Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle ledere i kommunen er kjent med KKP sin digitale løsning for søknader om pensjon, og å sikre at alle ledere kjenner til hvordan de digitale søknadene om pensjon skal håndteres av arbeidsgiver.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som har pensjonsopptjening i KKP.
Ansvar for gjennomføring
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
Beskrivelse
Kristiansand kommunale pensjonskasse (KKP) har en løsning for digitale søknader for KKP sine medlemmer. Her beskrives de ulike stegene i den digitale søknadsprosessen:
- Den elektroniske søknadsprosessen starter ved at den ansatte logger inn i KKP sin medlemsportal via ID-porten (sikker innlogging) og fyller ut søknad om alderspensjon, AFP eller uførepensjon.
- Når søknaden er ferdig utfylt og den ansatte klikker på «send søknad», dukker det opp en boks der den ansatte legger inn e-postadressen til arbeidsgiver. Arbeidsgiver er den som skal fylle ut arbeidsgivererklæringen. Dette er i de fleste områdene nærmeste leder, men i noen enheter er det en merkantil ressurs som har ansvaret for å fylle ut arbeidsgivererklæringen.
- Leder får deretter en e-post med beskjed om at det har kommet inn en søknad til utfylling i KKP sin arbeidsgiverportal og i denne eposten oppgis det en referansekode til søknaden. Leder kan også gå inn på kkpensjon.no og logge inn via arbeidsgiverportalen under fanen Arbeidsgiver.
- Leder må så verifisere søknaden ved å logge inn i arbeidsgiverportalen og klikke på menyvalget «søknader». Her får leder se arbeidsgivererklæringen. Arbeidsgivererklæringen er delvis forhåndsutfylt og viser siste lønnsopplysninger som KKP har fått fra kommunen på den ansatte. Denne informasjonen må kvalitetssikres av leder da KKP kun henter over lønnsopplysninger fra kommunen etterskuddsvis hvert kvartal. Leder må derfor sørge for at:
- Lønnsopplysningene stemmer med den ansattes nåværende årslønn og stillingsstørrelse
- Hvis den som søker skal arbeide delvis videre, må leder gi opplysninger om videre inntekt/stillingsstørrelser
- Ved søknad om uførepensjon må også feltene knyttet til pensjonsdetaljer og sykemelding fylles ut.
- Når leder har fylt ut arbeidsgiverdelen av søknaden, klikker leder på "send søknad" og da blir den samlede søknaden sendt inn for behandling av KKP.
- Leder må sørge for å arkivere søknaden med utfylt arbeidsgivererklæring i den ansatte personalmappe i P360 for å sikre dokumentasjon av hvilke opplysninger arbeidsgiver har gitt til KKP. Dette gjøres ved å laste ned søknaden fra KKP sin arbeidsgiverportal, og deretter må leder lagre søknaden i den ansattes personalmappe i P360.
Vedlegg og referanser
Kristiansand kommunale pensjonskasse