Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre oversikt og at kontantsalg utføres og dokumenteres i tråd med bokføringsforskriften
Dette dokumentet gjelder for Regnskap, Økonomistyring og alle virksomheter som har kontantsalg.
Virksomhetene som har kontantsalg har ansvar for at salget håndteres i henhold til denne prosedyren. Regnskap har ansvar for kompetansen på regelverk, følge opp virksomhetene og gi opplæring og brukerhjelp.
Generelt for alle som har kontantsalg:
Se her for oversikt over hvor det er kontantsalg i kommunen.
Ved endring eller etablering av nytt kontantsalgssted skal det tas kontakt med Regskap for å få informasjon om regler og prosedyre.
Kontantsalg foregår på ulike måter:
Betaling med fysiske kontanter skal unngås så langt som mulig. Virksomhetene skal så langt som mulig legge til rette for elektroniske betalingsløsninger.
Det er ikke anledning til å bruke kontanter fra salg til nye innkjøp.
Alle fysiske kontanter skal innbetales til kommunens bankkonto.
Ved behov for vekslepenger skal det avklares med Regnskap på forhånd.
Gjelder kun for de virksomheter som har regelmessig kontantsalg:
Dersom virksomhetene har regelmessig kontantsalg skal de ha kasseapparat. Unntaket er seniorsentrene som kan bruke IZettle som erstatning for kasseapparat.
Ved dagens slutt skal det skrives ut en Z-rapport fra hvert kasseapparat. Z-rapporten skal skrives ut på papir og sendes sammen med oppgjørsbilag til post.regnskap@kristiansand.kommune.no regelmessig. Hyppighet skal avtales med Regnskap som også utarbeider mal for oppgjørsbilag for hver virksomhet.
Gjelder kun for de virksomheter som har tilfeldig kontantsalg:
De virksomheter som har tilfeldig kontantsalg og tar imot fysiske kontanter må fylle ut fylle ut dette telleskjemaet. Skjemaet sendes sammen med innskuddskvittering til post.regnskap@kristiansand.kommune.no.
Virksomheter med tilfeldig kontantsalg som bare har Vipps eller bankterminal avtaler med Regnskap hvordan oppgjør skal foregå.
Kontantsalg vil si at kunden betaler umiddelbart - med kort, kontanter eller betalingsløsning på mobil. Kontantsalg er ikke bare kjøp ved bruk av fysiske penger.
Kort kan være både debetkort, faktureringskort og kredittkort.
Bokføringsforskriften sier at salg over internett ikke defineres som kontantsalg. Det vil si at løsninger der kunden bestiller og betaler for en vare eller en tjeneste på nett ikke er en del av kommunens kontantsalg.
Virksomheter i denne sammeheng er et fellesbegrep for områder, kommunalsjefområder, enheter, avdelinger og underavdelinger.
Skille mellom tilfeldig og regelmessig kontantsalg: Ta kontakt med Regnskap for avklaring.
Oversikt over bankterminaler fra Nets i drift i kommunen.
Oversikt over Vippsnummer i kommunen.