Policyen gjelder for alle ansatte. Utlån som gis som et ledd i langsiktig finansforvaltning, sosiallovgivningen og startlånsordningen er ikke omfattet
Omtvistede krav/innsigelser som går på kravets rettmessighet:
Det vil som hovedregel innvilges betalingsutsettelse dersom det kommer innsigelse vedrørende kravets rettmessighet, og det kan ta noe tid å avklare saken. Det vil være uheldig for kommunens omdømme dersom man fortsetter innkreving av feilaktige fakturerte pengekrav. Unntak vil gjelde dersom innsigelsen er åpenbart grunnløs og innsigelsen bærer preg av trenering av saken eller bare deler av kravet er omstridt. Misligholdsrenter løper på tross av betalingsutsettelsen, dersom kravet frafalles vil også rentekravet måtte frafalles.
Innsigelsene og eventuelt betalingsutsettelsen håndteres av fakturautsteder, altså den som eier kravet/enhet/kommunalområde. Er grunnlaget for hovedkravet(stol) feil, skal kravet inklusive renter og omkostninger rettes umiddelbart. Det vil være logisk at kommunens fullmaktstruktur for anvisning også gis tilsvarende anvendelse for behandling av krav der det kommer innsigelser.
Kreditering skal behandles av to personer. En person som saksbehandler innsigelsen og en annen person som signerer på at dokumentasjon for krediteringen er tilstrekkelig. Den som er ansvarlig for fakturagrunnlaget tar stilling til innsigelsens rettmessighet og saksbehandler denne. Dette vil ofte være en saksbehandler/leder. Den som gjennomfører selve krediteringen i fakturasystemet skal kontrollere at det tydelig fremgår av dokumentasjonen hva som er grunnlaget for krediteringen. Skriftlig dokumentasjon skal knyttes til den krediterte faktura i økonomisystemet. Det er særdeles viktig at dokumentasjonen for krediteringer er fyllestgjørende, slik at det ikke kan reises spørsmål i forhold til forskjellsbehandling eller saksbehandlingen som sådan.
Skyldners betalingsevne som grunnlag for betalingsutsettelse og ettergivelse:
Det er skyldners manglende betalingsevne og ikke betalingsvilje som ligger til grunn for betalingsutsettelse/ettergivelse. Kommunen er som forvalter av fellesskapets midler ikke en kredittinstitusjon, og skal dermed ha en streng kredittpolicy.
Vår kreditthåndtering skal sikre kommunens likviditet, forhindre tap av fordring og sikre likebehandling av kommunens innbyggere.
Vi skal bidra til at:
Innsigelser som er knyttet til skyldners betalingsevne skal håndteres av kemneren etter søknad. Dette for å sikre en mest mulig enhetlig og profesjonell kredittvurdering hvor hensynet til kommunen som kreditor blir ivaretatt.
Vilkår som må være tilstede for å innvilget en betalingsavtale eller ettergivelse er:
Skyldneren må ikke være i stand til å innfri kravet på vanlig måte.
Tilbudet må gi bedre dekning enn fortsatt innfordring
Tilbudet må være det beste skyldner kan tilby
Avgjørelsen må ikke være støtende eller være egnet til å svekke den alminnelige betalingsmoral
Enhetlig kommunikasjon med innbyggere/skyldnere:
Innsigelser som er knyttet til skyldners betalingsevne håndteres av kommunens innkrevingsmiljø, og det er viktig å være tydelig på at eventuelle betalingsutsettelser/avtaler kun gis av kemnerkontoret.
Retningslinjene er som følgende:
Avgjørelse om korrigering av omtvistede krav på utgående fakturaer skal fattes av samme personer som har fullmakter til attestasjon og anvisning, jf. kommunens anvisningsreglement. Det skal alltid legges ved dokumentasjon der det fremgår klart årsaken til krediteringen.
I de tilfeller det er feilfakturert ved en klar inkurie, som for eksempel dobbeltfakturering, feil beløp, fakturering til feil kunde og lignende, er det tilstrekkelig at den som krediterer kravet i fakturasystemet gjør et notat på krediteringen som forklarer denne. Slike rettelser kan gjøres både av ansatte i de ulike kommunalområdene og ved regnskapstjenesten.
Betalingsutsettelse kan gis i påvente av en avgjørelse etter punkt 1 og 2 av alle som har fullmakt til å fatte vedtak etter punkt 1 og 2. Det skal lite til for å gi en utsettelse i disse tilfellene, og kravene til saksbehandling under gjelder ikke.
Kristiansand kommunes kreditthåndtering skal ivareta kommunen som kreditor for å:
sikre kommunens likviditet ved at innbyggerne betaler krav rettidig
forhindre tap av fordring ved at det kun er manglende evne og ikke vilje som ligger til grunn for kommunens kredittgivning
sikre likebehandling av kommunens innbyggere ved å ha klare kriterier og dokumenterbar saksbehandling ved innvilgelse av utsettelser og ettergivelse av kommunale krav.
Vilkår for betalingsavtale eller ettergivelse av hensyn til kommunen som kreditor er at:
skyldneren ikke må være i stand til å innfri kravet på vanlig måte
tilbudet må gi bedre dekning enn fortsatt innfordring
tilbudet må være det beste skyldner kan tilby
avgjørelsen ikke må være støtende eller være egnet til å svekke den alminnelige betalingsmoral.
Det er kemneren som har fullmakt til å avgjøre søknad om betalingsutsettelse og ettergivelse. Dette skal skje etter en skriftlig saksbehandling hvor hensynet til kommunen som kreditor ivaretas. Ingen andre kan utsette/flytte forfall i fakturasystemet på dette grunnlaget. Dersom skyldner ikke kan betale på forfall skal det veiledes om søknadsmuligheter.
Kemnerens fullmakt er begrenset til:
ettergivelse av hovedstol inntil kr 50 000
ettergivelse av renter og gebyr inntil kr 75 000
betalingsavtaler med løpetid i inntil 3 år med mulighet for forlengelse etter fornyet økonomisk vurdering, men maksimalt inntil 10 år totalt sett
I saker utover kemnerens fullmakt skal kemner innstille saken til Økonomidirektøren, som avgjør saken og eventuelt om saken er av en slik art at den krever politisk behandling. Spesielt gjelder dette for saker som er behandlet politisk tidligere, eksempelvis rente- og avdragsfritak for enkeltutlån som avgjøres av samme organ som har innvilget lånet.
Kommunalområde Økonomi v/Kemneren og Regnskap har ansvar for oppfølging og nødvendige internkontrollrutiner knyttet til policyen.
Kemneren er eier av dokumentet og har ansvar for implementeringen. Policyen er vedtatt i kommunedirektørnes ledergruppe 3.6.2019, sak 142/19.
Definisjoner i policyen er innbakt i beskrivelsen