Hensikten med dette dokumentet er å sikre koordinering og oppfølging av tilsyn på systemnivå i henhold til kommunelovens §30-7.
Dette dokumentet gjelder for Virksomhetsstyring i Økonomi og saksbehandlere på tilsyn i områdene.
Virksomhetsstyring har et overordnet koordineringsansvar for kommunikasjon med statsforvalteren rundt tilsynskalenderen og tilrettelegging for rapportering til politisk ledelse. Alle områdene har ansvar for å rapportere på sine tilsyn innen fastsatt frist. Saksbehandler for det enkelte tilsyn har ansvar for å koordinere og invitere inn de som skal delta i tilsynet fra kommunen.
Tilsynsoversikten skal inneholde:
Virksomhetsstyring skal sikre at tilsynsoversikten i styringsportalen er korrekt.
I januar, mai, september og november oppdateres tilsynsoversikten i Styringsportalen.
Virksomhetsstyring har ansvar for å legge inn hvert tilsyn med informasjon om tilsynsmyndighet, navn på tilsynet, startdato, sluttdato, link til sak i P360, og tildele tilsynet til ansvarlig virksomhet og ansvarlig saksbehandler. Alle tilsyn registreres med standard rapporteringsfrekvens som er årsrapportering, men det kan endres for områdene som også vil ha tertialrapportering.
Når tilsynsoversikten er oppdatert sendes det ut mail til alle som er saksbehandlere for nye tilsyn med områderepresentant i kvalitetsnettverket på kopi. De informeres om at de har fått ansvar for et tilsyn. Vedkommende må gi tilbakemelding hvis saksbehandler er feil eller hvis de ønsker en dialog med statsforvalteren. De må i tillegg gi tilbakemelding på saksnummer i P360 hvis det ikke allerede er registrert på tilsynet.
Virksomhetsstyring kan være ansvarlig virksomhet når det er tilsyn som er områdeovergripende og tilsynet ikke naturlig faller inn under et av direktørområdene.
Saksbehandler rapporterer minst i tilsynsoversikten i forbindelse med årsrapporten, med frist i henhold til Styringsdialog og rapportering - årshjul. Det er i tillegg anledning til å rapportere ved 1. og 2. tertial hvis området ønsker det. Ved rapportering skal alle felt fylles ut og status beskrives. Hvis tilsynet har avdekket lovbrudd skal det registreres ved avhuking. Tilsynet skal registreres som Fullført først når pålegg eller andre sanksjoner er rettet.
Saksbehandler har ansvar for at det aktuelle utvalget blir informeret om varslede tilsyn og resultatet av tilsynet. Informasjonen skal skje fortløpende. Saksbehandler må kontakte utvalgssekretæren for å få satt informasjonen på sakslisten og avklare at orienteringen blir referert i protokollen.
Oppfølging og læringspotensiale etter tilsyn er viktig, jfr. Internkontrollpolicy. Leder har ansvar for at pålegg rettes. I tillegg er rapportene ofte et godt grunnlag for læring både hos den virksomheten som har hatt tilsyn og andre virksomheter i kommunen.
Naturlige samhandlingsarenaer å ta dette opp i er Kvalitetsnettverket (mandat), Informasjonssikkerhetsutvalget (mandat) og AMU eller andre, se oversikt her. Områderepresentantene har ansvar for å gi en kort informasjon om tilsynet i aktuell samhandlingsarena når tilsynet er avslutta. Den enkelte deltaker har et ansvar for å vurdere om det er aktuelt å følge opp innenfor eget område.
I følge kommunelovens § 25-2 plikter kommunen å rapportere til bystyret om internkontroll og om resultater fra tilsyn minst én gang i året. Dette følges i Kristiansand kommune opp gjennom årsrapporten. Virksomhetsstyring overfører data fra tilsynsoversikten til årsrapporten. Dette benyttes som kommunedirektørens rapportering i tråd med lovkravet. For å gi best mulig informasjon rapporteres det både på tilsyn som er varslet startet og/eller under arbeid og/eller fullført i året som årsrapporten gjelder for.
Tilsyn: i denne sammenhengen en fellesbetegnelse for statlige tilsyn i statsforvalterens tilsynskalender, besøk fra sivilombudet og forvaltningsrevisjoner.
Tilsynskalenderen: I Tilsynskalender får man oversikt over alle statlige tilsyn og forvaltningsrevisjoner i kommuner og fylkeskommuner som har fått fastsatt en dato for gjennomføring. Du kan også finne rapporter for utførte tilsyn og revisjoner. Du trenger ikke å logge inn for å finne informasjon og laste ned rapporter. Tilsynskalenderen kan sees her
Planlagte tilsyn/tilsyn på systemnivå: Planlagte tilsyn omfatter tilsyn som er en del av landsomfattende og nasjonale tilsyn eller tilsynskampanjer, og som velges ut av enten en nasjonal tilsynsmyndighet eller av fylkesmannen på bakgrunn av en vurdering av risiko for svikt og konsekvenser ved svikt, eventuelt på bakgrunn av andre prioriteringskriterier.
Besøk fra Sivilombudet: Sivilombudet under forebyggingsmandatet besøker steder der mennesker er, eller kan være, fratatt friheten. Under besøkene fokuseres på å avdekke risikofaktorer for krenkelser, nedverdigende og umenneskelig behandling. I etterkant av et besøk utarbeides en rapport som beskriver funn og risikofaktorer avdekket under besøket. På bakgrunn av disse gir Sivilombudet anbefalinger til stedet om hva som kan endres for å styrke beskyttelsen av de som er fratatt friheten. Besøksoversikten kan sees her
Ansvarlig virksomhet: Virksomhet kan være et område, et kommunalsjefsområde, en enhet, en avdeling eller en underavdeling.
Statsforvalteren skal drøfte med kommunene og fylkeskommunene prioritering og gjennomføring av planlagte tilsyn.
Statlige tilsynsmyndigheter skal i sin planlegging, prioritering og gjennomføring av tilsyn ta hensyn til det samlete statlige tilsynet med den enkelte kommunen eller fylkeskommunen og til relevante forvaltningsrevisjonsrapporter. Tilsynsmyndighetene skal vurdere å utsette eller å ikke gjennomføre tilsyn hvis kommunen eller fylkeskommunen nylig har gjennomført en kontroll med det samme temaet.
Før det eventuelt vedtas pålegg om retting eller andre reaksjoner med vesentlige virkninger for kommunen eller fylkeskommunen, skal tilsynsmyndigheten ha dialog med kommunen eller fylkeskommunen om slike pålegg eller reaksjoner og om kommunens eller fylkeskommunens oppfølging. Kommunen eller fylkeskommunen plikter å delta i dialogen.
§ 25-2.Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn:
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.