Arkiv er dokumentasjon som skal tas vare på, enten i et begrenset tidsrom eller for ettertiden. Dokumentasjonsforvaltning omfatter alle aktiviteter knyttet til dokumentenes levetid, fra opprettelse til langtidslagring i depot.
Dokumentasjonsforvaltning er styring og kontroll av data og dokumenter som produseres eller mottas av kommunen.
Et velfungerende arkivsystem utgjør en av grunnpilarene i et demokratisk samfunn. Gjennom systematisk og pålitelig dokumentasjonsforvaltning sikrer kommunen at innbyggerne har tilgang til nødvendig informasjon og kan holde offentlig forvaltning ansvarlig. Dette er essensielt for å opprettholde en høy grad av tillit mellom innbygger, administrasjon og folkevalgt i kommunen. Et velfungerende arkivsystem sikrer at beslutningsprosesser i kommunen er etterprøvbare og transparente.
Benytt informasjonen som finnes tilgjengelig på siden til å holde deg informert og oppdatert omkring kommunens rutiner og prosedyrer for dokumentasjonsforvaltning. Gjør deg kjent med kommunens Dokumentasjonsplan og henvend deg til Dokumentsenteret når du som saksbehandler, rådgiver eller leder lurer på hvordan du kan ivareta og sikre godt dokumenterte prosesser. Dette kan gjelde alt fra innføring av nytt fagsystem til hvordan fange og sikre dokumentasjon som ligger på epost, SMS og Teams.
Husk at all data er informasjon, men ikke all informasjon er dokumentasjon. Spør om du er i tvil.