vil du trenge ca. 1,5 time, velger dere flere tema så kan dette ta 2-3 timer.
  • Forstyrrende personkonflikter skal ikke tas opp i gruppesamtalen. Det er viktig å sikre at temaer som mobbing/trakassering blir fulgt opp. Leder kan følge dette opp i andre fora da gruppesamtalen er ikke et egnet fora for slike saker.
• Før gruppesamtalen(e) presenterer leder spørsmålene som gruppen(e) skal besvare:

1. Hva er jeg/vi flinke til? 
2. Hvordan ønsker jeg/vi å ha det på arbeidsplassen?

 

Punktene over er en anbefaling til hvordan leder praktisk kan organisere gruppesamtalen.

 

Kjøreregler for gruppesamtale

 

Gjennomføring av gruppesamtalen

 Møteleder for gruppesamtalen tar utgangspunkt i det valgte temaet og stiller følgende spørsmål:

1. Hva er jeg/vi flinke til? 
2. Hvordan ønsker jeg/vi å ha det på arbeidsplassen?

• Start med spørsmål 1 og knytt det opp til det valgte temaet. Kom raskt videre til spørsmål 2.
• Spørsmål 2 er det viktigste arbeidsspørsmålet. Her kan møteleder gjerne spørre deltakerne etter mer utfyllende svar for å komme til kjernen.
  • Samtalen skal ha en løsningsfokusert og fremtidsrettet tilnærming.
  • Det som «har vært» skal ikke være et tema.
  • Referenten skriver momentene som kommer opp inn i referatmalen – her brukes brainstorming som metode og ingen forslag bør avvises
• Ofte opplever man at det kommer opp en blanding av svar på spørsmål 1 og 2 sammen med forslag til tiltak. Her må møteleder forsøke å holde samtalen til det punktet man har kommet til, mens referenten godt kan notere det som gjelder tiltak for å komme tilbake til dem senere
• Etter å ha drøftet spørsmål 2 må gruppen ta en gjennomgang på hvert forslag som de ønsker å forbedre og komme med konkrete tiltak til hvordan dette kan gjøres i praksis (hva, ansvarlig, tidsfrist)

 

Tiltak og handlingsplan

På arbeidsplasser hvor gruppesamtalen gjennomføres i én gruppe 

• Gruppen blir enige om hvilke av tiltakene fra spørsmål 2 som skal føres inn i handlingsplanen - se mal Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig).

 

På arbeidsplasser hvor samtalene er organisert i flere grupper

• Leder samler de ansatte i plenum.
• Møtelederne for gruppene presenterer kort svar på spørsmål 1 og 2 og forslag til tiltak.
• Leder eller eventuelt en ressursperson noterer ned tiltakene slik at alle får oversikt over de ulike tiltakene. Her kan det brukes flipover, whiteboard eller prosjektor. 
• I plenum skal de ansatte bli enige om hvilke av tiltakene fra spørsmål 2 som skal føres inn i handlingsplanen - se mal Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig). 

 

Målet er å få en så konkret handlingsplan som mulig med informasjon om:

• Hvilke tiltak som skal gjøres
• Hvem som er ansvarlig for at tiltaket blir utført
• Tidsfrist for når tiltaket skal være utført

 

Avslutning

• Leder tar en oppfølging av forventningene til dagen
• Leder oppsummerer dagen og sier noe om videre fremdrift og når handlingsplanen skal evalueres (tiltakene skal evalueres etter et halvt år)

 

Vedlegg

Analyseverktøy temperaturmåleren

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

Introduksjonsvideo om Temperaturmåleren