Hensikten med dette dokumentet er å sikre åpenhet og gjennomsiktighet, sikre at journalopplysningene er korrekt registrert og at opplysninger unntatt offentlighet er skjermet. Den offentlige journalen blir på denne måten fortløpende tilgjengelig for innbyggerne.
Dette dokumentet gjelder ansatte ved Dokumentsenteret.
Leder ved Dokumentsenteret.
Alle feltene skal være på bokmål og sjekket for skrivefeil. Er tittel på annet språk eller sidemål, må det stå først på bokmål og deretter annet språk. Tittel skal ha stor forbokstav, deretter små.
Avsender/mottaker kontrolleres. Uregistrert kontakt og e-postadresse i kontaktfeltet rettes til privatperson/virksomhet som er importert fra Folkeregisteret eller Brønnøysundregisteret.
Dokumenttyper som publiseres på offentlig journal, er interne notat med oppfølging, inngående og utgående dokumenter.
Når dette er gjort skal journalen publiseres på kommunens nettside, under Offentlig journal. Dette gjøres via eget publiseringsverktøy som er tilknyttet fagsystemet. Opplysningene skal "tagges" i egen modul.
Se også rutiner for registrerings- og skriveregler på Sharepoint Dokumentsenteret.
Public360, P360: Kommunens fagsystem for saksbehandling og arkivering.
Journalføring: Er en fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående/utgående/interne dokumenter hos et organ, en virksomhet e.l. Disse opplysningene samles i en journal, ofte kalt brevjournal eller postliste. Offentlige organer har på grunn av innsynsretten plikt å føre journal.
ADM - Toppledelse,organisasjon,økoniomi, samhandling og innovasjon
HELSE - Helse og mestring
KBR - Kristiansandregionen brann og redning IKS
KULTUR - Kultur og innbyggerdialog
OPPVEKST - Oppvekst
TEKNISK - Byutvikling