Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at permisjoner blir korrekt registrert i Visma HRM for å unngå feil i A-meldingen.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for Lønn

 

Ansvar for gjennomføring

Medarbeidere som mottar meldinger om permisjoner som skal registreres i ansattes Sti-bilde i Visma HRM

 

 

Beskrivelse

Vi har ulike typer permisjoner som registreres på STI bilde i boksen for Stillingstype:

 

PU = permisjon uten lønn = velferdspermisjon, studiepermisjon, permisjon fra sin faste stilling for å vikariere i en annen stilling osv.

ZF = sluttet uførepensjon = den ansatte har ikke sagt opp sin stilling, men jobber ikke p.g.a. helse. Den ansatte mister IT-bruker.

ZG = delvis uføre = den ansatte jobber gradert p.g.a. helse. Beholder IT-bruker. (Dersom om den ansatte er helt ufør men skal beholde IT-             bruker, kan denne koden benyttes i stedet for ZF).

AP = arbeidsavklaringspenger = endre stillingsprosent etter graden 

Foreldrepermisjon = stillingstype skal ikke endres

Husk at ved gradert AFP eller gradert Alderspensjon endrer vi både stillingsprosent og ansettelse.  Den ansatte må si opp den delen av stillingen som det er innvilget AFP eller alderspensjon for. Permisjon skal ikke registreres.

 

 

Vi har ulike permisjonstyper:

Permisjonstype:  Per i dag bruker vi  mest «ikke lovfestede permisjoner»

 

De mest brukte er de som er merket med gult:

 

Ulønnet permisjon etter foreldrepermisjon:

Umiddelbart etter foreldrepermisjon har foreldre lovfestet rett til hel, ulønnet permisjon i inntil tolv måneder (inntil 2 år for arbeidstakere som er alene om omsorgen for barnet) eller delvis permisjon innenfor en tidsramme på 3 år.

En slik permisjon skal derfor registeres som:

 

 

Vi har ulike typer av permisjonsårsaker:

 

550 Perm u\lønn den er mest brukte

400 foreldrepermisjon 100%

405 Foreldrepermisjon 80%

440 Fedrekvote 100%

445 Fedrekvote 80%

 

Hvordan registrere permisjon:

Melding om permisjon godkjennes.

Velg riktig endringsdato:

Ved 100% permisjon (endingsdato dagen etter lønn til-dato):

• overstyr stillingsprosent til 0
• sett stopp dato (lønn t.o.m. dato)
• sett permisjon fra (hvis permisjonsperiodens slutt er kjent bruk også «tildato»)
• permisjonsprosent (diff mellom opprinnelig stilling og ny stilling*100/opprinnelig stilling=permisjonsprosent
• Årsak
• Permisjonstype

 

Ved delvis permisjon (endringsdato samme dagen som lønna reduseres)

 

Faste transaksjoner slettes ikke. Det er «lønn til» som styrer dette og stopper dem automatisk.

 

Når permisjonen er lagret får den en egen Permisjonsid:

 

Viktig! Er permisjonsid sendt i A-melding må man aldri slette den fra historikken. Dette kan man sjekke på AA bilde i HRM. Ved feil registrering avslutt den permisjonen samme dagen som den startet fra og deretter velg endringsdato dagen etter og slett fra STI bilde.

 

 

Endring av permisjonsdato:

Hvis permisjonsdatoene er registrert feil, kan de rettes. Dersom permisjonen allerede er rapportert i A-meldingen (Perm.id sees i AA-bildet) gjelder følgende:

1. Hvis permisjonen skal begynne senere enn først rapportert: Velg opprinnelig endringsdato og korriger til-dato til samme dag som fra-dato. Lagres.

Opprett ny permisjon med riktig dato.

2. Hvis permisjonen skal begynne før tidligere rapportert:  Avslutt den opprinnelige permisjonen ved å korrigere til-dato til samme dag som fra-dato.

Lagres. Da er den permisjons-id'en avsluttet.  Gå inn igjen på endringsdato, sett 0 i Permisjon fra- feltet og lagre. Registrer ny permisjon.

 

Eks.: En ansatt er registrert med foreldrepermisjon fra 1.5. til 1.12.23. I ettertid søker den ansatte om 2 uker permisjon uten lønn fra 1.-15.8.23. 

Endringsdato blir da 1.5.23, sett inn ny sluttdato 31.7., ny per dato 1.8. og legg inn fra-til dato for den ulønnede permisjonen. Ny per dato 15.8. og legg inn resten av foreldrepermisjonen.

 

Hvis permisjonen ikke er rapportert i A-meldingen (perm.id ikke synlig i AA-bildet)

1. Endringsdato samme dato som start-dato og Delete.

 

NB: Korrigering av permisjoner som gjelder før 1.1.2023 (nye permisjonstyper fra denne datoen):

1. Den gamle permisjonen slettes. 

2. Send ny A-melding for desember 2022 arbeidsforhold for den ansatte det gjelder

3. Legg inn permisjonen på nytt på den ansatte, med permisjonstypen som er gyldig på innsendselsetidspunktet.

4. Send A-melding arbeidsforhold på inneværende periode på alle ansatte.

 

Gjelder alle som er medlem av SPK: 1 Statenspensjonskasse

 

Undervisning har egne regler ved permisjon. Vi må få vite årsaken til permisjon slik at dette bli riktig rapportert til SPK.

Hovedregel er at «utlønning endres ikke». Da melder vi ikke noe her.  F.eks. hvis vedkommende er i 100% foreldrepermisjon er det ingen endring i stilling og vi melder ikke dette, mens ved foreldrepermisjon med 80% dekning vil vedkommende få endring i lønn og dette må meldes som delvis permisjon.

 

Ved registrering av permisjon hvor vedkommende tilhører SPK kommer varsling:

 

 

 

 

Svar JA.  Da kommer det opp et bilde hvor du velger riktig permisjon: Ulønnet eller delvis

(Svarer du NEI, dukker det ikke opp i PEN bilde).

 

Velg riktig årsak:

 

Sjekkes på PEN bilde hvordan permisjonen er meldt inn. Ved kjent «tildato» kommer andre linja med tekst «tilbake fra permisjon»: