Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte med krav på ekstra sykpenger blir utbetalt.
Dette dokumentet gjelder ledere med personalansvar.
Ledere med personalansvar.
Ekstra sykepenger er i hovedsak timer som deltidsansatte med løpende fast forpliktende arbeidsforhold, som er omfattet av HTA kap.1 §1 p.1.1, har jobbet utover arbeidsavtalen. Gjelder også tilkallingsvikarer.
Sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden beregnes historisk, jf. ftrl. § 8-28. Som hovedregel fastsettes dette grunnlaget ut fra de siste tre månedene før tidspunktet for arbeidsuførhet. Overtidstimer inngår ikke i grunnlaget.
For ansatte som har krav på ekstra sykepenger utover arbeidsgiverperioden, vil Lønn sende mail til enheten med blant annet beregnet ukebeløp.
Les mer her om deltidsansattes rett til sykepenger: Dokument «Sykefravær - Rett til sykepenger», ID 16094 - EQS (extend.no)
Les mer her om tilkallingsvikarers rett til sykepenger: Dokument «Sykefravær - Rett til sykepenger», ID 16094 - EQS (extend.no)
Lønns ansvar:
Lønn registrerer hvilke arbeidstakere som har krav på ekstra sykepenger. Dette gjelder ansatte med fravær utover arbeidsgiverperioden. Lønn fremmer krav til NAV for den enkelte.
For arbeidsgiverperioden sender Lønn varsel til enhetene slik at de får bedre grunnlag for å ivareta sitt ansvar.
Enhetens ansvar:
Betale ut ekstra sykepenger for arbeidsgiverperioden (16 kalederdager).
Varsle Lønn om endrede ansettelsesforhold i sykeperioden for deltidsansatte og avtalte vakter for tilkallingsvikarer.
Kontakte HR i tillfelle at det må tas vurdering for utbetaling av sykepenger for sannsynlige vakter i arbeidsgiverperiode.
For at enheten skal ha et best mulig grunnlag for å ivareta sitt ansvar i arbeidsgiverperioden, vil Lønn sende epost tilsvarende teksten nedenfor for fravær over 16 dager:
Enheten skal ivareta følgende oppgaver:
1. Dersom deltidsansatte har endret stillingsprosent etter at fraværet startet, må Lønn varsles.
2. Dersom det er avtalt flere vakter fram i tid med tilkallingsvikarer som blir syke, må Lønn varsles.
3. Arbeidsstedet er forpliktet til å betale arbeidstakeren ekstra sykepenger i arbeidsgiverperioden. Dette gjelder allerede avtalte vakter/avtalt tid.
Unntaksvis kan arbeidsgiver være pliktig å betale sykelønn i arbeidsgiverperiode for sannsynlige vakter. Forutsetningen er at deltidsansatt eller tilkallingsvikar ville ha arbeidet dersom sykdom ikke hadde inntrådt og at ansatte må ha tatt ekstravakter i minst tre måneder uten avbrudd på mer enn 14 dager før sykemelding. Ut ifra hvor mye det er jobbet, må det beregnes hvor mange vakter det er sannsynlig at vikaren ville ha fått. Det må foretas en såkalt «konkret vurdering» av hvor sannsynlig det er at de ville fått flere vakter hvis de hadde holdt seg friske. Kontakt HR for vurdering.
Dersom de avtalte vaktene gir lavere utbetaling enn beregnet ukebeløp for ekstra sykepenger, skal beregnet ukebeløp legges til grunn.
Beregning av utbetaling i arbeidsgiverperioden
Ukebeløpet ganges med 12 og deles på 5.
Tallet 12 kommer av 16 dagers arbeidstgiverperiode hvor 4 dager er lørdag/søndag som skal trekkes fra. Tallet 5 er ei arbeidsuke.
NAV forholder seg til 5-dagers uke uavhengig om det gjelder dagtid eller turnus.
2a Dersom beregnet ukebeløp legges til grunn, må dere sende timeliste/anvisningsblankett og påføre beløpet for hele arbeidsgiverperioden som skal utbetales. Bruk LTA 297 og påfør tekst: Ekstra sykepenger og hvilken periode det gjelder.
2b Legges avtalte vakter til grunn, send gjeldende timeliste (manuell eller elektronisk fra Ressursstyring)
3. Ved kortere fravær enn 16 dager skal enheten betale for avtalte vakter/avtalt tid i arbeidsgiverperioden.
Eksempel 1:
Det skal sammenlignes beregnet beløp for ekstra vakter basert på gjennomsnittsberegning mot ekstra vakter som er/vil bli utbetalt i Ressursstyring (variabler fra Ressursstyring og manuelle timelister).
Det som gir høyest utbetaling legges til grunn.
Gjennomsnitt beregnet ukebeløp er 2500 kr.
6000 kr. er grunnlag for ekstra sykepenger i arbeidsgiverperiode basert på gjennomsnittsberegning av inntekt.
NAV forholder seg til 5-dagers uke uavhengig om det gjelder dagtid eller turnus. Sykepenger utbetales for 5-dagers uke, også for helligdager som faller på ukedager.
Tallet 12 kommer av 16 dagers arbeidsgiverperiode hvor 4 dager er lørdag/søndag som skal trekkes fra. Tallet 5 er antall dager i arbeidsuke.
For eksempel hvis det er/vil bli utbetalt 25 timer (avtalte ekstra vakter) så beregner vi slik: 25 timer x 263,98 kr (timelønn) = 6599,5 kr
I dette tillfelle vil utbetaling fra Ressursstyring gir bedre grunnlag og ansatte vil få utbetalt for avtalte vakter via leverte timelister. 6599,5 kr.
Eksempel 2:
Gjennomsnittsberegnet ukebeløp er 2500 kr.
6000 kr. er grunnlag for ekstra sykepenger i arbeidsgiverperioden basert på gjennomsnittsberegning av inntekt.
Det er ingen ekstra vakter som ligger i Ressursstyring. Ansatte er vurdert og faller innenfor unntaksregel: ansatte må ha tatt ekstravakter i minst tre måneder uten avbrudd på mer enn 14 dager før sykmelding. Det er sannsynlig at den ansatte ville fått flere vakter hvis de hadde holdt seg friske. I dette tillfelle skal en timeliste/anvisningsblankett sendes. Påfør beløpet for hele arbeidsgiverperioden som skal utbetales 6000 kr. Bruk LTA 297 og påfør tekst: Ekstra sykepenger og perioden det gjelder.