Hjemmekontor i Kristiansand kommune - retningslinjer v. 2.2

Hensikt

Disse retningslinjer tar sikte på å etablere rammer og gi veiledning for inngåelse av individuelle avtaler om hjemmekontor. 

For at retningslinjene skal gjelde, må hjemmekontor være en fast ordning over tid, eksempelvis 1 dag pr. uke over en periode på mer enn 2 måneder. Disse retningslinjene og krav til skriftlig avtale gjelder ikke ved kortvarig eller sporadisk bruk av hjemmekontor, jf. forskrift om «arbeid som utføres i arbeidstakers hjem». Ved kortvarig eller sporadisk bruk av hjemmekontor kan nærmeste leder og arbeidstaker avtale bruk av hjemmekontor etter behov (i slike tilfeller er det mulig å ha mer enn 2 dager hjemmekontor pr.uke).

Av forsikrings- og HMS-grunner må det fremgå avavtale om hjemmekontor hvilket avgrenset areal som skal defineres som hjemmekontor.

 

Gjelder for

Alle ansatte i Kristiansand kommune.

 

Vedtatt av

 Behandlet av HAMU 07.11.22.  Vedtatt av kommunedirektøren 10.11.22.

 

Ordningen skal evalueres høsten 2023.

 

Beskrivelse

Bruk av hjemmekontor

  • Inngåelse av avtale om hjemmekontor skal være basert på gjensidig frivillighet og tillit.
  • Verken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan kreve at det skal etableres hjemmekontor.
  • Hjemmekontor er en mulighet som kan være et gode for både arbeidsgiver og arbeidstaker.
  • I hvert tilfelle skal det gjøres en totalvurdering som tar hensyn til hva hjemmekontor vil bety for arbeisdmiljøet (både for den aktuelle arbeidstaker og kollegaer), leveranser, arbeidsoppgaver, ledelse og faglig samhandling.
  • Dersom det vurderes som ønskelig og hensiktsmessig av leder og arbeidstaker, kan det inngås avtale om hjemmekontor.
  • Den enkelte leder avgjør i hvert enkelt tilfelle om og når arbeidstaker skal kunne gis mulighet for hjemmekontor innenfor disse bestemmelsene.
  • Dersom det innkalles til møte på en dag med planlagt hjemmekontor, er det som hovedregel møteleders beslutning om dette møtet skal være fysisk, hybrid eller digitalt. Det innebærer at nærmeste leder kan be arbeidstaker om å møte fysisk på en dag som er planlagt for hjemmekontor, se tilgjengelighet.
  • Plikt til å inngå avtale etter forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem og etter disse retningslinjene gjelder også for ledere og for ansatte med særlig uavhengig stilling.
  • Det skal ikke inngås avtale om hjemmekontor etter disse retningslinjene for ansatte i prøvetid, lærlinger eller for ansatte i AKAN-løp.

 

Arbeidstakers tilknytning til hovedarbeidsplassen

  • Det er viktig at arbeidstakerens faglige og sosiale tilknytning til arbeidsplassen ivaretas.
  • Videre må nødvendig kompetanseutvikling sikres.
  • Arbeid på hjemmekontor skal derfor kombineres med arbeid på det ordinære arbeidssted.

 

Skriftlig avtale

  • Avtale om hjemmekontorinngås som en tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtalen, jf. aml. §§ 14-5 og 14-6.
  • Avtalen supplerer den ordinære ansettelsesavtalen, og skal ikke gripe inn i den ansattes øvrige ansettelsesbetingelser eller det ordinære arbeidsforholdet.
  • Det må ikke avtales vilkår i avtalen som er i strid med lov og avtaleverk.
  • Kommunens mal for «avtale for hjemmekontor» skal benyttes ved inngåelse av avtale.
  • Leder har ansvar for at avtalen arkiveres i den ansattes personalmappe i P360.
  • Dersom det er behov for avvik i forhold til normen på 2 dager, skal et slikt avvik begrunnes og godkjennes av aktuell direktør på i tilleggsavtalen.

 

Omfang

  • avtale om hjemmekontorkan avtales for inntil 2 dager i uken.
  • Arbeidstaker arbeider på hjemmekontor i sin ordinære arbeidstid og i henhold til avtale med sin nærmeste leder.
  • Dager hvor ansatte har planlagt hjemmekontor skal fremgå av ansattes outlookkalender.
  • Leder kan avtalefeste hvilke dager den enkelte ansatte eller avdeling har anledning til å benytte hjemmekontor. Ved fastsetting av konkrete dager for hjemmekontor må dette fremgå i avtale om hjemmekontor.
  • Ansatte har rett til å møte på hovedarbeidsplassen selv om det er avtalt hjemmekontor den konkrete dagen.

 

Varighet og oppsigelsesfrist

  • Avtaler forlenges automatisk uten tidsbegrensning hvis ingen av partene sier den opp.
  • Avtalen kan gjensidig sies opp uten begrunnelse med 14 dagers varsel.
  • Fristen regnes fra den dato oppsigelse er mottatt av den andre parten.
  • Oppsigelsen skal være skriftlig.
  • Avtale om hjemmekontor opphører automatisk ved opphør eller endring av tilsettingsforholdet i Kristiansand kommune

Tilgjengelighet

  • Arbeidstaker skal være tilgjengelig i kjernetiden, dvs. mellom kl. 0900 og kl. 1400. Med tilgjengelig menes det at arbeidstaker er i arbeid for Kristiansand kommune på hjemmekontoret.
  • Arbeidsgiver kan be arbeidstaker møte på arbeidsplassen på en dag med avtalt hjemmekontor, dersom vesentlige tjenestelige grunner tilsier det.
  • Nærmeste leder må gi arbeidstaker beskjed senest innen arbeidagens slutt dagen før oppmøte kreves.

 

Arbeidstid

  • Arbeidstaker er ved arbeid fra hjemmekontor omfattet av de samme reglene om arbeidstid som i den ordinære individuelle arbeidsavtalen, og de til enhver tid gjeldende bestemmelser om arbeidstid i Kristiansand kommune, tariff- og lovverk.
  • Det gjelder samme begrensninger av arbeidstidens lengde som for hovedarbeidsplassen.
  • Nattarbeid og søn- og helgedagsarbeid kan kun pålegges i henhold til reglene i arbeidsmiljøloven.
  • For overtid og merarbeid gjelder samme regler som for hovedarbeidsplassen.
  • Ordinære regler gjelder for registrering av arbeidstid, avtale om ferie og avspasering, samt arbeidstakers plikt til å informere om fravær (sykdom, syke barn e.l.). 

 

HMS

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas, skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.

  • Arbeidstaker skal medvirke til gjennomføringen av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø,
  • Arbeidstaker skal utvise forsiktighet for å forebygg helseskader og ulykker, og plikter å sørge for at arbeidssted og innemiljø er forsvarlig.
  • Avtalens parter må forholde seg til de lover og forskrifter på HMS-området som til enhver tid gjelder.
  • Arbeidstaker skal skriftlig bekrefte at eget hjem er egnet for hjemmekontor og er ansvarlig for å melde fra til leder hvis arbeidssituasjonen eller forutsetningene endrer seg.
  • Arbeidsgiver vil kunne si opp avtale om hjemmekontor dersom HMS-krav gjør det nødvendig å foreta utbedringer i hjemmekontoret av andre forhold enn IT-utstyr, med mindre arbeidstakeren selv sørger for nødvendig utbedring. Arbeidstakeren går da tilbake til sin ordinære arbeidsordning.

 

Utstyr

  • Hovedregelen er at alt IT-utstyr til hjemmearbeidsplassen skal lånes fra Kristiansand kommune etter avtale med leder.
  • Øvrig utstyr som stol/pult etc. bekostes og anskaffes av den ansatte. IT-utstyr som er flyttet fra hovedarbeidsplassen til hjemmekontoret tilhører Kristiansand kommune og skal, etter nærmere avtale, leveres tilbake når det ikke lenger er aktuelt med arbeid fra hjemmekontor.
  • Arbeidstakeren har ansvar for å behandle utstyret forsvarlig.
  • Ansatte er ansvarlig for frakting av utsyr og installasjon av utstyr i hjemmet, samt for å rapportere om eventuelle feil eller skader på utstyr. Ved driftsproblemer må arbeidstaker bringe arbeidsgivers utstyr til arbeidsstedet, hvor arbeidsgiver vil sørge for eventuell behandling ved feilretting og rekonfigureringer.
  • Leder skal ha oversikt over utlånt utstyr til ansatte.

 

En forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor er at arbeidstakerens eget hjem er egnet for hjemmearbeid mht. krav til arbeidsmiljø.
 
  • Om utbedringer er påkrevet for at bostedet skal fungere tilfredsstillende som hjemmekontor, skal slik utbedring foretas av arbeidstakeren.
  • Tilsatte dekker alle kostnader knyttet til utforming, innredning, vedlikehold og drift av hjemmekontoret.
  • Arbeidsgiver betaler ikke leie, strøm, bredbånd eller annen godtgjørelse i tilknytning til hjemmekontoret.

 

Sikkerhetsregler, dokumentbehandling, mv.

  • Arbeidstakers plikter som krav til taushetsplikt og ivaretakelse av konfidensiell og forretningssensitiv informasjon, datasikkerhet og kommunens sikkerhetsregler med bruk av IT-utstyr gjelder ved arbeid som utføres i hjemmet. Dette innebærer at arbeidstakeren må behandle og oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående, inkludert familiemedlemmer, ikke får tilgang til dokumenter og annen informasjon.
  • Arbeidstakeren er forpliktet til å følge de til enhver tid gjeldende regler for bruk av datautstyr, elektronisk databehandling, kommunikasjon og dokumentbehandling.
  • Den ansatte plikter å oppbevare PC og dokumenter på en slik måte at det oppnås best mulig sikkerhet for utstyret og informasjonen som er lagret på maskinen.
  • Arbeidstaker har en plikt til å hindre at uvedkommende får tilgang på sensitiv informasjon, og det må særskilt avtales hvis andre enn arbeidstakeren skal bruke arbeidsgivers IT-utstyr.
  • Originale saksdokumenter og sensitive dokumenter skal som hovedregel ikke oppbevares i hjemmet. Hvis dette likevel blir nødvendig, skal disse oppbevares i låste skap.

 

Forsikring

  • Den tilsatte er dekket gjennom Hovedtariffavtalens kap. 10 (gruppeliv) og 11 (yrkesskade), tjenestereiseforsikring, lov om yrkesskadeforsikring med forskrifter og folketrygdloven. I tillegg kan ansatte velge å tegne en fritidsulykkesforsikring ved å be om månedlig trekk i lønn for dette. 
  • Av forsikrings- og HMS-hensyn må det fremgå hvor i boligen hjemmekontor skal foregå.

 

Tingsskade

  • Det er en forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor at arbeidstakeren har tegnet en vanlig innbo-/hjemforsikring.
  • For øvrig gjelder skadeerstatningsloven § 2-1 om arbeidsgivers ansvar for arbeidstaker.

For mer opplysninger se kommunens intranettsider om forsikring.

 

Hjemmel

 

Saksnummer i P360

Hjemmekontor - avtale og retningslinjer : 2022034506

 

Definisjoner

Hjemmekontor er definert som lønnet arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Ved hjemmekontor bruker arbeidstakeren et avgrenset areal i eget hjem som arbeidsplass.

 

Vedlegg

Forskrift om arbeid utført i arbeidstakers hjem

Hjemmekontor i Kristiansand kommune- avtalemal