Det er henvist til et prosesskart som ikke er gyldig (ID 13785).

 

1.0 Innledning

Veilederen gjelder for de kommunale barnehagene i Kristiansand kommune.

Veilederen gjelder i hovedsak barnehagens arbeid med aktivitetsplikten jf. barnehagelovens § 42.  Dokumentasjon av barnehagens systematiske forebyggende arbeid jf. § 41 er derfor ikke omfattet av denne veilederen. Barnehagens arbeid med aktivitetsplikten og det systematiske forebyggende arbeidet er imidlertid i noen tilfeller overlappende. Der dette er tilfelle, vil også dokumentasjon som er en del av det systematiske arbeidet bli nevnt.

Dokumentasjon i barnehagemiljøsaker er viktig av flere hensyn:

• effektive arbeidsprosesser
• mellommenneskelige forhold
• tilsyn 
• rettskrav

 

Bedre tverrfaglig innsats (BTI) - 

Barnehagen og pedagogisk-psykologisk tjeneste skal samarbeide med andre tjenesteytere dersom samarbeid er nødvendig for å gi barnet et helhetlig og samordnet tjenestetilbud jf. barnehageloven § 2b.

Kristiansand kommune arbeider med bedre tverrfaglig innsats (BTI) Barnehagene må se prosedyrene for BTI  i sammenheng med denne prosedyren.

 

Denne veilederen må ses i sammenheng med Trygt og godt barnehagemiljø i Kristiansand og Klage på ansatt

 

2.0 Dokumentasjonsplikten i barnehageloven og rammeplanen

Det følger av rammeplan for barnehagen punkt 7  at vurderinger om barnegruppens og enkeltbarns trivsel og allsidige utvikling skal dokumenteres når det er nødvendig for å gi barnegruppen og enkeltbarn tilrettelagt tilbud. Det kan gi grunnlag for å tilpasse og videreutvikle det pedagogiske arbeidet.

I tillegg følger det av barnehageloven § 42 og § 43 at barnehagen skal lage en skriftlig aktvitetsplan, der et barn ikke har et trygt og godt barnehagemiljø. 

Barnehageloven og rammeplanens regler for dokumentasjon, må sees i sammenheng med barnehagens journalføring/arkiveringsplikt.

Kristiansand kommune har utarbeidet standardtekster som skal sikre at dokumentasjonsplikten blir oppfylt, som alle de kommunale barnehagene skal benytte. 

 

3.0 Arkiveringsplikten

Barnehagen  har plikt til å arkivere alle dokumenter som har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Dokumenter skal arkiveres i saksarkivet og i størst mulig grad opprettes her.

All informasjon knyttet til den enkelte sak må være sporbar i kommunens systemer. Hvor dokumentasjonen skal arkiveres avhenger av hvilken type dokumentasjon det er snakk om. Dokumentasjon som er en del av det systematiske arbeidet, eller gjelder hele grupper/avdelinger f.eks aktivitetsplan for en hel avdeling, skal lagres i egen saksmappe. 

Dokumentasjon som gjelder særskilt for enkeltbarn, lagres i barnemappen. Dokumentasjon bør i størst mulig grad utformes slik at det er mulig å lagre informasjonen i barnemappen. Taushetsplikten er ikke til hinder for at det kan ligge navn på medelever i barnemappen, f.eks dersom foresatte melder ifra om barn X har mobbet, kan denne informasjonen fremgå av barnemappen. Se Taushetsplikt og informasjonsplikt mm. i skolemiljøsaker. Også interne dokumenter skal lagres her, dersom det er av betydning for barnets trivsel i barnehagen.

 

4.0 Oversendelse av dokumentasjon i til tilsynsmyndigheten

Barnehagemyndigheten kan gjennomføre tilsyn med barnehagens oppfyllelse av barnehageloven kap VIII. 

Barnehagemyndigheten kan be om dokumentasjon uavhengig av taushetsplikten. Barnehagen skal oversende den dokumentasjon barnehagemyndigheten finner nødvendig for at saken skal være tilstrekkelig opplyst. 

Det opprettes egen tilsynssak i egen saksmappe, hvor alle inngående og utgående dokumentasjon arkiveres.

 

5.0 Innsyn

Innsyn kan kreves etter offentligloven, personopplysningsloven og forvaltningsloven. Som en hovedregel har skolen ikke taushetsplikt overfor den som opplysningene direkte gjelder. Dette innebærer at det er ganske vid adgang til å få informasjon om seg selv og sine barn, selv om opplysningene ikke ligger i barnemappen. Barnehagen må likevel være oppmerksom på at barns rett til privatliv kan gi grunnlag for å unnta enkelte dokumenter fra foresattes innsyn, som det ikke er nødvendig at de har tilgang på for å ivareta sine omsorgsoppgaver.

Barnehagen kan unnta interne dokumenter, men skal alltid vurdere meroffentlighet. Det skal være gode begrunnelser for ikke å gi ut et dokument. Barnehagen må derfor ha et bevisst forhold til hvordan dokumentasjon som logger, notater, referater og mailer o.l. utformes.

For utdypning av retten til innsyn, se Innsynskrav - Barnehage, Skole og PP-tjenesten. Skolen kan kontakte oppvekstdirektørens stab eller dokumentsenteret for veiledning.

 

6.0 Oversikt over dokumentasjon og arkivering

Oversikten viser hvilke delplikter barnehagen skal dokumentere, hvilke typer dokumenter som kan være aktuelle under den enkelte delplikt, og hvilken saksmappe dokumentasjon skal lagres i.

 

Plikten til å følge med
Alle ansatte har en plikt til å følge med på hvordan barna er sammen med hverandre og hvordan de har det i barnehagen. Plikten til å følge med må sees i sammenheng med barnehagens systematiske forebyggende arbeid. Dokumentasjonen vil derfor omfatte hva barnehagen gjør generelt, og hva den gjør i enkeltsaker.   Barnehagen har en særskilt plikt til å følge med på barn som er særskilt sårbare, og det må derfor fremkomme hvordan barnehagen har fulgt ekstra med.   Plikten til å følge med og undersøke kan overlappe hverandre, da aktiveten kan være den samme.
Aktivitet	Type dokumentasjon	Saksmappe
Overganger barnehage
Interne møter hvor informasjon om barn utveksles	Interne notater/referater/kladder.       Ut ifra innhold må det vurderes om det skal dokumenteres eller ikke.	Saksmappe Barnemappemappe   Ut ifra innhold må det vurderes hvilken mappe det evt. skal legges i.
Observasjon av barnehagemiljø	Observasjonsskjema/logger	Saksmappe/ barnemappemappe
Observasjon av enkeltbarn	Observasjonsskjema/logger	barnemappe
barnesamtaler/Foreldresamtaler	Notater fra samtalen	Barnemappe
Foreldreundersøkelse	Samlede resultater	saksmappe
Foreldremøter/Samarbeidsutvalgmøter	Møtereferater	saksmappe
Foreldresamarbeid/korrespondanse	E-post, Sms-korrespondanse, notater fra telefonsamtaler mm, av betydning for barnehagemiljøet.	Barnemappe/ Saksmappe Avhengig av type henvendelse
Varslingsplikten
All mistanke om eller kjennskap til at et barn ikke har et trygt og godt skolemiljø skal varsles til styrer. Den ansattes terskel for hva som skaper «mistanke om» eller «kjennskap til» at et barn ikke har et trygt og godt barnhagemiljø, skal være lav.   Ved alvorlige tilfeller, eller der ansatte krenker skal styrer varsle barnehageeier straks. Dersom en i ledelsen krenker barn skal den ansatte varsle barnehageeier straks.
Varsel til styrer	Meldeskjema   (Dersom skjema ikke er benyttes skal muntlige henvendelser nedtegnes av styrer, evt. skriftlige varsler journalføres.)	Saksmappe, barnemappe Avhengig av sak
Varsel til barnehageeier i alvorlige saker eller ved mistanke om at ansatte krenker	Meldeskjema til barnehageier/evt. notat fra tlfsamtale, mail e.l.	Saksmappe/barnemappe Avhengig av sak
Undersøkelsesplikten
Ved mistanke eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø, skal skolen undersøke saken. Undersøkelsene må ha som formål å få frem fakta om situasjonen og hva som påvirker hvordan eleven opplever skolemiljøet. Involverte elever skal bli hørt.
Samtaler med barnet/foresatte som saken gjelder	Referater	barnemappe/saksmappe Avhengig av type sak
Samtale med andre involverte barn/foresatte	Referater	barnemappe (til den det snakkes med)/saksmappe Avhengig av type sak
Samtale med ansatte	Notat   (Dersom det kommer frem viktig informasjon for saken)	Barnemappen/saksmappe/undersøkelsskjema
Systematiske observasjoner	Observasjonsskjema/logg/rapport	barnemappe/saksmappe Avhengig av type sak
Trivselsundersøkelser/barnesamtaler	Resultater/notater	Saksmappe/ evt. barnemappe
Observasjoner gjennomført av PPT/ mobiltteam	Møtereferat / logg e.l./ observasjonsskjema/sluttrapport	Barnemappe/saksmappe
Samarbeidsmøter (også interne)	Referat	barnemappe/saksmappe
Skjema for undersøkelse	Skjema	barnemappe/saksmappe
Sette inn tiltak
Barnehagen skal utarbeide en skriftlig aktivitetsplan når det skal settes inn tiltak i en sak, jf. barnehageloven § 42. Innholdet i aktivitetsplanen fremkommer av barnehageloven § 42 siste ledd bokstav a-e. I aktivitetsplanen skal det stå hvilket problem tiltakene skal løse, hvilke tiltak barnehagen har planlagt, når tiltakene skal gjennomføres, hvem som er ansvarlig for gjennomføringen av tiltakene og når tiltakene skal evalueres. Det er presisert i forarbeidene at dette kun er minimumskrav.   Barnehagen skal også dokumentere hvordan tiltakene er gjennomført, evaluert og justert.
Kvalitetsavvik	Når det opprettes aktivitetsplan i en sak skal det registreres i kommunen avviksystem som kvalitetsavvik. Endring av tiltak i planen, skal ikke registreres som nytt avvik. Men er saken avsluttet, og "gjenoppstår", skal det registreres som nytt avvik. (Dette er viktig for at barnehageeier skal få oversikt over antall saker - internkontroll.)	Kvalitetssystemet
Barnehagens tiltak	Aktivitetsplan	Elevmappe/trinnmappe
Hvordan barnet/barna er hørt og vurdering av barnets/barnas beste	Notater fra samtaler Undersøkelsesskjema Aktivitetsplan	Barnemappe/saksmappe
Gjennomføring av tiltak	Evalueringsskjema   logg   Referat fra samarbeidsmøter o.l.   Øvrig korrespondanse	Barnemappe/Saksmappe
Evaluering av tiltak	Evalueringsskjema   Referat fra samarbeidsmøte	Barnemappe/Saksmappe
Justering av tiltak	Aktivitetsplan   (Det skal utarbeides ny aktivitetsplan etter evalueringsmøte dersom det er endringer. Der man gjør endringer/delvis endringer, utarbeider man helt ny plan, hvor man fjerner gamle tiltak, endrer dato osv.)	Barnemappe/Saksmappe