Miljøpris - prosedyre v. 2.0

Hensikt

Sikre riktig prosess for tildeling av miljøpris.

Gjelder for

Klima- og miljørådgiver i Klima- og miljøenheten som saksbehandler miljøprisen.

Ansvar for gjennomføring

Klima- og miljørådgiver i Klima- og miljøenheten. 

Beskrivelse

Arbeidet kan deles inn i tre kategorier:

1. Forarbeid (oppstart ca 3 måneder før miljøuka starter - juni hvert år)

  • Opprette sak i p360, unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2. ledd.
  • Sørge for at digitalt skjema for miljøprisen på portalen åpnes for innsending av forslag i starten av mars hvert år. Gi beskjed til rådgiver på kommunikasjon som har ansvar for skjema. P.d.d. Zoran Teofilovic.
  • Opplyse om at dersom juryen har egne forslag til kandidater, må disse også leveres via digitalt skjema.
  • Annonsere i aktuelle aviser og digitale plattformer.
  • Legge inn annonsering av prisen i p360 som første dokument i saken.
  • Legge ut informasjon på kommunes hjemmeside og andre sosiale kanaler som Klima- og miljøenheten bruker.
  • Lage en artikkel på kommunens hjemmeside om miljøprisen.
  • Lage en video som publiseres på kommunens hjemmeside og sosiale medier om miljøprisen.
  • Svare på innkomne henvendelser om ordningen. ​

 2. Etter frist for innsending av forslag (frist 1. april) ​

  • Sørge for at digitalt skjema på portalen stenges umiddelbart etter forslagsfrist 1.april. Gi beskjed til rådgiver på kommunikasjon, som har ansvar for skjema. Alle innkomne skjema lagres automatisk i saken i p360.
  • Innhente samtykke av foreslåtte kandidater. Standardtekst for personvernerklæring og samtykke er tilgjengelig i p360. Samtykke kan mottas per epost eller muntlig via telefon. Epost lagres i sak i p360. Ved samtykke per telefon må det produseres et notat i saken i p360.
  • Innkalle jurymedlemmer til møte for å evaluere innkomne forslag. Kun medlemmer av juryen er til stede på møtet. Klima- og miljørådgiver i klima- og miljøenheten har sekretæransvar og er medlem av juryen. Produsere oversikt over foreslåtte kandidater, som har samtykket, i p360 og presentere dette for juryen. Når møtet er over skal alle dokumenter som omhandler innkomne forslag makuleres.
  • Juryen bruker følgende metodikk for tildeling: alle jurymedlemmer velger tre av sine favoritter/ kandidater og ser dette opp mot tildelingskriterier. Se også retningslinjene. Deretter diskuterer jurymedlemmene seg frem til en vinner av miljøprisen. Det er jurylederen som er ordstyrer i denne prosessen.
  • Hvis juryen ikke kommer til enighet på første møte, kalles det inn til nytt møte i løpet av 2 uker. Etter at juryen har bestemt seg for kandidat makuleres alle fysiske dokumenter.
  • Klima- og miljørådgiveren sørger for at det bestilles en plakett med riktig inskripsjon. Figuru design er ansvarlig for produksjon av plakaten, kontaktperson p.d.d Ingunn Trosby (ingunn@figuru.no). 

3. Etter vedtak​

  • Jurylederen sørger for at vinneren blir informert om prisen og inviteres til åpningen av miljøuka hvor prisen tildeles. Vinner av pris offentliggjøres ikke før tildeling.
  • Offentliggjøring av navn gjøres i dialog med prisvinner.
  • Samarbeide med kommunikasjon om nyhetssak/dekking av arrangement. Ta kontakt med kommunikasjonsrådgiver, p.d.d Bjørn Vidar Senum Lie.
  • Foreta nødvendige innkjøp til arrangementet, eksempelvis blomsterbukett til prisvinner.
  • Følgende bankinformasjon må ettersendes av vinneren til klima- og miljørådgiveren:
    • Fullt navn på kontoinnehaver
    • Bankens navn
    • Bankens adresse
    • Kontonummer
  • Kontere utbetaling av miljøprisen (50.000 kroner) til mottaker av pris. Dette gjøres av klima- og miljørådgiveren. 

Kontering av kostnader knyttet til gjennomføring av tildeling av miljøprisen i henhold til budsjett. Ansvar: 550211. Prosjekt nr.: 3552008 - Miljøpris.

Vedlegg og referanser 

Miljøpris - retningslinjer