Hensikt
Sikre at gjeldende regelverk følges ifm utlevering av journaler.
Merkantile, avdelingsledere og enhetsleder i Familiens hus.
Avdelingsleder i samarbeid med merkantil.
Se overordnet rutine om innsyn i journal i kvalitetssystemet.
Avdelingsleder er journalansvarlig i sin avdeling. Det er kun avdelingsleder som har ansvar for å behandle forespørsel om innsyn i journal. Altså kan ansatte ikke selv behandle en slik forespørsel og utlevere journal.
Alle innsynsforespørsler skal sendes skriftlig til kommunen. Kommunen skal behandle innsynsforespørselen uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.
Fremgangsmåte:
Aktive saker - skal registreres i Hspro
Her behandler avdelingsleder innsynsforespørselen. Merkantil hjelper til med inngående og utgående dokumenter i saksprosessen.
| HVA: | HVEM ER ANSVARLIG: |
| Innsynsforespørsel skriftlig - skal scannes og registreres som brev inn i Hspro journal | Merkantil |
| Lese gjennom, vurdere om noen opplysninger skal unntas eller sladdes | Avdelingsleder |
| Skrive ut komplett journal | Merkantil |
| Skrive utgående brev i Hspro - Bruk flettemal "innsyn i journal" | Merkantil |
| Be aktuell part om å hente journal. Husk at Id må fremvises | Merkantil |
| Er det en sensurert versjon av journalen som utleveres, skal den scannes inn i Hspro journal som brev ut | Merkantil |
| Begrunnelse for evt sensurert versjon | Avdelingsleder |
Ikke aktive saker - skal registreres i Public 360
Mange saker kommer direkte fra dokumentsenteret til Merethe, Aina og/eller Marte.
Kommer innsynsforespørselen direkte til Familiens hus/merkantile, så skal den sendes videre på mail til post.oppvekst, (sett Marte på kopi), evt via post til dokumentsenteret, der dere ber dem opprette sak i P360 med Marte Linge Tønnessen som ansvarlig.
I tillegg må man sjekke om det finnes papirjournal på huset og gi beskjed til Marte om dette foreligger. (Papirjournaler blir liggende i 10 år før det sendes til IKAVA).
Henvendelse til IKAVA og videre saksgang gjøres av Marte, i dialog med Merethe Moy og Aina Kjær.