1. Hensikt

Hensikten med prosedyren for valg av plantyper er å sikre at vedtatt planstrategi følges opp. Det innebærer å  sikre at det blir riktig valg av type plandokument i forhold til oppgaven eller utfordringen som skal løses. 

Kommunal planstrategi skal utarbeides hvert fjerde år av nyvalgt bystyre og vedtas senest ett år etter at bystyret er konstituert. Planstrategien drøfter utviklingstrekk og avklarer hvilke planoppgaver bystyret skal prioritere i valgperioden, og det skal tas stilling til om gjeldende kommuneplan eller deler av denne skal revideres. Planstrategien har ingen rettsvirkning verken for kommunen eller andre (PBL. § 10-1).

 

2. Gjelder for

Prosedyren gjelder for tematiske samfunnsplaner. Tematiske samfunnsplaner inneholder planlegging for et fagområde, samfunnsområde eller et eller flere områder. Tematiske samfunnsplaner skal følge opp og utdype overordnede mål og satsinger i kommuneplanen

Prosedyren gjelder ikke for kommuneplanen, kommunedelplaner, reguleringsplaner eller økonomiplanen, da disse plantypene følger lovpålagte prosedyrer, som feks plan -og bygningsloven og kommuneloven.

Målgruppen for prosedyren er ledere og saksbehandlere som har ansvar for å igangsette planprosesser.

 

3. Ansvar for gjennomføring av prosedyren

Strategisjef er ansvarlig for at prosedyren utarbeides og godkjennes. Ledere på nivå 1 og 2 har særlig ansvar for at prosedyren tas i bruk. 

4. Bakgrunn

En gjennomgang og intervju med informanter i de fem største byene har vist at det er lite konsistent bruk og definisjon av ulike typer samfunnsplaner. Det har vært mangel på sammenheng mellom planens innhold og hva dokumentet utgir seg for å være. Dette er en utfordring for mange kommuner, og vanskeliggjør også samarbeid med andre kommuner og samarbeidsaktører om plandokumenter da det blir uklart hva som er forventninger til innhold, prosess og forpliktelse. En konsistent bruk og definisjon av ulike samfunnsplaner er viktig for å ha system og effektivitet i samfunnsplanleggingen på tema og områdenivå.  Dette var noe av bakgrunnen for et storbyforskningsprosjekt om kommunenes plansystem som ble avsluttet i 2018, med AsplanViak som konsulent. Prosjektet anbefalte at kommunene brukte følgende hovedtyper av temaplaner:

Denne kategoriseringen er lagt til grunn for Kristiansands definisjoner av ulike plantyper, og er nedfelt både i vedtatt planstrategi og policy-dokument for virksomhetsstyring.

For å sikre oppfølging, effektiv styring og å ivareta sterk kobling mellom samfunnsdelen, temaplaner og økonomiplan er planene i Kristiansand utarbeidet med en helhetlig og gjennomgående målstruktur. Det skal være en rød tråd mellom satsingsområder og overordnede mål i kommuneplanen, til mer konkrete mål, indikatorer og tiltak i underliggende planverk.

Planarbeid i Kristiansand organiseres som prosjekt.

 

5. Beskrivelse av prosedyren

1. Avklare om planoppgaven er forankret i vedtatt planstrategi, eller andre politiske vedtak (feks økonomiplan).  Dersom ikke: Vurdere hvilket politisk utvalg som skal ta beslutning om bestilling (gjennom årlig rullering av økonomiplan eller egen sak).
2. Vurdere hvilken plantype/dokument som er best egnet for denne oppgaven (ofte allerede beskrevet i planstrategien).
3. Avklare med planrådgiver hvordan planarbeidet inngår i planporteføljen, inkludert koordinerings og ressursbehov.
4. Forankre anbefaling om valg av plantype hos nærmeste leder.
5. Aktuell administrativ tar beslutning om valg av plandokument. Dersom det avviker fra planstrategien, avklarer leder behov for ny politisk forankring.
6. Etter beslutning om valg av plantype, utarbeides forslag til prosjektplan

 

6. Definisjoner 

6.1. Plantyper

Melding

Melding som plantype skal benyttes når det er behov for å belyse og drøfte en sak, utfordring eller tema som er viktig for framtidig utvikling. Vanlig å bruke når det behov for å få en oversikt over hvordan kommunen jobber med tema. Dokumentet kan brukes til  politisk diskusjon om tema før man velger å lage ny politikk. Plantype er særlig aktulle å benytte når det kommer nye, statlige og/eller regionale føringer eller ny kunnskap  som kan gi behov for endret politikk

En melding nneholder ikke forslag til mål, strategier eller tiltak

Strategi

Strategi som plantype skal benyttes når det er behov for å peke tydelig og ønsket retning og utvikling, hvor man skal og hvordan komme dit. Brukes når det er nødvendig å spisse et budskap og bli enig om noen prioriterte valg. Igangsetting av denne plantypen kan komme fra politisk ledelse, som ønske eksterne samarbeidsaktører eller som krav fra statlige myndigheter, feks at det må foreligge en vedtatt strategi for å få tildelt en rolle eller statlige midler. Plantypen kan være egnet når mange aktører skal bli enige om en retning.

En strategi inneholder ikke forslag til tiltak.

Temaplan

Temaplan som plantype kan benyttes når det er behov for å belyse tema på tvers av flere områder og fag, og å tydeliggjøre ansvar for oppfølging. Temaplaner inneholder både mål og tiltak, og kan inkludere strategier og/eller satsingsområder. Dette er den mest omfattende plantypen, og vil ofte ha direkte økonomiske konsekvenser. Plantypen benyttes ofte når det er krav fra eksterne om utarbeidelse av fagplan, når det er behov for utredning om økonomiske konsekvenser eller når det er ønske om å ha både retningsvalg og konkrete tiltak i samme prosess. Temaplaner kan også komme som følge av behov for en utdyping av viktige mål og strategier i vedtatt kommuneplan.

Handlingsplan

Handlingsplan som plantype består tiltak for oppfølging av vedtatte strategier, planer og politiske vedtak, herunder deler av kommuneplanens samfunnsdel. Handlingsplaner vil i hovedsak vedtas av hovedutvalg eller formannskap. Handlingsplaner som plantype kan benyttes når politiske valg er gjort er gjort i forkant, feks i form av politiske vedtak i bystyret, eller feks når det kommer nasjonale eller regionale strategier er som skal gjøres gjeldende for egen kommune. Handlingsplaner kan være nyttig å bruke når det er nødvendig å peke på ulike tiltak på tvers av ansvarsområde eller mellom flere parter, og det er behov for å konkretisere økonomiske konsekvenser av retningsvalg og ansvarsfordeling. Plantypen skal også velges når det er krav fra eksterne om utarbeidelse av handlingsplan for å få midler, ønskede posisjoner etc

6.2. Målstrukturer og begreper i plansystemet:

Visjon – beskriver en ideell fremtidig situasjon som viser retning og noe å strekke seg etter.

Satsingsområde – er en tematisk inndeling av planen som beskriver de prioriterte områdene i plan

Retningsmål – «slik vil vi ha det» – overordnede langsiktige mål for samfunnsutviklingen knyttet til de ulike satsingsområdene i kommuneplanens samfunnsdel. Retningsmål er beskrevet i nåtid.

Strategi – «slik gjør vi det» – beskriver fremgangsmåter, veivalg eller endringer som prioriteres for å nå målene.

Periodemål – kvantifiserbare mål i økonomiplanen med utgangspunkt i retningsmål og strategier i kommuneplanens samfunnsdel eller temaplaner. Periodemål skal være finansiert i fireårsperioden innenfor de ulike områdene og er beskrevet i nåtid

Hovedmål og delmål – forbeholdes tematiske planer for fag- eller virksomhetsområder.

Tiltak - et konkret gjøremål eller oppgave som iverksettes med en bestemt hensikt.

 

Vedlegg og referanser

1. Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policydokument, vedtatt av kommunedirektøren november 2019
2. Planstrategien, vedtatt i bystyret 27. november 2019. Årlig rullering i handlings- og økonomiplan.
3. Utfordringsbildet, blir årlig justert og følger med økonomiplanprosessen.