Hensikten med prosedyren er å sikre at aktuelle saker meldes til aktuelle forsikringsselskap til rett tid. Kommunen risikerer å miste forsikringsdekning dersom kravet ikke meldes aktuelle forsikringsselskap innen ett år etter at sikrede fikk kunnskap om de forhold som begrunner det, jf. forsikringsavtaleloven § 4-10 tredje ledd, jf. § 8-5.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i stab oppvekst. Rutinen blir meddelt dokumentsenteret til orientering.
Enhver ansatt innen oppvekst – skole, barnehage, barneverntjenesten, pp – tjenesten eller andre - som mottar henvendelse eller melding som kan utløse meldefristen overfor forsikringsselskapet.
Henvendelse om erstatningsbetingende forhold
Bakgrunnen for rutinen er kommunens arbeidsgiveransvar etter skadeserstatningsloven § 2-1, og knytter seg til følgende sakstyper:
Ansatt i oppvekst som mottar en henvendelse (muntlig/ skriftlig, del av innsynsbegjæring, spørsmål eller anmodning om uttalelser e.l.) direkte fra privatperson eller på vegne av privatperson som antyder at det er forekommet en erstatningsbetingende handling eller skade hvor vedkommende holder Kristiansand kommune (og tidligere Søgne eller Songdalen) ansvarlig skal snarest mulig orientere oppvekst - stab og forvaltning, fortrinnsvis v/ Dag Røise eller Silje Årnes Lauvrak.
Det er «lav terskel» for å orientere oppvekst, stab og forvaltning. Det kreves ikke konkrete opplysninger eller noen realitetsvurdering av de faktiske forhold ved saken.
Oppfølgning
Henvendelser til ansatte skal som klart utgangspunkt kun følges opp og svares ut av Oppvekst - stab og forvaltning. Henvendelsen kan kun svares ut av andre dersom Oppvekst- stab og forvaltning på forhånd har vært orientert og involvert.
Registrering og vurdering av melding
Oppvekst, stab og forvaltning skal ha person(er) utnevnt for å håndtere og følge opp aktuelle saker, herunder motta henvendelser, registrere og videreformidle aktuelle saker til kommuneadvokatkontoret. Vedkommende har ansvar for å orientere oppvekstdirektør/ ledelsen om aktuelle saker basert på utvikling og status.
Oppvekst - stab og forvaltning registrerer saksopplysninger i felles arbeidsskjema og orienterer kommuneadvokatkontoret fortløpende om aktuelle saker der
Kommuneadvokatkontoret bistår Oppvekst – stab og forvaltning etter behov ved henvendelser eller aktuelle saker.
Ansvar for å melde sak til forsikringsselskap – videre kontakt
Kommuneadvokatkontoret har ansvaret for å melde saken til de aktuelle forsikringsselskap på vegne av Kristiansand kommune.
Der sak skal meldes forsikringsselskapet tildeles saken en advokat ved kommuneadvokatkontoret. Det opprettes egen sak i P360. Det benyttes standardisert mal ved førstegangs melding til forsikringsselskap(ene).
Kommuneadvokatkontoret har ansvaret for kontakten med forsikringsselskapet, og orienterer kontaktperson i Oppvekst, stab og forvaltning om status, håndtering og utvikling fortløpende.