Målet med tiltakskortet er å sikre at beredskapssekretariatet blir etablert på en rask og effektiv måte med klare oppgaver.
Beredskapssjef har ansvaret for å beslutte om beredskapssekretariatet skal etableres, og varsle aktuelle ressurser.
Beredskapsrådgiver har ansvaret for etablering og drift av sekretariatet.
Beredskapssekretariatet består av
- Beredskapsrådgiver – fungerer som sekretariatsleder og koordinerer arbeidet til sekretariatet.
- Øvrig personell i AU som har opplæring i bruk av skjemaer under tiltakskort eller Rayvn.
- Personell fra innbyggertorg.
- Personell fra kommunikasjonsenheten.
- Inn og utgående korrespondanse via dokumentsenteret.
Beredskapssekretariatet skal lede arbeidet med informasjonsstyring til AU og forberede rapporter til KL
- Sekretariatsleder føre kriselogg i Rayvn eller skjemaer under tiltakskort.
- Øvrige medlemmer av AU bistår med loggføring ved behov.
- Dokumentsenteret sender alle ugraderte henvendelser til kommunen med mail til beredskap@kristiansand.kommune.no under en krisehendelse.
- Graderte dokumenter sendes med kurer til AU.
- All post journalføres av dokumentsenteret som normalt.
- Innbyggertorg kan bistå AU i mottak og distribuere innkomne meldinger, eposter og dokumenter i Rayvn og fordele oppgaver etter avtale med leder av AU.
- Hovedregelen for distribusjon fra postmottak er å videresende mail til Rayvn.
- Meldinger som ikke kommer direkte til postmottak (epost, faks, brev, SMS mm), sendes til mottaker i Rayvn eller i papirform og journalføres i P360 i etterkant.
- Dersom det er usikkerhet rundt mottaker av meldingen, skal meldingen sendes til leder av AU.
- Elektronisk post via felles postmottak eller beredskapseposten skal sjekkes jevnlig, f.eks hver time.
- Muntlige meldinger skal dokumenteres via skjema S-02 Meldingsblankett