Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at purringer og inkassosaker blir behandlet riktig, raskt og  likt av ansatte som jobber med inngående fakturabehandling på regnskap. Ansatte på Team 1 må passe på at purringer og inkassosaker er behandlet i riktig periode og før forfall for å ungå å betale ekstra renter og omkostninger ved inkasso og tape momskompensasjon på fakturaer. 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som jobber med inngående fakturaer på regnskap - Team 1. 

 

Ansvar for gjennomføring

Ansatte på Team 1 på regnskap. 

 

Beskrivelse

1. Innledning. 

2. Sjekk om faktura ligger i fakturabehandling. 

2.1. Faktura ligger i fakturahistorikk – sjekk status. 

2.1.1. Faktura med status – «Under behandling». 

2.1.2. Parkert faktura.

2.1.3. Faktura med status «Slettet». 

2.1.4. Faktura med status «Overført». 

2.1.5. Faktura med status betalt i økonomi.

2.1.6 Fakturaer med status «Ikke betalt» i Økonomi.

2.2. Sjekk utbetaling i banken. 

2.3. Hvis faktura ikke ligger i fakturabehandling. 

3. Behandling av purringer og inkassovarsler. 

 

1. Innledning

Prosedyren beskriver hvordan ansatte på regnskap skal behandle purringer og inkassovarsler som vi mottar fra leverandører. Purringer og inkassovarsler mottas på papir eller epost. De samles opp og behandles av en person i Team 1. Behandling av purring og inkassovarsler rulleres etter oppgavefordelingslisten. Start med å behandle purringer/inkassovarsler som er sendt til innkrevings-/inkassoselskap, da disse ofte har høye renter og gebyr.

 

2. Sjekk om faktura ligger i fakturabehandling

Åpne «Fakturahistorikk» i fakturabehandling og søk på fakturanummer.

Fjern hukk for «Søk eksakt verdi» for å utvide søkemuligheter.

Fjern hukk for «Ikke vis slettende» for å se fakturaer som er slettet fra behandling.

 

2.1. Faktura ligger i fakturahistorikk – sjekk status

Statuser i fakturabehandling:

0: Mottak – faktura ligger i mottaksliste, behandling er ikke startet

1: Under arbeid (i mottak) - faktura ligger i mottaksliste, påbegynt behandling

2: Under behandling (i flyt hos saksbehandlere) - faktura ligger i kontering, attestering eller anvisning

3: Under kontroll – faktura/kreditnota/utenlandsk faktura ligger til kontroll, kontakt den som behandler kontrollsteg

4: Overføring – faktura er anvist og er klar til overføring økonomi og utbetaling

6: Slettet – faktura er slettet fra behandling, men ligger i database, sjekk notater og ta kontakt med den som har slettet fakturaen

7: Retur til leverandør – faktura er returnert til leverandør, se notater og kontakte den som har returnert

10: Venter varemottak (ventestatus) – varemottak på ordre som faktura er merket med ikke er utført, fakturaen ligger i ventestatus- mappe

99: Overført – faktura er ferdigbehandlet i fakturabehandling og ligger i økonomi, klar til utbetaling

 

2.1.1. Faktura med status – «Under behandling»

Trykk på fakturanummer til å se status på fakturaen til høyre:

Ved å trykke på Konteringslinjen kan du se hvem som har fakturaen til behandling og dato:

 

Hvis du ser at fakturaer har vært veldig lenge hos en saksbehandler og du ikke ser noen notater/forklaring, må du sende e-post til vedkommende. Informere at vi har fått purring og at fakturaen må behandles så fort som mulig. Det er viktig å lese notater, som kan være på hodelinje eller konteringslinje på fakturaen:

Eller trykk på «Skriv ut notater» - og velg forhåndsvisning:

 

2.1.2. Parkert faktura

Saksbehandlere parkerer fakturaer når de er uenig med leverandører og når de venter på tilbakemelding eller kreditnota.  Ta kontakt med saksbehandler og informer om purring som vi har mottatt. Sjekk notater for mer informasjon.

 

2.1.3. Faktura med status «Slettet»

Les notater og ta kontakt med den som har slettet fakturaen.

 

2.1.4. Faktura med status «Overført»

Sjekk status i økonomi ved å trykke på «Se på i Økonomi»

 

Se på forfallsdato, status og fane Transaksjoner:

 

2.1.5. Faktura med status betalt i økonomi

Status «Betalt» betyr at faktura er betalt til leverandør og under fanen transaksjoner kan du se betalingsdato (dato som er på linjen for AutoPay).

Sjekk dato på purring og sammenligne med betalingsdato. Har vi fått purring eter betalingsdato må vi sjekke om vi har trukket noen kreditnota ved utbetaling.

I Økonomi, velg ubetalte og betalte fakturaer, reskontro L og riktig leverandør. Du kommer automatisk til ubetalte faktura og må endre til «Alle» i kolonne Betalt/Ubetalt, samantidig skriv utbetalingsdato under kolonne Dato: 

 

Her kan du se at vi har betalt 9 fakturaer (har minus foran beløp) og trukket 2 kreditnotaer.

Sjekk om kreditnotaer er riktig og om opprinnelig fakturaer var betalt tidligere.

Send e-post til leverandøren og informer at vi har trukket kreditnotaer ved utbetaling, slik at leverandøren omposterer faktura/kreditnota mot riktig kunde i sitt system.

Hvis det viser seg at vi har trukket noen kreditnota feil/eller at opprinnelig fakturaen ikke er betalt må vi rette dette så fort som mulig.

 

2.1.6 Fakturaer med status «Ikke betalt» i Økonomi

 

Det betyr at fakturaen er overført økonomi og blir betalt ved neste remittering.

Hvis det er stor forskjell mellom overføringsdatoen (dato under transaksjoner) og dagens dato, og faktura er forfalt – sjekk om det ikke ligger noen store kreditnotaer på samme reskontro som sperrer faktura for utbetaling.

Hvis vi ser kreditnota som sperrer andre fakturaer må vi sjekke hvilken opprinnelig faktura den gjelder og om fakturaen er betalt eller ikke.

Hvis fakturaen er betalt, må vi informere leverandøren og be de om å innbetale kreditbeløp til foliokonto. Da kan vi sperre kreditnota, utbetale fakturaer og motregne kreditnota mot innbetaling seinere.
Hvis fakturaen ikke er betalt, må vi sjekke hvor den ligger og sende påminnelse til saksbehandler slik at den blir behandlet så fort som mulig. Da kan vi motregne opprinnelig faktura og kreditnota i økonomi.

Du kan sjekke i økonomi om vi har mottatt innbetaling fra samme leverandør som er lik kreditnotabeløpet. Gå på «Spørring» og velg «Innbetalinger importert fra bank»:

 

Du kan søke på navn - skriv leverandørens navn under kolonne «Navn». Husk at du kan endre dato under «Dato» (siste måned kommer automatisk).

Under status kan du se om innbetaling er behandlet eller ikke. Oppdatert betyr at innbetaling er ferdigbehandlet (ført mot kontostreng eller kreditnota). Ta kontakt med den som har behandlet innbetaling ved spørsmål.

Du kan sjekke informasjon om innbetaling ved å trykke på «Detaljer». Under «Vis behandling» kan du se hvem har behandlet innbetaling og hvordan.

 

2.2. Sjekk utbetaling i banken

Hvis du er usikker på hvilken faktura vi har trukket kreditnotaen fra, kan du sjekke dette i nettbank.

Hvis leverandøren mener at fakturaen ikke er betalt og du ser i økonomi at den er betalt (uten noen trekk av kreditnota) kan du også hente kvittering fra banken og oversende til leverandøren.

 

Gå på Transaksjoner og Utførte.

Velg konto (til venstre) – 1 ocr, lønn, remittering.

Velg dato «fra» og «til» - samme som remittering og en/to dager fram.

Søk på Mottaker – firmanavn:

Åpne utbetaling og se på den hvor det står fakturaer/kreditnotaer

Last ned bilag for å se fakturaer og kreditnotaer eller sende bekreftelse at faktura er betalt. 

 

2.3. Hvis faktura ikke ligger i fakturabehandling

Ta kontakt med leverandøren, skriv at fakturaen ikke er mottatt hos oss og be om fakturakopi. Sjekk reskontro – hvis leverandør sender EHF, kan du be om de kan sende faktura som EHF på nytt.

Be samtidig leverandøren om å oversende utsendelse ID (det er en bekreftelse som leverandøren mottar fra sitt aksesspunkt når fakturaen er sendt videre til kunde).

Hvis purring/inkasso kommer fra et inkassofirma – sendt e-post til inkassofirma og kopi til leverandør. Det er mulig at du får svar mye raskere fra leverandøren.

 

3. Behandling av purringer og inkassovarsler

Fakturakopi registrerer vi på leverandør og inkassobrev skanner vi separat (med renter og inkassosalær) på inkassofirma.  

Fakturakopi merkes med opprinnelig fakturanummer og fakturadato.

Inkassosak merkes med saksnummer og opprinnelig fakturanummer (Eks. 12345 67890).

Det er enhetene som skal betale både opprinnelig faktura og gebyr/renter. Hvis det er gjort feil hos regnskap, må vi dekke gebyr/renter (bruk kontering 119509-933000-12000-mva 990).

Den som har ansvar for å sjekke purringer, skal også behandle disse i sine uker.

Husk å huke av for «Purring» når du skanner disse.

Alle purringer/inkassosaker skal skannes og sendes til deg selv hvis de ikke er ferdig behandling når dine uker er ferdige. Da kan andre søke på fakturanummer/saksnummer i fakturahistorikk. Hvis de seinere skal slettes, kan de slettes, men ikke fra basen.

 

Definisjoner

En purring - en påminnelse fra leverandøren om ubetalt faktura. Leverandøren kan sende purring etter at faktura har forfalt. Leverandøren kan sende purring med gebyr 14 dager etter forfallsdato på fakturaen.

Et inkassovarsel - et varsel om at saken sendes til inkasso, og den har to ukers betalingsfrist.