Prosedyre:
Dersom HsPro er utilgjengelig, må manuelle rutiner for dokumentasjon tas i bruk. Det er leders ansvar at denne rutinen er tilgjengelig for avdelingen.
Hensikt
Sikrer at brukerne/pasientene får forsvarlig helsehjelp dersom de ansatte ikke har tilgang til Journalsystemet HsPro ved planlagt og ikke planlagt utilgjengelighet. Beskriver ansvar og overordnede retningslinjer for dokumentasjon av pasient- og brukerbehandling ved planlagt og ikke planlagt utilgjengelighet i HsPro.
Gjelder for
Alle ansatte.
Ansvar for gjennomføring
I tilfelle planlagt eller ikke planlagt utilgjengelighet av HsPro:
- Leder har ansvaret for å lese e-post og for å holde seg oppdatert om utvikling i forhold til planlagt eller ikke planlagt utilgjengelighet. Leder organiserer slik at nødvendige tiltak iverksettes.
- Ved ikke planlagt utilgjengelighet skal fagsystemansvarlig (Erlend Trengereid tlf : 91857732) varsles.
- Den enkelte ansatte varsler aktuelle samarbeidspartnere som eks. legensentra, barselavd. ved SSHF.
- Dersom HsPro er nede må det dokumenteres på papir. I utgangspunktet skal den som har skrevet rapporten føre det inn selv. Hvis ikke det er mulig så må leder gjøre det. Papirdokumenter makuleres når de føres inn i fagsystem.
- Det skrives et notat i den elektroniske journalen for hvilket tidsrom det er skrevet manuell journal når HsPro igjen er tilgjengelig.
- Nye/endring av administrative opplysninger gjøres manuelt og legges inn/rettes når HsPro er tilgjengelig.
- Avvik som er knyttet til utilgjengelighet i HsPro rapporteres i EQS.
- SSHF holdes informert av fagsystemansvarlig. All kontakt via telefon så lenge HsPro er nede.
Definisjoner
Planlagt utilgjengelighet: Oppgradering av HsPro eller vedlikehold på IT o.l.
Ikke planlagt utilgjengelighet: Data- eller strømbrudd.
Vedlegg og referanser
Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten https://lovdata.no/forskrift/2015-07-01-853/§3