Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at søknad om foreldrepermisjoner blir riktig behandlet.
Dette dokumentet gjelder ledere med personalansvar.
Ledere med personalansvar har ansvaret for gjennomføringen.
Prinsippet er at de ansatte skal søke NAV om foreldrepenger og enheten om permisjon.
For at enheten skal få korrekt inntektsføring av refusjonskrav er det viktig at lønnsavdelingen får tilsendt både første søknad og endringer.
Gjelder for: Dette dokumentet er utformet for ledere med ansvar for personal.
Ansvar for Gjennomføring: Ledere med personalansvar har hovedansvaret for å sikre korrekt gjennomføring av foreldrepermisjon.
Mor eller medfar sin permisjon:
Ledere må opprettholde dialog med de ansatte for å sikre at søknaden om foreldrepenger sendes i god tid før forventet termin. På grunn av NAVs saksbehandlingstid anbefales det å sende søknaden senest 3-4 måneder før termin.
Enheten må motta en kopi av søknaden om foreldrepenger som er sendt til NAV (søknadsskjema NAV). Samtidig må enheten sikre at søknad om foreldrepermisjon sendes til kommunen (skjema for søknad om foreldrepermisjon, ID 5503).
Kopier av søknadene må sendes til post.lonnsavdelingen@kristiansand.kommune.no. Dersom den ansatte er lærling i regi av Kristiansand kommune må kopi følgelig sendes til post.laerling@kristiansand.kommune.no
Lønnsavdelingen har ansvaret for å sende inn inntektsmelding til NAV tidligst fire uker før permisjonens startdato.
NAVs vedtak om permisjon (varighet/dekningsgrad) sendes normalt direkte til den ansatte. Enheten må sørge for at kopi av dette vedtaket sendes til posten for Lønnsavdelingen, samt eventuelt til posten for Laerling.
Ved eventuelle endringer i permisjonen, som for eksempel avvikling av ferie i permisjonstiden (som ikke ble oppgitt i den opprinnelige søknaden) eller endringer i gradering, må det sendes inn søknad om endring til NAV og oppdatert søknad til kommunen, dette er den ansattes ansvar. Alle endringer må rapporteres til Lønnsavdelingen, dette er leders ansvar.
Vær oppmerksom på at NAV kun godtar den lovfestede ferien på 4 uker og 1 dag i permisjonstiden, selv om den ansatte har rett til å avvikle 5 uker ferie.
De ansatte må følges opp både før og etter foreldrepermisjonen. Se nærmere informasjon nedenfor.
Send ut en personalmelding for å varsle om at den ansatte er tilbake på jobb eller har gått over i ulønnet foreldrepermisjon.
Dersom ansatte går direkte over i ulønnet foreldrepermisjon, må dette informeres om i kommentarfeltet på en personalmelding.
Ved ansatte som avvikler 80% foreldrepermisjon, må det kontrolleres at riktig stillingstype, startdato, stillingsprosent og ansettelsesprosent er registrert.
Kontroller at den ansatte mottar riktig lønn og at eventuelle trekk (f.eks. kaffetrekk) er korrekte.
1.1 Far, eller Medmors Permisjon:
Far/medmor må sende søknad om foreldrepenger til NAV (søknadsskjema NAV).
Enheten må motta en kopi av søknaden om foreldrepenger som er sendt til NAV. Samtidig må enheten sikre at søknad om foreldrepermisjon sendes til kommunen (skjema for søknad om foreldrepermisjon, ID 5503).
Kopier av søknadene må sendes av leder til post.lonnsavdelingen@kristiansand.kommune.no. Dersom den ansatte er lærling i regi av Kristiansand kommune må kopi følgelig sendes til post.laerling@kristiansand.kommune.no
NAVs vedtak om permisjon (varighet/dekningsgrad) sendes normalt direkte til den ansatte. Enheten må sørge for at kopi av dette vedtaket sendes til Lønnsavdelingen.
Ved eventuelle endringer i permisjonen, som for eksempel avvikling av ferie i permisjonstiden (som ikke ble oppgitt i den opprinnelige søknaden) eller endringer i gradering, må det sendes inn søknad om endring til NAV og oppdatert søknad til kommunen, dette er den ansattes ansvar. Alle endringer må rapporteres til Lønnsavdelingen, dette er leders ansvar.
2.0 Oppfølging av den ansatte før, under og etter permisjonen
2.1 Før permisjon:
Tema for møte om inn mot permisjon:
2.2 Endringer i avvikling av permisjon:
Dersom det underveis i permisjonen skjer endringer i henhold til avvikling av permisjonen (f.eks at ferie skal avvikles eller at permisjonen skal forskyves) som ikke er avklart i opprinnelig søknad, skal det søkes om å endre foreldrepermisjonen. Søknad om å endre permisjon skal søkes om på det normale skjemaet for foreldrepermisjon, husk å hente inn endringsvedtak den ansatte har mottatt fra NAV relatert til endringen. Leders ansvar å hente inn Begge dokumentene sendes til post.lonn@kristiansand.kommune.no.
Sykdom under foreldrepermisjon:
Hvis arbeidstaker blir syk under foreldrepermisjon er det ikke automatikk i at hen får sykepenger. For å ha rett til sykepenger må arbeidstaker ikke være i stand til å gjennomføre målet med permisjonen, det vil si at arbeidstaker er ute av stand til å ta seg av barnet. NAV foretar denne vurderingen ut ifra fastlege/behandlers sykemelding. Arbeidstakeren mister retten til sykepenger fra arbeidsgiver ved permisjon over 14 dager. Blir man syk etter det vil arbeidstaker ha rett på sykepenger fra NAV fra dag 1 dersom arbeidstaker mottok foreldrepenger fra NAV umiddelbart før sykemeldingen.
2.3 Etter permisjon:
Ta kontakt med den ansatte i god tid før første arbeidsdag for å avtale/avklare retur til arbeidet. Ta kontakt i god tid for å høre hvordan det går med arbeidstakeren, om hen føler seg klar for å komme tilbake.
Send personalmelding om at vedkommende er tilbake på jobb eller gått over i ulønnet foreldrepermisjon.
2.3.1 Ansatte om kommer tilbake etter 80% foreldrepermisjon
dersom den ansatte har avviklet 80% foreldrepermisjon er det viktig at du sjekker at startdato, stillingstype og ansettelsesprosent er korrekt. Kontroller videre at den ansatte er meldt inn med korrekt lønn, tillegg og eventuelle trekk (kaffetrekk etc).
2.3.1 Ansatte er tilbake på jobb etter 100 % foreldrepermisjon:
Kontroller at dato for oppstart er korrekt. Kontrollerer videre at det er riktig fastlønn, tillegg og eventuelle trekk (kaffetrekk).
3 Generelle bestemmelser om uttak av foreldrepermisjon
3.1 Delvis permisjon: Delvis permisjon baseres på avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. For Arbeidsgiver er det imidlertid viktig å være klar over at uttak av gradert og/eller oppdelt foreldrepermisjon ikke en ubetinget rettighet for arbeidstaker. Arbeidstaker har bare ubetinget rett til en sammenhengende full tids foreldrepermisjon. Hvilket normalt vil si at først tar den ene av foreldrene sin permisjon sammenhengende og på fulltid (som regel mor), så tar den andre sin permisjon sammenhengende og på fulltid. Kontakt HR gjennom Post.Personal@kristiansand.kommune.no for bistand ved behov.
|
Arbeid |
90 % |
80 % |
75 % |
60 % |
50 % |
|
Permisjon |
10 % |
20 % |
25 % |
40 % |
50 % |
|
Sum |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
100 % |
3.2 Foreldrepermisjon kombinert med ulønnet foreldrepermisjon: Folketrygdlovens regler om foreldrepenger er etter hvert blitt svært fleksible, slik at uttaket av stønad kan tilpasses de fleste familiers ønsker og behov. For arbeidsgiver er det imidlertid viktig å være klar over at uttak av gradert og /eller oppdelt foreldrepermisjon ikke er en ubetinget rettighet for arbeidstaker. Arbeidstaker har bare ubetinget rett til en sammenhengende full tids foreldrepermisjon. Hvilket normalt vil si at først tar den ene av foreldrene sin permisjon sammenhengende og på fulltid (som regel mor), så tar den andre sin permisjon sammenhengende og på fulltid. Hver av foreldrene har også rett til ulønnet permisjon i inntil tolv måneder sammenhengende ved fødsel. Den ulønnede foreldrepermisjonen må tas ut umiddelbart etter foreldrepermisjonen er avviklet, dersom det er ønskelig. Arbeidstaker har i utgangspunktet ikke rett til å veksle mellom foreldrepermisjon og ulønnet foreldrepermisjon i flere omganger. Periodene for permisjon skal godkjennes av leder og være innenfor kommunens retningslinjer for kombinering av foreldrepermisjon og ulønnet permisjon.
Merk at lærere som følger SFS 2213 ikke kan ta ut ulønnet permisjon i de arbeidsfrie periodene.
3.3 Endringer i uttaket av foreldrepermisjon: Endringer underveis i avviklingen av foreldrepermisjon kan forekomme. Disse må søkes om i eget digitalt søknadskjema for endring av foreldrepermisjon og godkjennes av nærmeste leder. Vedtak fra NAV om endring i foreldrepenger må alltid sendes sammen med søknad om endring i foreldrepermisjon. En avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om bruk av permisjon er som hovedregel bindene for det tidsrommet som avtalen er inngått for. Folketrygdloven er imidlertid ikke til hinder for at arbeidsgiver og arbeidstaker kan endre på avtale om uttak av gradert permisjon når:
Det kan imidlertid oppstå situasjoner som kan medføre at avtalen endres eller opphører uten at det nødvendigvis er enighet om det. I lovverket er følgende situasjoner anført som grunnlag for endring eller opphør
3.4 Retten til ulønnet foreldrepermisjon
(2) Hver av foreldrene har i tillegg til permisjon etter første ledd, rett til permisjon i inntil tolv måneder for hver fødsel. Denne permisjonen må tas ut umiddelbart etter foreldrenes permisjon etter første ledd. Arbeidstaker som har delvis permisjon etter Arbeidsmiljøloven § 12-6 har likevel ikke rett til permisjon etter leddet her. Dette vil si at dersom foreldrepermisjonen avvikles gradert eller arbeidet gjennoptas underveis, er permisjonen å anse som delvis avviklet.