Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre jevn og god informasjonsflyt via ulike kommunikasjonskanaler, slik at samtlige innbyggere i Kristiansand kommune til enhver tid har innsikt i arbeid som utføres på de offentlige vann- og avløpsledningene. jf. Lov om kommuner og fylkeskommuner kap. 1. §4.

 Kommunikasjonsstrategi for Ingeniørvesenet finner du her ⇒ Kommunikasjonsstrategi for Ingeniørvesenet

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ansatte i abonnentavdelingen med ansvar for utsendelse av informasjonsskriv samt webpublisering på kommuneportalen (tildelt redaktørrolle).

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at rutinen fins, skal informere om den og invitere ansatte til forbedringer av rutinen og avviksbehandling i forhold til den. De ansatte er ansvarlig for å bruke den.

 

Beskrivelse

1. Saksbehandler mottar henvendelse fra prosjektleder 

Følgende forhold skal være beskrevet og inngå i prosjektinformasjon: 

• Anleggsperiode (start- og sluttdato)
• Eventuelle kostnader ved større va-prosjekter (Konf. Plan- og prosjektavdelingen)
• Kort og konsis redegjørelse for anleggets omfang og formål
• Situasjonsplan med tydelig markert anleggsområde/graveområde
• Generell informasjon og plikt om vedlikehold av private stikkledninger for vann- og avløp (evt. utskiftning, separering, kortslutning av septiktank) 
• Spesielle forhold det må tas hensyn til - varierer for hvert enkelt prosjekt
• Informasjon om trafikksituasjonen, og eventuell tilrettelegging for god fremkommelighet og sikkerhet for myke trafikanter.
• Kontaktinformasjon prosjektleder og soneleder/anleggsleder.

2. Saksbehandler/redaktør publiserer prosjektinformasjon på kommuneportalen. 

• All redigering/publisering av informasjon, som vil være tilgjgengelig for publikum, skal skje via webløsningen Episerver CMS. Detaljert for bruken av Episerver finnes i brukerveiledningen. Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
• Løsningen består av flere sidetyper. Alle kommunale va-prosjekter skal sorteres inn under Gravearbeid - velg først [Navigasjon og innhold], deretter [Bolig, kart og eiendom] og til slutt vann og avløp.
• Ei redaksjonell side med informasjon om ett prosjekt, skal minimum inneholde følgende punkter:
  Kort fortalt - Tekstboks med det mest essensielle (listet opp som kulepunkter)
  Hovedinnhold - Situasjonsplan med bildetekst, trafikkavvikling etc. 
  Kontaktinformasjon - Navn, e-post og telefonnummer.
   
• Saksbehandler må videre sørge for at prosjektinformasjon er synlig i kartet på kommunens startside. Prosjektene opprettes som kartpunkt under Anleggsprosjekter VA, se trekkspillmenyen/innholdsstrukturen på høyre side:
  Vis/skul ressursfelt →[Blokker]→POI→[Bolig, kart og eiendom]. Informasjon som publiseres her må samsvare med tidligere publisert materiale under gravearbeid. Husk: Map Zoom=14. POI linkes opp mot prosjektets url adresse. 

 Husk å publiser endringer jevnlig slik at materiale ikke går tapt underveis. 

 

3. Saksbehandler/redaktør sender ut informasjonsskriv via private anlegg

• Dersom informasjonsskriv sendes ut til et utvalg av eiendommer, kan funksjonen Analyse/tilkobling eiendom benyttes. 
• Saksbehandler markerer graveområdet og oppretter informasjonsskrivet. 
• Prosjektinformasjon kontrolleres. Supplerende informasjon, evt. klageadgang samt oversikt over graveområde lastes opp som vedlegg. 
• Saksbehandler sender ut informasjonsskrivet i private anlegg. Sak avsluttes.   

For at innholdet skal være mest mulig informativt, og til enhver tid oppdatert, er saksbehandleren helt avhening av en jevnlig dialog med ansatte på prosjektavdelingen. En egen rutine/påminnelse om dette anbefales (eksempelvis oppfølging pr. e-post 1.gang pr. 2.mnd, og ved generelle henvendelser fra abonnenter), saksbehandler/redaktør bestemmer selv hvorvidt dette er nødvendig. 

 

Vedlegg og referanser

Brukerveilledning Episerver CMS

Kommunikasjonsstrategi for Ingeniørvesenet

Klarspråk for alle - veiledning

 Lov om kommuner og fylkeskommuner