Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at innsynsforespørsler/innsynsbegjæringer blir behandlet på en korrekt måte og innen frist beskrevet nedenfor.

Gjelder for

Ansatte ved Dokumentsenteret, saksbehandlere og ledere i Kristiansand kommune.

Ansvar for gjennomføring

Leder ved kommunalområde som har mottatt innsynsforespørsel/innsynsbegjæring og leder ved Dokumentsenteret.

Beskrivelse

Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og løpende registre. Anonyme forespørsler behandles på lik linje som andre.

Frist:
Kommunen forholder seg til Sivilombudsmannens føringer og forarbeidene til offentleglova, jf. NOU 2003:30 på side 219-220 om at innsynsbegjæringer skal behandles i løpet av 1-3 virkedager. 
Forvaltningsloven § 11 a sier at Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.

Behandling:
Det er i hovedsak Dokumentsenter som behandler innsynsbegjæringer. Dersom dokumentet det bes om innsyn i er unntatt fra offentlighet, håndteres det i samarbeid med saksbehandler. 

Innsynsforespørsler kan komme via flere kanaler som den offentlige journalen, via e-post og via telefon. Ved avslag må det oppgis lovhjemmel for vedtaket samt informasjon om klagerett. Statsforvalteren er klageinstans ved eventuelle avslag iht. forvaltningsloven.

Via offentlig journal:

• Innsynsbegjæringen mottas i innsynsmodulen i P360.
• Dokumentsenteret fordeler innsynsbegjæringene til seg selv.
• Det må tas stilling til hvorvidt dokumentet kan gis ut helt eller delvis (sladdet versjon). Svaret er et enkeltvedtak og ekspederes til avsender med kopi til saksbehandler.
  • Dersom dokumentet er ugradert i den offentlige journalen og det ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet, innvilges innsynet i systemet og dokumentet ekspederes til avsender.
  • Dersom dokumentet er gradert UO/P i den offentlige journalen og inneholder opplysninger som er unntatt fra offentligheten, kontaktes saksbehandler for vurdering av merinnsyn.
    Dokumentsenteret er evt. behjelpelig med sladding i P360 slik at dette blir gjort på en forsvarlig måte. Det gis delvis innsyn i dokumentet, og det opplyses om hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for vedtaket.
  • Dersom dokumentet inneholder opplysninger som gjør at dokumentet må unntas i sin helhet, gis det avslag iht. aktuell lovhjemmel.

Via e-post:

• Innsyn som blir mottatt via e-post, bør journalføres i P360 og svares ut av saksbehandler via P360.
• Dersom innsynet gjelder et bestemt dokument, registreres innsynet i aktuell sak.
• Dersom innsynsbegjæringen er i en database eller lignende register, har vedkommende bare krav på innsyn hvis informasjonen kan søkes opp på en enkel måte.

Via telefon:

• Det er ikke krav om at forespørsel om innsyn må være skriftlig. Ved muntlig henvendelse oppfordres det likevel til skriftlig henvendelse. Henvis til innsynsløsning i Offentlig journal og eDialog på kommunens nettside.

Andre innsynsforespørsler behandles av aktuell saksbehandler i henhold til gjeldende lovverk (offentleglova, forvaltningsloven og aktuelle særlover).

​Dersom saken er avlevert til Arkivsenter sør (tidligere Interkommunalt arkiv Vest-Agder IKS), innhenter saksbehandler saken.

Vedlegg og referanser

Kommunens offentlige journal

Offentleglova
Forvaltningsloven
Personopplysningsloven
Lovdata (se aktuelle særlover)