Ekstraordinær finansiering av tjenester til bruker - prosedyre v. 1.2

Hensikt

Å sikre omforent forståelse og forutsigbarhet i forhold til avtaler om ekstraordinær finansiering av tjenester til enkeltbrukere.

Hovedregelen er at tjenestene skal ytes via ordinære finansieringsmodeller, eller ved at aktiviteten reduseres ved å holde plasser ledig. Det gjøres unntaksvis avtale om ekstraordinær finansiering.
 

Gjelder for

Forvaltning og koordinering
Omsorgssentre
Livsmestring
Hjemmetjenester og rehabilitering
 

Beskrivelse 

Følgende kriterier må være oppfylt for å få innvilget ekstraordinær finansiering:

  • Ekstraordinær finansiering tildeles kun ved aktivtetsavvik, ikke ved effektivitetsavvik.
  • Det må være et langvarig behov, ikke en midlertidig økning i bistandsbehov. Hovedregel er ved varighet over en måned.
  • Det må påregnes kortvarig/midlertidig variasjon i brukers bistandsbehov som skal ivaretas av ordinær finansiering.
  • Behovet må være over et visst volum, som avklares i den enkelte sak.  
     

Ved søknad om ny avtale 
 

Oppgave  Handling Ansvar
Utfører opplever at det er behov for å søke om ekstraordinær finansiering

Gjennomføre en grundig intern vurdering for om mulig å finansiere ekstrabehovet ved omprioritering av midler i eget kommunalsjefsområde.

Vurderingsmomenter:

  • Hvilke tiltak har vært forsøkt og med hvilken effekt?
  • (For eksempel medisinering, flytting, veiledning/opplæring, annet)
  • Hvilke økonomiske omprioriteringer er vurdert innenfor kommunalsjefsområdet?
Vurderingene må skriftliggjøres og vedlegges søknaden.  		 Utfører 
Opprette prosjektnummer

Ved internt behov for å kartlegge kostnader kan utfører begynne å prosjektføre utgifter på eget prosjektnummer i regnskap.

Når avtale om ekstraordinær finansiering inngås, beskrives det også fra hvilket tidspunkt avtalen gjelder. 		 Utfører
Sende søknad til Forvaltning og koordinering 

Fyll ut Ekstraordinær finansiering av tjenester til bruker - avtale,  og send til Forvaltning for vurdering av saken.

Søknaden må inneholde:

  • Beskrivelse av tiltak som er forsøkt, med hvilken effekt.
  • Periode det søkes om.
  • Beskrivelse av årsverk og finansiering det søkes om. 
Legg ved dokument som viser hvilke vurderinger som er gjort i forhold til omprioriteringer innenfor eget kommunalsjefsområde.		 Utfører 
Behandling av søknad – nemd 

Forvaltning vurder søknad om ekstraordinær finansiering i samarbeid med oppnevnt nemd. Deltakere i nemden er en fra HM-stab - juridisk rådgiver, tre fra Forvaltning (kommunalsjef, enhetsleder og rådgiver), tre fra utfører (kommunalsjef, enhetsleder og avdelingsleder fra gjeldende avdeling) og en økonomirådgiver fra Økonomistyring

Kommunalsjef Forvaltning har endelig beslutningsmyndighet.

Det skrives referat fra møtet som skal arkiveres i felles arbeidsrom. 		 Forvaltning og koordinering
Ved innvilgelse av avtale om EOF

Det skal skrives notat i brukers journal, som beskriver behovet for ekstraordinær finansiering. 

Gjøre ferdig Avtale om ekstraordinær finansiering som skal signeres av begge kommunalsjefer.

Avtalen skal alltid inneholde en prognose på forventede kostnader og årsverk per måned eller år.

Hvilke tiltak og mål er man enig om

Avtalen skal arkiveres i felles arbeidsrom og original oppbevares hos Forvaltning.

 Forvaltning og koordinering
Overføring av finansiering 

Når avtalen er godkjent starter overføring av ekstraordinær finansiering. 

Finansiering av allerede påløpte kostnader kan etter nærmere avtale overføres. 

Forvaltning og koordinering

Økonomirådgiver Økonomistyring

 

 

Evaluering av inngåtte avtaler
 

Oppgave Handling Ansvar
Løpende finansiering  Prosjektregnskap gjennomgås månedlig, og utestående beløp overføres fra Forvaltning til utfører. 

Rådgiver i Forvaltning

Utfører

Økonomirådgiver 
Evalueringsnotat

Utfyllende evalueringsnotat skrives i Profil hver tertial. Enhetsleder i Forvaltning informeres når dette er gjort.

Evalueringsnotatet skal innehold beskrivelse av hva som er forsøkt av kostnadsreduserende tiltak, og annet som ble avtalt ved avtaleinngåelsen.

 Utfører
Evalueringsmøter

Forvaltning og koordinering innkaller i forkant av 1. og 2., tertial samt ved årsavslutning.

I disse møtene skal det foretas en faglig evaluering av prosjektet, og gjennomgang av prosjektregnskap.  

Utfører er ansvarlig for å fremlegge oppdatert regnskap i henhold til avtalen, samt gi en vurdering av årsprognose for prosjektet.

I møtet skal det vurderes om prosjektet vurderes som varig og dermed må meldes i ØP.

Referat skrives og lagres i arbeidsrommet.

 Forvaltning og koordinering
Behovsendring

Dersom det i løpet av avtaleperioden skjer endringer på tjenesten (økning/reduksjon), skal ansvarlig enhetsleder hos Forvaltning og koordinering kontaktes.

Enhetsleder vil på bakgrunn av ny informasjon vurdere om det er behov for å innkalle til nytt evalueringsmøte

Ufører

 

Forvaltning og koordinering
Avregning ved årsavslutning

Avregning foretas i forbindelse med årsoppgjør på slutten av regnskapsåret.

Prosjektførte kostnader skal sees opp mot utførerenhetens totale resultat.

Dersom enheten har innsparing på andre tiltak/tjenester, så skal dette sees opp mot utbetalt ekstraordinær finansiering.

Forvaltning og koordinering

Økonomirådgiver Økonomistyring