Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at saksbehandler mottar all arkivverdig post elektronisk via P360 samt at dokumentene blir bevart for ettertiden og tilgjengelig for publisering i offentlig journal. Prosedyren sikrer journalføring i henhold til Arkivlova med forskrifter.
Ansatte ved Dokumentsenteret og saksbehandlere.
Leder Dokumentsenteret har det overordene ansvar, ledere i organisasjonen har ansvar for sine saksbehandlere.
Fast daglig rutine. Saksbehandler mottar journalførte dokumenter elektronisk i P360.
Når man produserer dokumenter i fagprogrammet P360 online, må man ta stilling til ulike dokumentkategorier:
Dokument ut skal benyttes dersom dokumentet skal sendes til eksterne. Denne kategorien benyttes også dersom dokumentet har både eksterne og interne mottakere.
Internt notat med oppfølging benyttes når man skal produsere dokument til intern saksbehandler i kommunen. Denne type notat krever at mottaker avskriver dokumentet, evt. ved å besvare med nytt internt notat.
Internt notat uten oppfølging benyttes når man skal produsere et dokument i P360 som dokumentasjon i aktuell sak, uten at dette sendes til interne eller eksterne mottakere.
Dokument inn er post til kommunen uansett forsendelsesmåte og skal i hovedtrekk registreres av Dokumentsenteret.
MERK: Epost som kommer direkte til saksbehandler, er saksbehandler selv ansvarlig for å importere til P360.
Saksfremlegg/innstilling benyttes for saker til politisk behandling, kommunedirektørens ledergruppe og andre administrative utvalg.
Søk om det finnes sak fra før, om ikke be Dokumentsenteret om ny sak. Dette gjøres via aktuelt postmottak, se oversikt nederst i prosedyren. Oppgi dekkende sakstittel, saksansvarlig og evt tilgangsgruppe dersom saken er unntatt offentlighet.
MERK: Ved personalmappe o.l, oppgi kun de 6 første sifrene i fødselsnummeret.
Opprett nytt dokument med dekkende tittel. Skriv bokmål uten forkortelser, bruk stor forbokstav og resten små. Dersom orginal tittel er på annet språk eller nynorsk, skrives tittelen først på bokmål.
Vurder om innholdet er taushetsbelagt, avskjerm opplysninger i offentlig tittel og eventuelt avsenders/mottakers navn, velg korrekt paragraf og korrekt tilgangsgruppe.
Avsenders/Mottakers fulle navn og adresse med organisasjonsnummer/fødselsnummer må være registrert.
Finnes ikke kontakten i kontaktregisteret i P360, opprett ny kontakt med søk mot Folkeregisteret / Brønnøysundregisteret.
Som intern mottaker velges "kontaktperson" knyttet mot avdeling, ikke "privatperson".
E-post: E-post adresse skal aldri brukes som avsender/mottaker, men kan legges inn i feltet for e-post-adresse.
MERK: Ikke sett huk i feltet oppdater kontakt.
Personlig mottatt e-post registreres av saksbehandler selv. Kontroller at tittel er beskrivende og fjern f.eks VS: / SV: / PDF.
Kontroller at e-post og eventuelle vedlegg er lesbare.
Andre digitale kanaler: Arkivverdig tekst mottatt i SMS og sosiale medier er saksbehandler ansvarlig for å importere, da via personlig e-post. Evt. be avsender benytte andre kanaler, f.eks. e-post eller eDialog.
Altinn: Saksbehandler registrerer svar på rapportering i Altinn og kvittering på avgitt svar i P360.
Tvangsmulkt: Alle som er opplysningspliktige i a-ordningen og ikke leverer a-meldingen innen oppgitte frister eller leverer den med feil, kan få tvangsmulkt. Saksbehandlere som får tilsendt faktura på tvangsmulkt, må selv sørge for å videresende denne til regnskap slik at den kan bli betalt. Dette gjøres ikke av Dokumentsenteret.
Ytterligere informasjon om tvangsmulkt finnes på skatteetatens sider.
Dokumentene fordeles elektronisk til leder/saksbehandler, eventuelt til fordeling på enheten.
I forvaltningen er det kutyme på at det ikke er avsender som bestemmer hvem som skal saksbehandle en sak/et dokument. Det må allikevel sikres informasjonsflyt til den brevet er stilet til. Dette gjøres via e-post eller som kopimottaker i P360.
Avsenders referanse registreres.
Papirdokumenter:
Journalføres, skannes, kontrolleres og importeres av Dokumentsenteret til riktig sak og saksbehandler.
Originale dokumenter oppbevares 3 mnd før de makuleres.
E-post:
Kontroller at e-post og eventuelle vedlegg er lesbare.
Andre digitale kanaler:
AltInn, AktørPortalen, SvarInn, eDialog: registreres av Dokumentsenteret.
SMS og sosiale medier er saksbehandler ansvarlig for å importere, da via personlig e-post.
Dokumenter som saksbehandler mottar i P360 Innkommende må besvares eller avskrives.
MERK: Dersom saksbehandler mottar saker/dokumenter som skal behandles av annen saksbehandler, skal sak og dokument snarest omfordeles til rett saksbehandler/leder, evt meld dette til Dokumentsenteret.
Ansatte ved Dokumentsenteret søker daglig opp dokumenter med status Ekspederte (E) og registrert av saksbehandler (S), og masseoppdaterer til status Journalført (J).
MERK: Saksfremlegg skal ikke journalføres, dette gjøres av utvalgssektretær.
Ansatte ved Dokumentsenteret retter opp eventuelle feil i metadata. Oppdager vi at saksbehandler ofte gjør samme feil, kontaktes vedkommende for veiledning.
Kvalitetssikre: Kontrollere dokumentenes metadata.
Metadata: Data om data, informasjon som beskriver annen informasjon, gjerne en elektronisk fil som et tekst dokument, bilde eller film.
Journalføring: Er en fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående/utgående/interne dokumenter hos et organ, en virksomhet e.l.
Papirpost: Defineres her som brev sendt i papir med frankert brevpost.
P360: Public360 er kommunens sak og arkivsystem pr. dagsdato.
Arkivlova
Forskrift om offentleg arkiv
Skatteetaten.no