Kjøp av varer og tjenester
Denne prosessen tar for seg hele forløpet fra et behov for en vare eller tjeneste oppstår til et kjøp er gjennomført. Et behov kan enten resultere i et kjøp fra en eksisterende avtale, en konkurranse som genererer en avtale/kontrakt eller et kjøp uten at det foreligger en avtale. Denne prosessen forklarer hvem som gjør hva, og i hvilken rekkefølge.
I denne prosessen omtales dagens elektroniske innkjøpssystem som eye-share. Dette er innkjøps- og fakturamodulen i dagens økonomisystem.
Hele prosessen gjelder også bruktkjøp, og denne prosessen må ses i sammenheng med prosedyren for bruktkjøp.
Det må også vurderes om kjøpet er regnskapsmessig å regne som drift eller investering. Forskjellen mellom de to er beskrevet her.
Leders ansvar knyttet til kjøp av varer og tjenester
Leder må sørge for at prosessen Kjøp av varer og tjenester er kjent for egne ansatte med merkantile/administrative oppgaver som har rollen Bestiller.
Dersom du har behov for å kjøpe en vare eller tjeneste, har du følgende ansvar som leder:
- Vær lojal til de rammeavtalene/innkjøpsavtalene kommunen allerede har inngått.
- Som hovedregel skal eye-share benyttes ved kjøp av varer på eksisterende rammeavtaler (eHandelslojalitet).
- Leder må forstå hvilke kjøp hen har lov til å godkjenne (ihht
Anvisningsreglement).
- Dersom det ikke finnes en gyldig rammeavtale som kan benyttes, og det som skal kjøpes er vurdert til å koste over 500 000 kr eks. mva., skal Anskaffelser kontaktes og bistå med gjennomføring av anskaffelsesprosess. Dette gjøres ved å fylle ut skjemaet Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig).
- Dersom det ikke finnes rammeavtale, og det som skal kjøpes er vurdert å koste under 500 000 kr eks. mva., kan innkjøpet gjennomføres selv (uten en anbudsrunde). Behovet må imidlertid ses i sammenheng med øvrige tilsvarende behov i kommunen, da det er summen av det totale behovet som gjelder for vurderingen av om det må gjennomføres anskaffelsesprosess eller ikke.
Leder har også ansvar for å sikre at kjøp og anskaffelser gjennomføres i tråd med kommunens etiske retningslinjer.
For mer detaljert informasjon om de tre alternativene over - se prosessteget "
Bestille vare eller tjeneste".
I tilfeller der Anskaffelser ikke er kontaktet i forbindelse med gjennomføring av anskaffelsesprosess skal følgende anskaffelsesprotokoll (Ikke tilgjengelig) benyttes.
For andre spørsmål knyttet til kommunens avtaler eller anskaffelser generelt, ta kontakt med post.anskaffelser@kristiansand.kommune.no.
Dersom du har spørsmål om bruken av eye-share og fakturabehandling, ta kontakt med post.regnskap@kristiansand.kommne.no.