Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle som trenger informasjon får rett informasjon i den kanalene som er mest hensiktsmessig.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i kommunikasjonsenheten
Kommunikasjon har ansvaret for gjennomføringen.
Per e-post og personlig varsle innbyggertorget v/leder (eller stedfortreder).
Kopi også til kommunikasjon.agder@politiet.no dersom situasjonen tilser det. Avklar dette med kommunikasjonssjef.
Kopi av e-post og muntlig beskjed til kommunikasjonssjef når de er orientert + når «pressesenter» er klart.
Krise:
«Det arbeides nå med å håndtere de utfordringene som kommunen har eller kan få i forbindelse med hendelsene xxxx.
Dere bes om å følge med fortløpende på hva som publiseres på kommunens hjemmeside. Den informasjon som kommunen kan gi i saken vil fortløpende bli publisert på www.kristiansand.kommune.no, på intranett og o andra av kommunens kanaler. Her vil også eventuelle kontaktpunkter/personer bli oppgitt."
Det er viktig at vi refererer eller henviser til denne verifiserte informasjonen slik at vi ikke bidrar til spekulasjoner. Kommunen vil gi informasjon knyttet til kommunens ansvarsområder og hva som gjøres fra kommunens side. Spørsmål knyttet til andres ansvarsområder kan ikke besvares av kommunen men må rettes til riktig instans eller informasjon oppsøkes på deres nettsider. Dette kan være spørsmål om vei, trafikk, strømbrudd, manglende telefon eller datanett, ulykker og skader.»
Dere bes også om å gi beskjed når klargjøring av møterom som kan benyttes som presse– og informasjonssenter er klart.
Personer som trenger kommunens hjelp eller veiledning skal gis dette ved at de blir satt i kontakt med de som kan svare/hjelpe. Dersom disse er å få tak i, må vedkommende som er i dialog med personen sikre at kommunen følger opp vedkommende så snart som mulig.
Definere søkeord, kontakte leverandør Infomedia for å sette opp overvåking. Eventuelt gjøre det selv. Varsling skal gå til alle i arbeidsutvalget, kriseledelse og kommunikasjonsgruppen. Når medieovervåkning er etablert skal kommunikasjonssjef orienteres.
Mal til logg/info per e-post til aktuelle personer:
«Det er satt opp medie-overvåking med relevante søkeord knyttet til hendelsen. Du mottar inntil videre fortløpende varsling (eller hvilket intervall som gjelder) på e-post med saker som fanges opp av søket. Kommunikasjonsenheten følger mediebildet kontinuerlig for å kunne fange opp ny informasjon om hendelser eller annet som bør tas hensyn til i krisehåndtering og i kommunens kommunikasjon mot innbyggere og ansatte.»
Følge med på nyhetsstrømmen fra søk, på nett og i sosiale medier.
Følg nyhetene på NRK TV, FVN, radio: NRK Sørlandet og Dagsnytt.
Hvis det er saker som man oppfatter har ny informasjon om hendelser eller annet som bør tas hensyn til i krisehåndtering og i kommunens kommunikasjon mot innbyggere og ansatte, sjekke logg om sakene er kjent. Orienter kommunikasjonssjef per e-post. Tas straks eller på statusrunde i AU. Info formidles aktuelle personer og det vurderes om saken bør få konsekvenser for kommunens informasjon.
Ting som må tas hensyn til i vår kommunikasjon følges opp, og ved behov følges opp med informasjon i våre kanaler. Ved feil i media skal mediet gjøres oppmerksom på dette. Spørsmål på SoMe besvares, og helst med henvisning til våre nettsider. Hvis det er spørsmål som flere må antas å ha interesse av svar på, og svaret ikke ligger på vår informasjon i egne kanaler, skal dette komme på plass.
Besvare og notere navn, medienavn, spørsmål, evt. ønske om intervju. Avklares og besvares av rette vedkommende.
Ta imot journalister som kommer uanmeldt eller etter avtale.
Dette vurderes fortløpende i forhold til krisens alvorlighetsgrad.
Utføres på beskjed fra kommunikasjonssjef.
Ta utgangpunkt i krisemalen og tilpass denne. Trekkspillmeny benyttes så snart det er hensiktsmessig for å holde saken ryddig, kort og oversiktlig for leseren.
Formulere klare budskap i nyhetsform (fallende viktighet) ut fra den informasjon AU har verifisert og mener det er vesentlig å få ut.
Fokus for nyheter er å orientere om de utfordringer som måtte være i forhold til kommunens virksomhet, hva som gjøres for å håndtere utfordringene og informasjon til innbyggerne om forbehold eller aksjoner de oppfordres til å ta. Sakene skal inneholde kontaktpersoner/medietelefon/kontaktpunkter.
Saker publiseres etter godkjenning på hjemmeside, på intranett og spres via kommunens andre kanaler.
Overordnet plan for kriseberedskap.