Rutine for kartlegging v. 1.1

Hensikten med rutinen er å sikre at alle som henvender seg for tilbud kartlegges likt slik at grunnlaget for å vurdere om de er innenfor målgruppen til RPH er tilstrekkelig.  

 

Kartlegging av alle som tar kontakt om tilbud: 

Kontakte klienter fra henvendelsesskjema:

  1. Vi tilstreber å kontakte klienter innen 7 dager etter henvendelse
  2. Vi tilstreber å kartlegge klienter innen 14 dager etter henvendelse med bruk av kartleggingsskjema i assistert selvhjelp samt telefonsamtale med klient.
  3. Terapeut avtaler direkte med klient aktuell dato og klokkeslett for kartlegging enten ved å ringe eller sende sms. Eksempel:

Du har kontaktet Rask psykisk helsehjelp. Vi tar alltid en kartleggingssamtale med alle som kontakter oss. Kan det passe med en prat på telefon «dato og klokkeslett»?

Mvh «Navn», Rask psykisk helsehjelp

  1. Når klienten bekrefter tidspunkt sendes det ut ny sms med kode til assistert selvhjelp. Eksempel:

Før vi snakker sammen ønsker vi at du svarer på en kartlegging på nett. Det tar 10-15 minutt og er uten personsensitive opplysninger. Gå inn på assistertselvhjelp.no (eller last ned app) og logg inn med koden:

Ta kontakt hvis du har spørsmål.

Mvh «Navn», Rask psykisk helsehjelp

  1. Dersom klienten ikke har fylt ut kartleggingen før samtale sendes det ut ny sms. Eksempel:

Ser at du ikke har fylt ut kartleggingen på nett. Kan du gi meg beskjed når du har fått mulighet til det, så setter vi opp en ny samtale da? Gi eventuelt beskjed dersom du møter på utfordringer ved utfyllingen. Mvh «Navn», Rask psykisk helsehjelp

  1. Terapeut fyller inn feltene i henvendelsesskjema med riktig informasjon

 

Selve kartleggingen:

Klienten fyller ut kartleggingsskjema i assistert selvhjelp, og informasjonen herfra (oppsummeringsnotat og grafer) brukes videre i telefonsamtale med klienten.

Kartlegging dokumenteres i winmed og telleverk, og innholdet fra assistert selvhjelp kopieres inn i winmed. 

Sjekk om klienten allerede finnes i winmed før kontakt. 

Se ‘journalmaler’ for hva som skal stå i et journalnotat/ hvilken mal som skal brukes til hva.  

Kartleggingen skal inneholde:    

  1. Navn 
  2. Fødselsdato
  3. Adresse (må bo i Kristiansand kommune) 
  4. Fastlege  
  5. Innhent samtykke til journalføring og samtykke til samhandling med fastlege 
  6. Opplys om opplysningsplikt/meldeplikt samt taushetsplikt og sikker oppbevaring av personopplysninger 
  7. Innkomstnotat fra assistert selvhjelp samt info fra grafer (fyll ut mer på aktuell problemstilling og endringsklarhet)
  8. Vurdering av søvnkvalitet (fra PHQ):
  9. Selvmordsrisiko (fra PHQ):
  10. Klientens medisinbruk:
  11. Konklusjon (bruk anbefalinger fra assistert selvhjelp dersom aktuelt)

 

Informasjon som skal gis klienten om RPH i kartlegging:  

Om RPH: 

  • Kortvarig tilbud, søkelys på her og nå samt veien fremover   
  • Hjelp til selvhjelp, forventning om egeninnsats ifht å gjøre konkrete endringer  
  • Bruk av kognitiv teori og kognitive verktøy  
  • Aktuelt tilbud (kurs, veiledet selvhjelp, individuelle samtaler) 
  • Informasjon om at klienten selv har ansvaret for at kontakt opprettholdes. Ved uteblivelse fra kurs/gruppe/samtale sender vi en sms, men om vi ikke hører fra dem avslutter vi dem etter 2 uker og sender PLO til fastlege.   

Om behandling av personopplysninger og personvern:  

Se rutiner for informasjon som gis ift. personopplysninger.

 

Når klient scorer over cutoff på PHQ-9 og/eller GAD-7:

En PHQ-9 på 20 eller mer regnes over cutoff. En GAD-7 på 15 eller mer regnes over cutoff.

I tilfeller der klienten scorer over cutoff skal terapeuten:

  1. Tematisere selvmordsfare med klient i kartleggingssamtale (se rutine for vurdering av selvmordsfare).
  2. Vurdere å ta saken inn til drøfting i kartleggingsteam før det avgjøres om personen får et tilbud

Etter fullført kartlegging:

  1. Det noteres ‘kartlagt’ i henvendelsesskjema i feltet ‘kommentar’ når saken er kartlagt.
  2. Informasjonen fra kartlegging legges inn i winmed, og det sendes PLO til fastlege om konklusjon av kartleggingen.
  3. Det opprettes telleverksnummer i telleverksskjema på Teams.
  4. Telleverksnummer legges inn i timeboken «rph 2023» i winmed.
  5. Ved tilbud om kurs skrives klienten inn på det aktuelle kurset i teams med telleverksnr.
  6. Ved tilbud om individuell oppfølging/assistert selvhjelp skrives klienten opp på det ukentlige drøftingsmøtet mellom avd. leder og kartleggingsteam. Avd. leder fordeler.

 Ved tvilstilfeller:

  1. Ved behov ta med kollega i kartlegging, og drøft alltid på de ukentlige møtene. 
  2. Vurder kartlegging ansikt til ansikt for å få en grundigere vurdering innenfor/utenfor målgruppe. 
  3. Vurdere kontakt med samarbeidspartnere/fastlege dersom samtykke er gitt.

 

Når andre tar kontakt på vegne av klienten:

Det hender at samarbeidspartnere, arbeidsgivere eller pårørende tar kontakt på vegne av klienten. På grunn av personvern og taushetsplikt skal ikke ansatte ved RPH motta personopplysninger fra andre enn klienten selv med mindre det foreligger et samtykke.

I tilfeller hvor andre tar kontakt på klientens vegne skal terapeut alltid:

  1. Spørre om personen har fått muntlig eller skriftlig samtykke av klient til å kontakte RPH
  2. Spørre hva som er grunnen til at klienten selv ikke tar kontakt med RPH
  3. Oppfordre til at klienten selv tar kontakt med RPH
  4. Unngå å motta personopplysninger fra andre enn klienten selv  
  5. Anbefale den som tar kontakt en anonym drøfting av saken

Vi kan unntaksvis ta imot klientens navn og telefonnummer for å kontakte denne for en kartleggingssamtale. Det er da viktig at klienten føres inn i henvendelsesskjema manuelt.