Hensikt
Sikre at saksfremlegg som skal behandles i politiske utvalg eller kommunedirektørens ledergruppe registreres og opprettes riktig i kommunens sak og arkivsystem, P360. Dette for å sikre riktig behandling og at saksfremlegg blir tilgjengelig for utvalgssekretæren og publisert til utvalgets medlemmer.
Dette dokumentet gjelder for saksbehandlere og ledere i P360.
Aktuell saksbehandler og leder.
Finn riktig saksnummer/sak, eventuelt be Dokumentsenteret om å opprette ny sak.
Velg Nytt dokument og velg mal "Saksfremlegg/innstilling, Saksdokument".
Registrer dokumentopplysningene.
Vurder offentlighet – riktig § (lovhjemmel), tilgangskode og gruppe.
Planlegg behandling i utvalg og velg møtedato.
Opprett og skriv saksframlegget.
Koble til eventuelle elektroniske vedlegg.
Kontroller at alle filer, både saksfremlegg og vedlegg, er sjekket inn.
Bruk arbeidsflyt i P360 for elektronisk godkjenning hos leder og/eller direktør. Dersom saken skal behandles i nærings- og eierskapsutvalget, formannskap og/eller bystyret, skal den i tillegg godkjennes av kommunedirektør.
Når dokumentet er godkjent elektronisk, ekspeder dokumentet i systemet (status blir endret til E - ekspedert). Utvalgssekretær gis da tilgang til det elektroniske dokumentet.
Utvalgssekretær:
Sjekk at journalpostene har elektroniske filer, og de er i lesbar stand.
Eventuelt utrykte vedlegg skal journalføres som internt notat under oppfølging i aktuell sak og skannes i sin helhet.
Endre status til J. Utvalgssekretær har i tilllegg til arkivar rettighet til å journalføre disse dokumenttypene.
Etter avholdt møte:
P360: Public360 online - kommunens sak og arkivsystem.
Journalpostene: Et dokument er ofte omtalt som en journalpost, det kan være et inngående, utgående eller internt dokument. En journalpost er altså et journalført dokument i arkivet.