Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at 

• Kommunens resultatenheter skal ha forutsigbarhet i forhold til egen langsiktig økonomistyring.
• Det skal foreligge planer for håndtering av underskudd i de enkelte områdene.
• Effektiv drift gir besparelser og gir overskudd som kan brukes til økt tjenesteproduksjon.
• Enheten kan spare til et formål som det ikke gis ekstra bevilgning til eller som det er for dyrt å kjøpe inn på ett års bevilgning. Dette kan f.eks. gjelde kjøp av kostbart inventar og utstyr.
• Enheter kan opparbeide buffer for å håndtere svingninger i økonomien mellom år.
• Enhetene kan få mindre behov for ekstrabevilgninger fra området sentralt eller bykassa.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for regnskap og økonomistyring. 

 

Beskrivelse

I henhold til Økonomireglement

 

Eksterne rammebetingelser

Kommunens rutiner knyttet til over- og underskudd må til enhver tid tilpasses eksterne rammebetingelser gitt i "Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommune og fylkeskommuner mv." av 07.06.2019 nr. 714, samt kommunelovens generelle økonomibestemmelse i kapittel 14. Dette innebærer blant annet at det ikke kan avsettes overskudd i enheter til bruk senere år, når kommunen samlet sett har underskudd etter at alle tilgjengelige reserver er oppbrukt.

Det generelle disposisjonsfondet

Mål for kommunens generelle disposisjonsfond fastsettes i egen sak om finansielle måltall og handlingsregler. I henhold til §§ 4-2 og 4-3 i budsjettforskriften skal samlede disposisjonsfond administrativt benyttes til å dekke eventuelt merforbruk og eventuelt mindreforbruk skal avsettes til disposisjonsfond. Dette innebærer at det aldri vil fremkomme et regnskapsmessig mindreforbruk som bystyret skal vedta anvendelsen av.

I tillegg til det generelle disposisjonsfondet, bør områdene ha egne sentrale disposisjonsfond som en del av områdenes samlede disposisjonsfond for å kunne håndtere svingninger i økonomien mellom år

Overskudd ved regnskapsavslutningen

Enheter med overskudd kan uten administrativt eller politisk vedtak avsette 85 % av dette til disposisjonsfond ved årsavslutning. 15 % av enheters overskudd avsettes til det generelle disposisjonsfondet. Denne regelen gjelder for alle områder. Det er ikke anledning til å samle fondsavsetninger på et høyere organisatorisk nivå for å begrense antall fond. Kommunedirektøren skal i forbindelse med 1. teritalrapport året etter foreslå å trekke inn avsatte disposisjonsfond på områdene når det ikke er levert tjenester ihht. budsjettforutsetningene. Midlene skal overføres til det generelle disposisjonsfondet.

Når det gjelder spesielle prosjekter på tjenesteområdene, kan ubrukte midler på disse prosjektene i sin helhet avsettes til disposisjonsfond for senere bruk

Generelle vilkår for avsetning til disposisjonsfond er:

• Mål og resultat for enheten må være oppfylt mht. kvalitet og mengde.
• Samlede fond tilhørende et område skal ikke overstige 3 % av områdets samlede driftsutgifter i regnskapsåret (sum kostra-arter 010-480). Beløp utover dette skal avsettes til bykassas sentrale disposisjonsfond.
• Ingen enheter skal kunne opparbeide fond utover 5 % av årets driftsutgifter. Beløp utover dette skal avsettes til områdets sentrale disposisjonsfond.
• Dersom enheter har store overskudd som er opparbeidet over mange år, skal direktør for området også vurdere enhetens budsjett i forhold til kostnadsnivå, tildelingsmodeller mm.
• Enheters disposisjonsfond blir ikke prisjustert.
• Eksterne rammebetingelser og lovverk kan påvirke enheters avsetninger til disposisjonsfond.
• Disposisjonsfondene avsettes på egen balansekonto pr. område og knyttes til den enkelte enhet ved bruk av regnskapsdimensjonen ansvar i kontoplanen. Enhetsleder kan benytte disposisjonsfondet fritt innen enhetens tjenester.
• Disposisjonsfond kan kun benyttes til driftsformål jf. forskriftenes bestemmelse i § 5-5

Merforbruk ved regnskapsavslutningen

Når en enhet ligger an til underskudd skal enhetens disposisjonsfond brukes for å forhindre at dette oppstår. Hele disposisjonsfondet skal om nødvendig benyttes. Det kreves ikke særskilt samtykke eller vedtak for å bruke fondet. Når en enhets samlede disposisjonsfond viser underskudd (vises som negativt fond), skal som hovedregel midlene være tilbakeført innen 2 år etter at underskuddet oppstod. Alle disposisjonsfond ses under ett. Summen av disse fondene kan ikke bli under null i henhold til gjeldene forskrifter. Inndekning av merforbruket skal beskrives i årsavtalen.

I de tilfeller kommunen opererer med et samlet merforbruk etter at det generelle disposisjonsfond er oppbrukt, skal avsetning av overskudd i områdene avkortes forholdsmessig, for å begrense merforbruket. Slik redusert avsetning av overskudd registreres i en egen oversikt i balansen under memoriakonti. Beløpet tilbakeføres områdene ved rullering av økonomiplanen.

Negative disposisjonsfond der tilbakebetaling på to år er urealistisk

Forlenget tilbakebetaling
Når det foreligger grunner for å ikke bruke to-årsregelen for inndekning av negative fond, kan kommunedirektøren åpne for å fastsette en mer langsiktig nedbetalingsplan. Direktørene er ansvarlige for at en nedbetalingsplan utarbeides innen 1. mai. Kravet om tilbakebetaling skal innarbeides i enhetsleders årsavtale med direktøren. Det skal rapporteres økonomisk status til direktøren i henhold til prosedyre for styringsdialog og resultatoppfølging mellom ledelsesnivå.

Omfordeling og endring av enheters disposisjonsfond
Dersom helt spesielle grunner tilsier det kan direktøren foreta en omfordeling mellom egne enheters disposisjonsfond. Berørte enhetsledere skal i så fall involveres i denne prosessen.

Bruk av disposisjonsfond utenom regnskapsavslutningen

Enheter kan benytte disposisjonsfond i løpet av året så lenge det sannsynliggjøres at enhetens fond vil være positivt eller i balanse ved årets slutt. Bruk av disposisjonsfond utover dette kan kun gjøres i forbindelse med regnskapsavslutningen, tertialrapporter og økonomiplanen. Bruk av disposisjonsfond utenom regnskapsavslutningen skal alltid budsjettjusteres.

Definisjoner

Enheter

Benevnelsen enheter brukes som en fellesbetegnelse for kommunale virksomheter med selvstendig budsjett- og resultatansvar. Enhetsbegrepet er bygget som 4-sifret rapporteringsnivå i kontoplanen.

Netto resultat

Enheter med et positivt netto resultat har et overskudd i forhold til vedtatt budsjettramme.
Enheten har med dette et overskudd ved regnskapsavslutningen.
Enheter med et negativt netto resultat har et merforbruk i forhold til vedtatt budsjettramme.
Enheten har med dette et underskudd ved regnskapsavslutningen

I beregningene skal driftsutgifter, driftsinntekter, bruk og avsetning til bundne fond og bruk av disposisjonsfond være med. Eventuelle finansposter som føres på enhetene skal også tas med i begrepet netto resultat, f.eks sosiale lån i driften.

Regnskapstjenesten vil anbefale at avsetning til disposisjonsfond koordineres for hvert område av økonomirådgiver.

Etter anmodning fra den enkelte enhet/område vil regnskap foreta avsetning til disposisjonsfond for de enheter som har overskudd. Regnskapstjenesten har ingen muligheter til å kontrollere forutsetningene for avsetningen, hvilket innebærer at det må tas forbehold om at endringer kan forekomme i ettertid. Anmodningen må inneholde fullstendig kontostreng (ansvar, art tjeneste- evt. prosjekt) for hvilken resultatenhet det gjelder.

Selve avsetningen vil bli gjennomført i område 9, slik at den enkelte resultatenhet og område fremtrer med et resultat før avsetning til disposisjonsfond.  Anmodning om avsetning til disposisjonsfond må være regnskap i hende innen 7. februar 2021 kl 17.00. En kan starte arbeidet med å beregne avsetninger til disposisjonsfond, så snart avsetninger til bundne fond er ferdig regnskapsført. Avsetninger til bundne fond skal være ferdig postert senest 3. februar.

Som hjelp for å lage oppstillingen oversender jeg en mal for avsetninger og bruk av disposisjonsfond. Malen omfatter alle områdefondene, så du må selv slette linjer som ikke gjelder ditt eget område.

I oppsettet er innarbeidet bruk og avsetninger som eventuelt er gjort tidligere i 2021-regnskapet.

Oppsettet viser områdenes fond som igjen er fordelt på de enkelte ansvar. (Ansvar nr i kolonne B) Jeg håper malen er enkel å benytte, da alle eksisterende fondsfordelinger på de enkelte enheter ligger i tabellen.

 

Definisjoner

 

Vedlegg og referanser