Hensikt

Sikre at ansatte kjenner til kommunikasjonsmulighetene i Bibliofil overfor lånere, og dessuten at ansatte kjenner til svarrutinene.

 

Gjelder for

Alle ansatte.

 

Beskrivelse

Meldingssystemet i Bibliofil (Meldinger)

Meldinger ligger i menyen til venstre i Bibliofil. Lånere kan velge mellom følgende kategorier når de tar kontakt med bibilioteket fra appen / Min side:

 

Hvem blir varslet når en sak kommer inn?

• Generelt spørsmål og kommentar: post.folkebibliotek 
• Innkjøpsønske: Astrid Landrud, innkjøpsansvarlig og avdelinger innkjøpsønsker sendes til, når det er valgt 
• Trenger hjelp med å finne: skranken Voksen, hovedbiblioteket 
• Låneønske: skranken Voksen, hovedbiblioteket 
• Fjernlånsønske: skranken Voksen, hovedbiblioteket 
• Spørsmål/kommentar ang.purring: post.folkebibliotek 
• Jeg ønsker å bli slettet som låner: skranke Info, hovedbiblioteket
• Spørsmål om fakturering: Gunnvor G. Omdahl
• Tilbakemelding om nettsiden/tilgjengelighet: Benedicte T. Ranestad

 

Hva gjør mottakeren av en sak fra en låner?

Direkte spørsmål fra lånere sendes til ulike mottakere fordelt på kategori. Disse mottakerne kan behandle saker selv, men de kan også sette andre som ansvarlige, både skrankebrukere og personer.

Oversikt over skrankebrukere:

• infoskranken (hovedbiblioteket)  
• voksenavdelingen (hovedbiblioteket) 
• barne- og ungdomsavdelingen (hovedbiblioteket) 
• Vågsbygd bibliotek 
• Tangvall bibliotek
• Nodeland bibliotek 
• Hellemyr bibliotek 
• Flekkerøy bibliotek 
• Finsland bibliotek

 

Hva gjør den ansatte når en sak er overført til ham / henne?	Den ansatte får automatisk en e-post om at saken er dedikert ham/henne. E-posten inneholder en lenke til saken. Dersom låneren svarer, sendes det en e-post til den ansvarlige.
Hva gjør den ansvarlige når saken er besvart?	Dersom saksbehandleren mener at det ikke er mer å si, må saken avsluttes, og låneren skal varsles på e-post, slik at svaret kommer der i tillegg til i appen / på Min side. Står valget til varsling på SMS i tillegg, skal saksbehandleren bruke kun e-post. Det finnes også noen standardsvar saksbehandleren kan velge fra lista i saksbehandlingen. Standardsvarene skal brukes i forbindelse med låneønsker, innkjøpsønsker og gjenglemte ting, og dessuten når saker skal avsluttes i tilfeller der låneren ikke har svart etter en stund.
Sakbehandlere kan også søke opp saker i arkivet dersom de ikke er slettet.
Får den ansvarlige e-post når låneren svarer på en avsluttet sak?	Ja, det vil komme en e-post med lenke til samme sak.
Kan en som har ansvar for en sak, videreføre saken til noen andre?	Ja, i meldingssystemet kan vedkommende endre den ansvarlige ved å velge ny ansvarlig fra lista. Det er videre mulig å legge til kopimottaker av svaret slik at den andre også blir varslet når låneren svarer på saken.
Hva hvis låneren ikke svarer mer på saken?	Saksbehandleren går inn ca. én gang i uka og sjekker om det er åpne saker på ham/henne (man velger Vis filter – avgrenser til sine saker ved å søke opp seg selv eller skranken). Svarer man på vegne av skranken, må man legge inn sin egen signatur. Skrankene skal også én gang i uka følge opp sine saker og avslutte dem. Dersom saker krever mer oppfølging, skal de settes på den som har svart i saken tidligere.
Når slettes gamle saker?	Saker som er avsluttet, slettes etter 21 dager. De blir samtidig fjernet fra arkivet.
Jeg vet at jeg har fått en sak, men har ikke mottatt noen e-post.	Sjekk mappa Useriøs e-post (spam-mappa) i Outlook.

 

Bibliotekets e-postadresse og e-postadresser til skrankene

Bibliotekets e-postadresse

Post.folkebibliotek@kristiansand.kommune.no er hele bibliotekets e-postadresse.

 

Hovedbibliotekets e-postadresser

 

Filialenes e-postadresser

 

​Kontakt med lånere – e-post og SMS

I Bibliofil kan ansatte sende e-post/SMS ved å skrive en melding direkte til låneren fra låneropplysninger i Bibliofil. Det blir automatisk opprettet en sak med avsenderen som ansvarlig når vi velger å sende e-post. Når låneren svarer, legger svaret seg inn i den saken, og den ansvarlige i biblioteket får en e-post om det.

Ansatte har anledning til å velge ikke å opprette sak når vi sender e-post til lånere. Det gjør vi ved å fjerne haken foran Opprett sak under feltet hvor vi skriver inn meldingsteksten til låneren.

Det er også mulig å bruke «Mobilnr. er feil» for å informere låneren om det:

 

OBS! I Bibliofil skal vi alltid bruke «Send e-post» når vi oppretter saker eller svarer i eksisterende saker. SMS bruker vi kun hvis e-postadresse ikke er registrert på låneren.

 

Definisjoner

Ikke relavant.

 

Vedlegg og referanser

Ingen vedlegg.

Referanse: https://krikom.sharepoint.com/:b:/r/sites/kult-bibliotek/dok/IT/Bibliofil/Rutiner%20og%20manualer/m2_brukermanual%20-%20Bibsyst.pdf?csf=1&web=1&e=oSDcYq