Hensikt
Å definere rammene for ansattes tjenstlige behov for informasjon, skape gode rutiner for tilgang til klientinformasjon, og definere sanksjonsalternativer ved brudd på disse.
Alle ansatte i barnevernstjenesten.
Hver enkelt ansatt har ansvar for å ikke tilegne seg informasjon om klienter som de ikke har et tjenstlig behov for. I de tilfeller der ansatte "tar tilgang" til klienter de ikke er kontaktperson for, er de selv ansvarlig for å dokumentere årsaken i fagprogrammet.
Avdelingsledere har ansvar for å definere hvilke kontaktpersoner som skal følge opp hvilke barn, og hvordan informasjon evt. skal deles med andre. Avdelingsleder håndterer, sammen med barnevernsleder, sanksjoner ved brudd på denne prosedyren.
Fagsystemansvarlig gjennomfører rutinemessige stikkprøver i fagsystemet, i tillegg til kontroll av profilerte barn, som for eksempel er omtalt i media, barna til ansatte i tjenesten e l.
Å tilegne seg informasjon i saker man ikke jobber i, dvs ikke har tjenstlig behov for, kan forekomme i ulike grader, alt fra å ikke ha dokumentert sitt reelle tjenstlige behov, til grov uforstand som å søke opp sak på egen nabo eller annet for egen nysgjerrighet eller vinning.
Ansvaret for å ikke tilegne seg informasjon om klienter som èn ikke har et tjenstlig behov for, gjelder både muntlig og skriftlig, uavhengig av settingen det skjer i (mellom ansatte, i team eller avdelinger). I slike situasjoner har den ansatte selv ansvar for å fjerne seg fra situasjonen eller stoppe informasjonsutveksingen.
Forvaltningen har ikke på samme måte som helsesektoren, et lovverk som regulerer ansattes tilgang til helseopplysninger for pasienter de ikke jobber direkte med.
Personvernforordningen og taushetsplikten gir likevel noen rammer for hvilke rettigheter parter har til å ikke få spredd sine personopplysninger unødvendig. Viser også til etiske retningslinjer i kommunen: Etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune.
Ansatte har i utgangspunktet bare tilgang til informasjon om barn der de er kontaktperson en eller to. De har imidlertid mulighet til å søke opp barn som tilhører sin avdeling. Dette skal bare gjøres i de tilfeller de har behov for det i forbindelse med saksbehandling ang. det barnet de søker opp. For eksempel hvis de tar telefonen og trenger å føre inn et journalnotat, eller om de har deltatt i en samtale, og skal dokumentere.
Tilgang til andre avdelinger gis i de tilfeller hvor familier har kontaktpersoner i flere avdelinger og man er kontaktperson en eller to i hverandres saker, dette etter samråd med avdelingsleder.
Dersom det er ansatte som ikke skal ha tilgang til enkeltsaker, kan superbruker eller systemansvarlig legge inn en adgangsbegrensning slik at denne personen ikke kan se den aktuelle saken selv om de søker på den.
Ansatte som oppdager at kollegaer oppsøker opplysninger i fagprogrammet uten gyldig grunn, må melde dette til nærmeste leder som følger opp videre.
Tjenstlig behov
Det som er nødvendig for at en ansatt skal få gjort utført jobben sin (ref datatilsynet).
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Lovdata
forvaltningsloven - Søkeresultat - Lovdata
Lov om barneverntjenester (barnevernloven) - Lovdata
Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) - Lovdata