Hensikt

Hensikten med dokumentet er å sikre at post til Kristiansand kommune hver dag blir åpnet, sortert og fordelt til rett mottaker. I tillegg skal prosedyren sikre at arkivverdig post blir journalført i Public360 eller annet fagsystem.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte ved Dokumentsenteret som følger en vaktplan.

Ansvar for gjennomføring

Leder ved Dokumentsenteret
 

Beskrivelse

Budtjenesten leverer inngående post fra PostNorge og internpost. Ansvarlig for grovsorteringen er ansatt ved Dokumentsenteret som sorterer på direktørområder. De enkelte team ved Dokumentsenteret ivaretar den videre fordelingen.

• Post adressert med personnavn før etatsnavn og uten tittel åpnes ikke, men sendes direkte videre til mottaker med mindre det er gitt fullmakt til åpning. Legg ved fullmaktsskjema for undertegning og returnering til Dokumentsenteret. Mottaker returnerer dokumenter for registrering hvis journalføringspliktig.

• Grovsortert post åpnes og gjennomgås. Ikke-journalføringspliktig post legges tilbake i posthyllene.

• Reklame, aviser og tidsskrifter kastes da dette skal bestilles kun som digital-abonnement. Merk: Kun etter avtale blir slik post videreformidlet.

• Post som skannes/registreres i fagsystem ute på enhetene, blir sendt med internpost til rett lokasjon. Pr.dd til Nav Kristiansand (Acos sosial), Legevakten Kristiansand ( CGM Legevakt) ,Helse og Mestring Forvaltning og koordinering (Visma-Profil), Flyktningetjenesten (Visma-Flyktning), PP-Tjenesten (HK-Data), Bedriftshelsetjenesten (ProfDoc Visjon).

• ​Dokumentsenteret stempler med "Åpnet av Dokumentsenteret dagens dato" på konvolutter som er åpnet ved feiltagelse, og som vidersendes.

• Journalføringspliktig post sorteres og klargjøres for journalføring. Dokumentsenteret er ansvarlig for journalføring/skanning til kommunens sak og arkivsystem (P360 online), til Barneverntjenesten sitt fagsystem (Visma Familia) og Helse barn og unge sitt fagsystem (Visma HSPro). 

• Ikke journalføringspliktig post pakkes i egne omslagsmapper og kommunens budtjeneste henter og er ansvarlig for utkjøring/levering. Helse og Mestring ved Livsmestring, Arbeidsforberedende tjenester er ansvarlig for finsortering og pakking i omslagsmapper til direktørområdet Helse og Mestring.

• MERK: dersom enheten mottar noe i skanneområdet eller i P360 sak og arkivsystemet, som viser seg skal til en annen kommune eller annen instans - skal enheten sende brevet i retur til avsender, og be dem sende til korrekt adressat. Vanligvis skal kommunen alltid videresende til korrekt instans, men når det gjelder helseopplysninger bør vi alltid sende i retur til avsenderen slik at de også får oppdatert sitt adresseregister.  Det skal ikke Dokumentsenteret gjøre. 

• Verdipost - mottak av rekommanderte brev og pakker: Dagens postansvarlig skal registrere mottaket i verdiprotokoll.   Det skal registreres forsendelsesnummer-ID, avsender og mottaker og eventuell registrering til P360 eller ev. videresending. Det må tydelig framgå hvor verdipost er videresendt.

• Ved brev/pakker med mistanke om farlig innhold skal politiet kontaktes umiddelbart.
   

Vedlegg

Pakkelapp til utfylling

Definisjoner

Public360, P360: Kommunens fagsystem for saksbehandling og arkivering.
Analog post: Papir post.
Journalføringspliktig post: Journalføring er en fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående/utgående/interne dokumenter hos et organ, en virksomhet e.l. Disse opplysningene samles i en journal, ofte kalt brevjournal eller postliste. Offentlige organer har på grunn av innsynsretten plikt å føre journal.