Veilys - prosedyre for v. 1.1

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at det er lik og optimalt arbeid med veilys, både når det gjelder forberedelse av rammeavtale/ innkjøp, drift, vedlikehold, oppfølging feilmeldinger, godkjenning av veilysplaner, planlegging av nyanlegg, renovering og fellesføring.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte som er involvert i prosessen.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at den beste praksisen til enhver tid er reflektert i denne prosedyren. Arbeidsgiver har videre ansvar for at prosedyren er kjent. Alle ansatte skal følge den.

 

Beskrivelse

Informasjon til innbyggerne

  • Det fins endel informasjon til publikum på våre nettsider - se lenke
  • Veilysansvarlig har ansvar for at informasjon på nettsiden er oppdatert.

 

 

Søknader om veilys langs kommunale veier:

  • Velforeninger, sameier, skoler og barnehager kan søke om nye veilys eller utbedring av eksisterende anlegg langs kommunal vei/gang og sykkelvei.   Dersom det ikke finnes velforening for området, kan søker sende inn en underskriftsliste fra berørte beboere. Søknader om veilys langs private veier som benyttes av mange som gjennomgangsveier kan vurderes.
  • Søknader skal sendes til post.byutvikling@kristiansand.kommune.no alternativ via ordinær post,
  • Saksbehandler prioriterer utfra hvor mange som er berørt, undersøker dagens belysning og om mer belysning vil ha en positiv effekt. Prioriteringer for større prosjekter avklares med leder.
  • Søkere som får avslag, får tilbakemelding fra saksbehandler. Avgjørelse om veilys er ikke enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Det betyr at søker ikke kan klage på vedtaket. Brevet ut arkiveres i P360.

 

Søknader om veilys langs Fylkesveier

  • Fylket har ansvar for nyanlegg langs Fylkesvei uavhengig om kommunen har ansvar for vedlikehold. Søknader oversendes til Fylkeskommunen

 

Forberedelse av rammeavtale/ innkjøp:

  • All drift og vedlikehold av kommunens veilysnett utføres av private entreprenører etter inngått rammeavtale. Rammeavtalen for veilys varer normalt i fire år (2 +1+1).
  • Evaluering av tidligere avtaler og kravspesifikasjon skal gjennomgås før nytt anbud sendes ut.
  • Kravspesifikasjon (under arbeid)

​

Oppfølging av feilmeldinger i Meld fra, telefoner og mail

  • Saksbehandler sjekker daglig meldinger i Meld fra - setter de reelle meldingene i bestilling til firma på rammeavtalen.
  • Feil som meldes inn på telefon/mail legges inn i Meld fra. På sikt skal det legges direkte inn i veilysbasen (Impreso).
  • Bytte av enkeltpærer/enkeltarmatur klipp av vegetasjon tas på gjennomkjøring. Utfall av lengre strekk og andre feil bestilles forløpende.
  • Der kommunen klipper selv tar de også nødvendig klipping rundt veis lysmaster, avklares med oppsynsmann vei.
  • Meldinger oppdatertes med hva som skal utføres eventuelt kort begrunnelse for at tiltak ikke gjennomføres
  • Når feil er utbedret melder saksbehandler ut feilen som utført i Meld Fra

 

 Drift og vedlikehold

  • All drift og vedlikehold av kommunens veilysnett utføres av privat entreprenør etter inngått rammeavtale.
  • Saksbehandler setter all drift og vedlikehold i bestilling fortrinnsvis gjennom driftssystemet for veilys.
  • Antall gjennomkjøringer avtalt i kontrakt, gjennomkjøring omfatter:​
    • Alle master som er mørke og behov for klipping av vegetasjon registreres først ved bruk av pilotbil
    •  Liftbil benyttes deretter til å utføre pæreskift/armaturbytte av feil som er registret av pilotbil og/eller meldt inn fra Meld fra systemet. og kvitterer ut innmeldte feil fra kartsystemet. Deretter melder saksbehandler ut i Meld fra
    • Vurdering av om pære skal byttes eller hele armatur gjøres av montøren på stedet.
    • Soneinndeling og antall gjennomkjøringer vurderes fra kontrakt til kontrakt.
    • Entreprenør sender inn rapporter for hva som er gjennomført som vedlegg til faktura. Dette benyttes som saksbehandlers kontroll av arbeidet.

 

  • Saksbehandler går vernerunder sammen med entreprenør - med fokus på ansattes HMS.
  • Saksbehandler tar også stikkprøver på at arbeidet blir utført iht. bestilling.
  • Typisk drifts- og veldlikeholdsavtale

  

Skader som meldes til forsikringsselskap

  • Master som er påkjørt  meldes til forsikringsselskapet til skadevolder. Når skadevolder er ukjent meldes skaden til trafikkskadefondet.
  • Entreprenør melder inn skade til trafikkskadefondet eller forsikringsselskapet til skadevolder på vegne av kommunen ( i henhold til veilyskontrakt), utbedrer skaden umiddelbart og fakturerer kommunen for arbeidet. Oppgjør fra trafikkskadefondet eller forsikringsselskapet til skadevolder blir fakturert av kommunen når entreprenøren har får svar fra trafikkskadefondet eller forsikringsselskapet til skadevolder. Trafikkskadefondet dekker ikke brøyteskader.

Planlegging av nyanlegg og renovering av eksisterende anlegg (kommunens egne planlegging)

  • Saksbehandler utfører enten prosjektering selv eller bestiller prosjektering hos firma på rammeavtale. Saksbehandler bestiller anlegget hos firma på rammeavtale. Alle bestillinger gjøres via veilysprogrammet. Firma på rammeavtale monterer iht. tegning.
  • For renovering er det egen fokus på å legge om til ledlys og bygge om tennpunkter til reelt målt strøm. Strategien er å legge om til ledlys/målt strøm der en har best mulig utbytte altså større områder.
  • Arkiveres ikke i P360 (dersom henvendelsen ikke kom via P360), men i veilysbasen (ImPreso).

 

Godkjenning av veilysplaner fra eksterne utbyggere

  • Sakene sendes inn elektronisk P360 og mottas av prosjektingeniør vei.
  • Prosjektingeniør sjekker at plan omfatter alle kommunale veier/ parkeringsplasser. Belysning av snarveier, friområder eller private veier avklares spesielt.
  • Saksbehandler veilys sjekker masteplassering og lysberegninger opp mot veivesenets håndbok og egen veinormal
  • Alle anlegg skal bygges som målte anlegg, eksisterende tennskap benyttes dersom dette har nok kapasitet
  • Febdok beregninger sendes med (spesielt viktig der eksisterende skap skal benyttes)
  • Alle svar (både godkjennelse og krav til retting) sendes i retur til prosjektingeniør vei som sender en samlet tilbakemelding til utbygger.

 

Overtakelse av nyanlegg fra eksterne utbyggere

SJEKKLISTE OVERTAKELSE LYSANLEGG:

  1. Godkjent veilysplan foreligger
  2. FDV dokumentasjon som skal leveres så snart som mulig etter bygging og før ferdigbefaring:
  • Som bygget tegninger
  • Innmåling på SOSI fil av anlegget (se eget punkt)
  • Dokumentasjon fra godkjent entreprenør at anlegget ligger i veilysbasen (Impreso)
  • Bilde av måler og veilysskap innvending
  • Bilder av grøft før og etter subb legges på rør/kabler og av rør inn i fundament
  • Febdok beregninger
  • Samsvarserklæring

 

3. På overtakelsesbefaring sjekkes:

  • Plassering av veilys og tilkoblingspunkt er riktig
  • Materiellkontroll i hht. godkjent veilysplan
  • Skader, mangler på veilysmateriellet

 

4. Dokumentasjon på evt, utbedringer etter overtakelses befaring

5. Når prosjektingeniør har gitt tilbakemelding om at veien er overtatt sender saksbehandler veilys melding  til  nettselskapet  at anlegget med angitt målernummer, anleggs adresse   skal overføres til kommunen fog dato overførsel skal gjelde fra. Maildresse nettselskap: support.norway@entelios.com

6. Saksbehandler veilys oppdaterer veilysbasen med rett eier

 

Registrering av nye veilys

  • Elektroanlegg skal registreres i kommunens veilysbase/kartbase (ImPreso) for utbyggers regning.
  • Dersom det er kommunens eget veilysanlegg, er det saksbehandler som registrerer. 
  • Skjult anlegg i grunnen skal ha bildedokumentasjon som viser organisering i grøft, som bilag til FDV-dokumentasjon (1 ferdig grøft med rør, 2 med kabelsand over rør 3 bilder av fundament med rør innlagt)
  • Innmåling og dokumentasjon må følge Ledningsregistreringsforskriften: Stedfesting av ledninger og andre anlegg i grunnen, sjø og vassdrag (gjeldene fra 01.07.2021).
  • Saksbehandler sjekker og godkjenner at eksternt firma har registrert korrekt.

 

 

Fellesføring

Fellesføring gjelder når flere aktører benytter seg av kommunale tremaster. Agder Energi er i toppen og eier masta dersom de er koplet til. Dersom det kun er veilys, vil kommunen eie masta og må ha fellesføringavtale med andre aktører om leie av plass i masta.

Fellesføring i stålmaster godkjennes ikke.

Kommunen benytter avtalemal og priser som er utformet av KS og Energi Norge

Saksbehandler er ansvarlig for at det inngås avtaler iht. mal og prisoversikt. Saksbehandler sikrer at faktura sendes. 

 

Avtale om fellesføringer lagres på https://krikom.sharepoint./ingeniorvesenrvesenet/Vei/Veilys


Fakturering:

Saksbehandler tar ut antall fellesføringer fra veilysbasen rapportgenerator (aktør og antall master) og sender til økonomikonsulent som utarbeider fakturaer.

Regning for fellesføringer eksternt sendes desember/januar etterskuddsvis. 

 

Drift og vedlikehold for andre kommunale enheter

Ingeniørvesenet sørger for drift og vedlikehold for parkvesenet og eiendom og parkering.  Enkelte master har vi kun ansvar for strøm. Faktura for dette sendes forskuddsvis i januar pr mast. Saksbehandler tar ut oversikt tas ut fra velysbasen og sender til økonomikonsulent.

 

Gravemeldinger

Geomatikk sørger for kablepåvisning av veilysanlegget. Veilys faktureres en fast sum årlig som omfatter kabelpåvisning av våre kabler og gravemelding. Påvisning av eksterne kabler sender Geomatikk egen faktura for.

​

Definisjoner

  • En kommunal vei er en offentlig vei der kommunen har ansvar for planlegging, anlegg og vedlikehold. 

 

Vedlegg og referanser