Produsere adresseliste

• I forbindelse med oppstart av en plansak lager saksbehandler polygon for varslingsområde (ggu-fil) i GisLine og sender dette til planforvaltning@kristiansand.kommune.no for lagring i planregisteret.
• Saksbehandler går gjennom mal for adresseliste og vurderer hvilke offentlige instanser og andre interesserte innenfor og utenfor planområdet (herunder velforeninger) som skal stå på adresselista.
• Saksbehandler ber merkantil utarbeide adresseliste. Husk å informere om plan id og hvilke offentlige instanser og andre interesserte som skal stå på adresselista.
• Merkantil utarbeider adresseliste og sender til saksbehandler.
• Saksbehandler vurderer om lista har med de nødvendige parter og videresender til forslagsstiller.
• Opplysninger fra matrikkelen hentes på nytt ved hver utsendelse.

 

Adresseliste - spesielt for fastsettelse av planprogram

• Etter fastsettelse av planprogram skal alle som har avgitt høringsuttalelse til planprogrammet stå på adresselista.

 

Adresseliste - spesielt for endring av reguleringsplan

• Hvis endringen kun gjelder en avgrenset del av planen, er det kun det avgrensede området som skal danne grunnlag for adresselista.

 

Adresseliste - spesielt for mindre endring av reguleringsplan

• Statsforvalteren v/ miljøvernavdelingen og fylkeskommunen skal bare ha oversendt mindre reguleringsendringer til uttalelse dersom endringene berører deres saksområder.
• Vurder om andre offentlige instansers saksfelt blir berørt, og om de skal stå på adresselista.

 

 

Sende gebyr

• Utgående brev med standardtekst brev – plangebyr <aktuelt årstall> produseres i plan&build. Brevet sendes til godkjenning hos planleder. Det ekspederes til utskrift og sendes som vedlegg til post.gebyr@kristiansand.kommune.no for utsending av faktura via kommunens faktureringssystem.
• Epost fra merkantil som dokumenterer at gebyrfaktura er sendt ut, skal arkiveres på saken.
• Sjekk alltid at riktig fakturamottaker er oppgitt.
• P-kjeller og areal under bakken skal alltid tas med i beregning av arealgebyr. Dokumentasjon på utregning av BRA skal lagres på saken.

 

 

Utsending

• Reguleringsplan: Oppstart av kommunens egne planer, melding om fastsatt planprogram, melding om befaring, offentlig ettersyn, kunngjøring av vedtatt plan
• Endring av reguleringsplan: offentlig ettersyn, kunngjøring av vedtatt endring
• Mindre endring av reguleringsplan: høring, vedtak

Generelt for utsending

• Saksbehandler skriver utgående brev med aktuell standardtekst.
• Adresseliste utarbeides iht. arbeidsbeskrivelse, og legges ved.
• I plan&build settes saken "til gjennomgang" hos sidemannskontrollør, og "til godkjenning" hos planleder og plan- og bygningssjef
• Etter at utgående brev er godkjent av planleder/ plan- og bygningssjefen i plan&build, ekspederes utgående brev «til utskrift». Saksbehandler gir deretter beskjed til merkantil om at brev skal sendes ut elektronisk. Merkantil sender ut brevet til partene på adresselista.

Oppstartsvarsel av kommunens egne planer, offentlig ettersyn, kunngjøring av vedtatt plan, kunngjøring av vedtatt endring av reguleringsplan og vedtak av mindre endring 

• Saksbehandler ekspederer oppstartsvarsel/ høringsbrev «til utskrift» og gir beskjed til merkantil innen mandag kl. 14.00. (Fristen i avisen er tirsdag kl. 10.00, annonsering er på lørdager).
• Merkantil gjør følgende:
  • Lager annonsetekst og annonserer planen
  • Publiserer planforslaget på hjemmesiden
  • Sender ut høringsbrev elektronisk til offentlige instanser med vedlegg og til øvrige på adresselista uten vedlegg.
  • Sender link til høringsbrev til geodata i egen e-post
  • Setter opp saken som referatsak i p360-Online.

Høring av mindre endring

• Saksbehandler ekspederer høringsbrev «til utskrift» og gir beskjed til merkantil.
• Merkantil gjør følgende:
  • Sender ut høringsbrev elektronisk med vedlegg til alle høringsinstanser.
  • Sender link til høringsbrev til geodata i egen e-post
  • Setter opp saken som referatsak i p360-Online.

Melding om fastsatt planprogram

• Merkantil gjør følgende:
  • Publiserer fastsatt planprogram på hjemmesiden
  • Sender ut brev elektronisk til offentlige instanser med vedlegg og til øvrige på adresselista uten vedlegg.

 

 

Saksfremlegg

• Fastsetting av planprogram – offentlig ettersyn – sluttbehandling – klagebehandling
• Endring av reguleringsplan – sluttbehandling
• Mindre endring av reguleringsplan – vedtak (BSU)

• I plan&build opprettes saksfremlegg via knappen «Nytt dokument med vedlegg».
• Både lovpålagte vedlegg og bakgrunnsstoff legges ved i plan&build.
• Saken (med vedlegg, uten bakgrunnsstoff) legges i rød mappe.
• I plan&build settes saken «til gjennomgang» hos sidemannskontrollør, og «til godkjenning» hos planleder og plan- og bygningssjef. Planer til sluttbehandling i bystyret skal også godkjennes av byutviklingsdirektøren.
• Sidemannskontrollør og planleder leser gjennom saken før den leveres plan- og bygningssjefen senest tirsdag kl. 12:00.
• Saker som ikke skal godkjennes av direktøren: send saken «til gjennomgang» hos direktøren v/ Tone Iglebæk etter at plan- og bygningssjefen har godkjent saken.
• Saker som ikke skal godkjennes av direktøren: Når saken sendes «til godkjenning» hos planleder og plan- og bygningssjef skal saksbehandler sende varsel om dette til direktøren v/ Tone Iglebæk via arbeidsflytfunksjoner - varsle.  
• Når saksfremlegget er godkjent av alle lederne (og ev. gjennomgått av direktøren v/Tone Iglebæk) må saksbehandler åpne saksfremlegget i redigeringsmodus og sjekke det inn på nytt slik at arbeidsflyten fremkommer i dokumentet. Når dette er gjort, må saksfremlegget ekspederes.

 

 

Involvering av kommunale råd

 

Områderegulering

Områdereguleringsplaner skal alltid forelegges rådene til uttalelse.

• Oppstart: Rådene mottar varsel om oppstart av planarbeid. I tillegg skal planprogram legges fram til behandling i rådene med et kort saksfremlegg i planprogrammets høringsperiode.
• Fastsettelse av planprogram: Rådenes innspill/vedtak må svares ut i saksfremlegg til fastsettelse av planprogram i areal- og miljøutvalget.
• Offentlig ettersyn: Når planen legges fram til politisk førstegangsbehandling i areal- og miljøutvalget settes rådene opp på behandlingsplanen, før areal- og miljøutvalget. Rådenes vedtak vil følge den politiske behandlingen.
• Sluttbehandling: Rådenes innspill/vedtak må svares ut i saksfremlegg til sluttbehandling.

 

Offentlig detaljregulering

• Saksbehandler avklarer med plan- og bygningssjef om offentlige detaljreguleringerskal legges fram for kommunale råd.
• Ut fra sakens kompleksitet, innhold og framdrift vurderes det om rådsinvolveringen gjøres som områderegulering eller privat detaljregulering.

 

Privat detaljregulering

Saksbehandler avklarer med plan- og bygningssjef om en detaljregulering skal legges fram for kommunale råd.

• Oppstart: Rådene mottar varsel om oppstart av planarbeid.
• Offentlig ettersyn: Planer som skal behandles i rådene fremmes som egen sak til rådene i planens høringsperiode, dvs. etter at areal- og miljøutvalget har fattet vedtak om offentlig ettersyn. Saksbehandler oppretter egen sak, og skriver et kortfattet saksfremlegg. Saksfremlegget fra areal- og miljøutvalget legges ved, og vil primært være det som redegjør for saken.
• Sluttbehandling: Rådenes innspill/vedtak må svares ut i saksfremlegg til sluttbehandling.

 

Se også Involvering av kommunens råd - prosedyre

 

 

Opprette nettside for hver plansak

• Saksbehandler skriver tekst til «kort fortalt» og sender merkantil.
• Merkantil gjør følgende:
  • Navn opprettes etter malen https://www.kristiansand.kommune.no/reguleringsplan-< plannavn>
  • Oppstart: Legg inn knapp med lenke til plankart med navn «Se planområdet i kartet». Oppstartsbasen skrus på i kartet. Pil plasseres oppå planområdet. Sett inn knapp med lenke til konsulentens mailadresse med navn «Send innspill til oppstartsvarsel».  
  • Offentlig ettersyn: Sett inn knapp med lenke til plankart med navn «Se planforslaget i kartet». Høringsbasen skrus på i kartet. Pil plasseres oppå planforslaget. Sett inn knapp med lenke til digital innsending med navn «Send høringsinnspill».
  • Vedtatt plan: Legg inn knapp med lenke til plankart med navn «Se vedtatt plan i kartet». Reguleringsbasen skrus på i kartet. Pil plasseres oppå vedtatt plan. Sett inn knapp med lenke til digital innsending med navn «Send klage på reguleringsvedaket».
  • Knapp med lenke til «Se saksdokumenter» med lenke til den enkelte sak i opengov legges inn under «info i planen». Gjelder også vedtatte mindre endringer. Hvis planarbeidet startet før 01.01.2020, må også lenke til tidligere sak settes inn.