Hensikt
Statsforvalteren utlyser hvert år skjønnsmidler til kommunale innovasjons- og moderniseringstiltak. Kristiansand har hatt tradisjon for å sende flere søknader, og det er brukt relativt mye tid på søknadsskriving. Mange søknader har blitt avslått. Statsforvalteren har etablert en elektronisk søkerportal som skal brukes når man søker. I portalen skal kommunedirektørens prioritering av søknadene oppgis.Statsforvalteren oppfordrer til kommunesamarbeid og prioriterer prosjekt som involverer flere kommuner. Kristiansand sender egne søknader, og er i tillegg ofte involvert i søknader som sendes fra Region Kristiansand eller samarbeidsorgan for hele Agder (feks RKG e-helse). Dette gjør søknadsprosessen uoversiktlig.
Hensikten med dette dokumentet er derfor:
- å sikre at søknadene fra Kristiansand blir koordinert og prioritert i henhold til gjeldende strategier og målsettinger.
- å sikre at kommuneledelsen tar stilling til prioriteringer tidlig i prosessen, og dermed unngår at det brukes tid på søknader som senere blir nedprioritert.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder for kommunedirektør, direktørene, saksbehandlere og økonomirådgivere.
Ansvar for gjennomføring
Samhandling og innovasjon har ansvaret for at prosedyren blir brukt og lagt til grunn for prosessen med å skrive og priorotere søknader.
Hovedprinsippet er at den enkelte saksbehandler tar ansvar for nødvendig forankring av den enkelte søknad, og for iverksettelse av prosjekt som får innvilget midler, inkludert rapportering til statsforvalteren. Koordinering av prosessen og sikring av felles prioritering ivaretas av en saksbehandler i kommunalsjefsområde for forskning og innovasjon.
Beskrivelse
Årshjulet legger opp til en flertrinnsbehandling, for å unngå unødig tid på søknadsskriving.
Årshjul
|
Handling
|
Ansvar
|
| Mai |
Forberede prioriteringer og prinsippielle føringer
Samhandling og innovasjon v/forskningsjef utarbeider sak om prioriteringer og prinsippielle føringer til kommunedirektørens ledergruppe.
|
Samhandling og innovasjon |
|
Juni
|
Prioriteringer forankres i kommunedirektørens ledergruppe
Sak om føringer behandles i kommunedirektørens ledergruppe.
|
Samhandling og innovasjon v/Kristine Minafo
|
|
August
|
Forberede prosjektideer
Statsforvalteren lyser ut midler i august/september. Kommunedirektøren får oversendt utlysningen, sammen med interne føringer vedtatt i juni.
Områdene sender forslag og ideer til aktuelle prosjekter til samfunn og innovasjon v/Kristine Minafo innen 15.september (NB: noen år kan denne fristen endres, sjekk med saksbehandler hva som er årets frist). Prosjektideer fra Region Kristiansand og Agder-nettverk skal sendes innen sammen frist.
Forslag til prosjekter sendes inn via Forms.
|
Samhandling og innovasjon v/Kristine Minafo
Direktører og saksbehandlere
|
|
September
|
Vurdering og prioritering av prosjektideer.
Prosjektideene samles i en felles oversikt og kommunalsjef forskning vurderer og prioritering i samarbeid med en gruppe satt sammen av representanter fra de ulike områdene.
Kommunedirektøren informeres.
Ansvarlig saksbehandler i områdene får vite prioriteringen, samt informasjon om prosssen videre.
|
Samhandling og innovasjon v/Eirik Abildsnes
Direktør for samhandling og innovasjon
Kommunedirektør
Samhandling og innovasjon v/Kristine Minafo
|
|
Oktober
|
Søknadsskriving
Saksbehandlerne skriver søknader og prosjektbeskrivelser i samsvar med kritierene fra statsforvalteren. Søknadsforslagene oversendes saksbehandler i samhandling og innovasjon innen innen gitt frist.
Saksbehandler for hvert prosjekt legger prosjektforslagene inn i Statsforvalterens søknadsportal i forkant av søknadsfristen.
Søknadene arkiveres på samme saksnr i Public 360.
Søknader som sendes fra interkommunale samarbeid (Region Kristiansand og andre) håndteres av deres sekretariat
|
Saksbehandler for prosjektet
Samhandling og innovasjon v/Kristine Minafo
|
|
desember -januar
|
Tildelingsbrev fra fylkesmannen
Når tildelingsbrevet kommer, sendes det ut informasjon til saksbehandlerne og resultatet. De som får innvilget midler får informasjon om at de har ansvar for rapportering, saksbehandling og økonomioppfølging.
Økonomirådgiver for aktuelt direktørområde oppretter prosjektnummer og sørger for at pengene kommer inn på rett kontostreng.
Saksbehandler for det enkelte prosjekt er ansvarlig for videre dokumentasjon i P360
|
Samhandling og innovasjon v/Kristine Minafo
Økonomirådgivere
Saksbehandler for prosjektet
|
|
Jan
Des/jan
|
Rapportering
Saksbehandleren for det enkelte prosjekt er ansvarlig for rapportering i statsforvalterens portal. Dersom midlene ikke er brukt opp må saksbehandler søke statsforvalteren om å få overført pengene.
Dersom midlene ikke brukes i inneværende år, sørger saksbehandler for å opplyse om at ikke-disponerte midler settes på bundet fond.
|
Saksbehandler for prosjektet
|
Vedlegg og referanser
Statsforvalteren lyser hvert år ut muligheten for å søke skjønnsmidler, med tilhørende maler og veiledere som finnes på deres nettsider. https://www.fylkesmannen.no/nn/agder/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/prosjektskjonn-20192/[1]
«Søknadsportalen» er Kommunal- og moderniseringsdepartementets elektroniske søknads- og rapporteringsdatabase (ISORD) for alle fylkene og hvor søknader fra alle kommuner skal registreres.