Denne rutinen skal sikre at kommunen har kontroll på uttrekk fra Fiks folkeregister.
Uttrekk fra Fiks folkeregister skal kun benyttes når det ikke er mulig å hente nødvendig informasjon via et fagsystem.
Alle ansatte med tjenestelige behov.
Ansvarlig leder for den som skal ha tilgang.
Bestill her: Tilgangsportalen
Ved bestilling av uttrekk fra FIKS folkeregister skal nærmeste leder bestille uttrekket i Tilgangsportalen. NB: Ansatte som trenger uttrekk, får nærmeste leder til å bestille uttrekket. Det kan ikke bes om uttrekk utenom i portalen.
Uttrekk fra Fiks folkeregister skal kun benyttes når det ikke er mulig å hente nødvendig informasjon via et fagsystem. Opplysningene som hentes ut av folkeregisteret skal brukes til tjenstlige formål. Behandling må være registrert i behandlingsoversikten.All data skal oppbevares i tråd med kommunens policy (Ikke tilgjengelig)for oppbevaring av persondata.
Avdelinger med ansatte som benytter oppslag i Fiks Folkeregister skal ha gjennomgått en Risikovurdering av personopplysningssikkerheten ved behandling av personopplysningerfor bruken av folkeregisteropplysninger og ha oversikt over behandlingen av personopplysninger (Ikke tilgjengelig)som foregår i egen virksomhet.
Fiks Folkeregister: Fiks folkeregister er en fellestjeneste på Fiks-plattformen. Løsningen innebærer at kommunens og fylkeskommunens fagsystemer kan bruke maskin-til-maskin-kommunikasjon for å koble seg opp mot folkeregisteret. I tillegg kan ansatte i kommuner og fylkeskommuner gjøre oppslag og uttrekk på opplysninger de har behov for, på en sikker måte. Kommunen styrer selv hvem som skal ha tilgang til hvilke opplysninger. Se KS sine nettsider for mer informasjon.
Tjenestelige behov: Det som er nødvendig for at en ansatt skal utføre jobben sin. Slike behov kan være å ha tilgang til enkelte personopplysninger.