Prosedyre: Dokumentet beskriver rutiner for å opprette sakskart, innkalle til møter, gjennomføre møter og arbeid etter møtene.
Hensikt
Dokumentet er et hjelpemiddel for personer som må overta arbeidet med eldreråd og studentutvalg.
Gjelder for
Personer som må overta arbeidet med nevnte råd og utvalg.
Ansvar for gjennomføring
Arbeidsgiver ved enhetsleder.
Beskrivelse
Før møtet
1. Kontakt med rådets leder om saker som kommer opp.
a. Saker kan være initiert av selve rådet, sjekk med leder. Det kan være ansatte som vil orientere om en sak. Eller rådet ligger i saksflyten for politisk behandling
b. Planleggingsmøte med leder og nestleder noen dager før møtet.
2. Skrive saker i Public
a. Sekretær må ha tilgang som utvalgssekretær og kunne systemet.
b. Sekretær skriver ikke saksutredning, og lager heller ikke forslag til vedtak. Vedtak lages ofte av leder eller nestleder, før eller i selve møtet.
a. Det er en fordel om det skrives noen linjer om hva saken handler om. Når det er eksterne som har saken, eller skal orientere, kan de skrive en kort fremstilling som legges inn i saksdokumentet.
3. Sjekk ut om saksbehandlere har lagt inn flere saker i Public
a. Kontakt saksbehandler, invitere til møte for å orientere om saken.
b. Greit om det lages en plan med tidspunkt som leder og inviterte kan forholde seg til.
4. Lage sakslisten i Public.
5. Følgende saker er faste
a. Protokoll
b. Helseutvalget (seniorrådet)
c. Runde rundt bordet (studentrådet)
d. Eventuelt
6. Journalføre alle saker i Public
7. Sette møtet til offentlig i Public
8. Sjekk om saksliste er publisert på Politisk Agenda / First Agenda
9. Sende innkalling med saksliste til både medlemmer og varamedlemmer minimum ei uke før møtet. Tid og sted oppgis.
a. Saksliste sendes som vedlegg og/eller med lenke til sakskartet i politisk agenda.
10. Tydelig påminnelse om at forfall må meldes så raskt som mulig.
a. Lenke til tekst som brukes
11. Vara innkalles straks forfall er meldt.
12. Rom bestilles foran hvert halvår. Sjekk ut hvilket rom som brukes og skriv det i innkalling
13. Bestille mat.
a. Eldrerådet, 11 medlemmer + sekretær. F.eks. 30 rundstykker og 12 vafler. 3 kanner kaffe. 1 kanne te.
b. Studentrådet 7 medlemmer + sekretær: F.eks.8 Flaguetter og 9 vafler. Brus. 1 kanne kaffe. Lag tevann.
Under møtet
1. Sørge for at kaffe og kopper er satt fram
2. Registrere alle vedtak skriftlig. Forslagsstiller skriver.
a. Ved votering over flere forslag må leder og sekretær konferere om rekkefølge.
Etter møtet:
1. Skrive protokoll
2. Sette protokollen til offentlig slik at den publiseres på politisk agenda
3. Sende presentasjoner til medlemmene og publisere de under aktuell sak på politisk agenda.
Definisjoner
Dersom beskrivelsen inneholder er sentrale begreper som man kan forvente at leseren ikke kjenner til, skriver man en kort definisjon av dem her.
Vedlegg og referanser
Eldreråd
Reglement
Medlemmer
Studentutvalg
Reglement
Medlemmer